第一节 公司档案管理制度
第一条 为加强公司的档案管理，建立档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案准确、完整、系统，能有效进行检索、保管、使用与持续补充，特制订本制度。
第二条 该制度适用于档案管理环节所涉及的相关部门及个人。
第三条 职责
1、公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理。办公室负责公司总体档案的管理。
2、公司财务档案由财务中心保管。使用时由财务中心指定专人调档，办公室负责监督。
3、公司销售档案由销售公司保管。使用时由销售公司指定专人调档，办公室负责监督。
4、公司工程档案已移交档案室的由办公室保管。使用时指定专人调档，办公室负责监督。
第四条 档案管理的流程分为：文件的收集、立卷归档、整理上架、保管、使用、销毁。
一、文件的收集
凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。
（一） 政府机关或职能部门的文书材料
1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件；
2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；
3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；
4、职能部门对公司各类请示事项的批复；
5、其它相关资料。
（二）公司证照
1、营业执照、税务登记证、企业代码证由财务中心统一保管。
2、证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照，由办公室统一保管。
以上证件各部门一般使用复印件。如确需借出原件，必须填写《档案室资料借阅登记表》，经总裁或董事长同意后方可借出，原则上，证照借出当日内归还。
（二） 公司文书材料
1、公司董事会形成的各种决议、决定等文件资料，公司下属公司的董事会形成的各种文件资料；
2、公司工作例会会议记录、纪要以及其它会议的文件材料；
3、公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿；
4、公司给上级部门的情况汇报及请示等；公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件；
5、公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等；
6、公司各类调研工作形成的文件材料；
7、公司调查处理的违纪、违规事件材料；
8、公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料；
10、公司各类合作合同、工程合同、供应商合同、原材料合格证、资质资料、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、竣工图纸等；
11、公司设备仪器出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料；设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录等。
二、立卷归档：
（一） 流程：
1、各级资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如办公室可制定“人事行政发文”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面，同步编制电子文档清单。
2、随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单，存档文件通过扫描或影像进行电子文件存档，同步更新电子文档清单。
3、按月度、年度周期对手头上的所有文件进行清理，对需要归卷的文件材料进行归档，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。
（二） 要求：
1、原则上每个季度末各部门将已归档的文件整理后移交档案室存档。
2、各部门向公司档案室移交档案时，均需附上《移交文件清单》一式两份、电子文档与清单一份。移交时，交接双方进行清点签收，并各自保存一份。
3、各部门向公司档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。
4、文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。
4、各部门可根据实际工作需要保存文件，但向公司档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。
5、档案移交时须对档案的密级和保存年限做出说明，方便后期的借阅和鉴定工作。
三、整理上架：
（一） 流程 :
1、鉴定：对各部门移交的档案，公司档案管理员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。
2、组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。
3、上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。
4、造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。
（二）要求：
1、卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；工程档案的卷内排列顺序为文前图后。
2、不同保存价值的文件应分开组卷。
3、凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。
4、文件材料装订前应剔除金属物。
5、一般图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。
四、保管：
（一） 档案室管理：
1、严格执行《档案室管理制度》。
2、除档案员外，非档案人员不得随意出入档案室。
3、档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动。
4、档案员离开档案室时应随手锁门，并注意检查档案室门窗的紧闭性。
5、公司采用文件柜作为档案装具。档案按部门存放，文件柜的编号及档案的存放顺序为从左自右，从上到下。
（二）流动中的安全防护：
1、档案在档案室外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入档案室或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所；
2、未经许可，使用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；
3、未经许可，使用者不得擅自拍照、抄录、复印；
五、提供使用：
（一）加强基础工作：
1、编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；
2、编制电子文档清单，提高查档效率；
（二） 开展查借服务：
1、借阅：
（1）公司档案的借阅，需经部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。
（2） 公司内部人员借阅档案的，须填写《档案室资料借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库。
（3） 非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经总裁或董事长同意后方可借阅。 （4） 借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页。
2、借出：
（1） 公司档案的借出者都要填写《档案室资料借阅登记表》，报部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。
（2） 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总裁处理。
（3） 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。
（4） 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
（5） 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
（6） 不准转借，必须专人专用。
（7） 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
3、档案室资料查询时间：8:30—9:30 原则上其他时间不予以办理。
六、销毁：
（一）
流程：
1、各部门档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查，复查结果上报部门经理审批。
2、各部门档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》并上缴办公室， 由办公室统一组织销毁。
（二） 要求：
1、准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。
2、批准销毁的档案用碎纸机销毁，严禁作其他用途，更不允许出卖。
3、档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。
第五条 保存期限。文件保存期限除政府有关法令外，依下列规定办理：
永久保存：(1)公司章程；
(2)工程设计图；
(3)组织规程及办事细则； (4)董事会会议纪录；
(5)财务报表；
(6)政府机关核准文件；
(7)不动产所有权证及其他债权凭证； (8)其他经核定须永久保存的文书。
10年保存：(1)预算、决算书类；
(2)会计凭证； (3)事业计划资料；
(4)其他经核定须保存10年的文书。
5年保存：(1)期满或解除的合约；
(2)其他经核定保存5年的文书。
1年保存：结案后无长期保存必要者。
规章制度由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。
第六条 附则
1、本制度由办公室编制并负责解释。
2、本制度自发文之日起施行，同时原相关制度即行废止。
集团办公室
二○一五年八月二十五日
