办公自动化系统运行检查情况通报
近日，公司对办公自动化正式运行以来的应用情况做了一次全面检查，现将有关情况予以通报，请各部门针对检查发现的问题予以整改和完善，以加快系统应用的规范化，切实发挥自动化办公的优势：
一、模板使用情况：
1、6个公用模板均已通过OA使用，主要问题：一是在填写表单时，个别表格填写错误，如月份、天数等数字；二是个别表格应用不及时，如（病事假）请假审批，甚至有些部门还未应用；三是表单流程的个别节点人员未及时做处理，尤其一些知会部门未及时办结（如个人绩效考核表的最后结点）。这三个问题都将对以后的查询、统计、归档等造成困难和错误。
2、部室模板：基本开始应用，个别表单因工作性质还未应用或应用较少，未经广泛验证。就检查情况看，一个问题是维修报告单、撤换水表维修报告单等表单时间格式混乱（未按预定的要求格式填写），记录不规范；另外，普遍存在使用者对系统模板流程不熟悉，例如在有些节点需要从多人中选取一个的情况下，有的员工不知道该怎么选。
3、水厂工作的12个模板中大部分已经应用，且使用过程良好，通过一个侧面反映了水厂在试运行过程中给予了高度重视，员工操作技能得到了较快提升。问题一：像“设备一级保养计划”、“设备一级保养记录”、“设备检修记录”等运用不完整，请相应水厂规范使用，并请有关协同部门加强沟通、督促；问题二：重点针对8月16日的设备运行状况汇报日志进行了检查，发现有个别水厂的实际记录报送时间与表单所填时间不一致，未按时汇报。
二、文档建设使用情况：
1、水厂单位文档的应用问题主要在每月的存档及相应文档的重建上，相应处理及应用操作将在近期再次进行重点培训；
2、通过检查部室文档来看，相当多的员工对单位文档使用不熟悉，至今仍然有人不会在单位文档里建立文件夹、文件等操作。
三、公共信息版块的应用：
1、公告、新闻栏目的各个版块更新不是很及时，要求各有关版主在下一步工作中加强管理。
2、讨论版块相对应用较多，职工参与热情高。尤其新建立的“水厂规范化建设”讨论区中各水厂给予了高度重视，职工发贴讨论积极，起到了很好的工作交流平台的作用。
四、检查过程中发现的其他问题包括：
1、仍有单位在下达通知时不写具体标题或不经负责人审核，未严格按标准执行。
2、通过对上线情况进行抽查发现：一是个别人员在线时间过长，存在闲置的可能；二是个别人员长时间未登录，未按要求进行上线应用；三是个别中层及部门信息管理员未按要求每天上线处理工作；四是个人不及时处理ＯＡ事务，待办事项过多。
3、代理人功能未得到充分使用，致使使用他人帐户登录情况较多，不利于代办信息的保存，无法真实反映工作过程、分清工作责任。
4、在个人应用上，表单查询功能使用不熟练，有很多部门不会使用；在流程的个人归档方面使用不熟悉，不知道如何进行归档。
以上问题都具有一定的代表性，当然还有许多其他的细节问题，请各单位在今后工作中严格按照《办公自动化系统应用管理标准》、《办公自动化系统考核标准》及正式运行通知中规定的要求严格应用ＯＡ系统，信息管理中心及各有关考核部门将在今年工作中针对各项应用问题予以严格考核。
2011-8-23
