档案工作管理制度
第一章 主管领导对档案工作的职责
一、熟悉档案工作的法令、方针、政策；根据上级精神，结合系统的实际情况，研究部署档案工作，主持制定实施档案工作计划、规划,使档案工作规范化、系统化、科学化；
二、将档案工作列入工作议事日程，定期听取档案工作汇报，参加系统档案工作会议，使档案工作实现统一管理、现代化、规范化管理。
三、关心档案干部的思想和工作情况，解决档案工作中的实际问题
四、负责待销档案的审批。
第二章 办公室主任对档案工作职责
一、认真贯彻落实档案工作的方针、政策。
二、定期召开系统及本级档案工作会议，制定档案工作计划，对档案的管理与利用提出要求，定期向主管领导汇报，搞好协调工作。
三、定期组织档案工作检查，及时了解档案工作情况，解决工作中的具体问题。
四、关心档案管理人员的思想、学习、工作和生活。
第三章 档案工作机构职责
一、认真贯彻执行《档案法》及国家、公司关于档案工作的法规和规章，落实本公司年度工作计划。
二、指导和督促各门类文件资料的收集、整理、归档工作。
三、集中统一管理本级各门类载体的档案资料。
四、积极开展档案利用工作，为各项业务管理工作提供服务。
五、根据《档案保管期限》的规定，组织安排对超过保存期限的档案进行价值鉴定。
六、完成领导交办的其它档案工作。
第四章 档案工作人员岗位责任制
一、档案工作任务：依照《中华人民共和国档案法》的要求，综合管理公司全部档案，保证公司各种档案的完整与安全，并能及时准确地提供利用。
二、工作范围
（一）认真贯彻、实施《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策、规定；
（二）拟定执行公司档案工作计划、管理制度、费用预算；
（三） 统一管理公司各门类和各种载体的档案，并负责收集整理、鉴定、保管、统计、利用和编研以及档案的移交、销毁工作；
三、工作要求：
（一）各类档案及文件资料收集齐全：公司在经营管理活动中直接形成的各种文件材料（包括文字、图表、照片、声像制品等），必须收集齐全及时立卷归档，同时要收集和积累与保险业务有关的资料；
（二）工作质量要求：归档的文件材料必须收集齐全、完整,应按照各种档案管理规定及立卷装订、整理的标准对档案进行整理，做到分类准确、装订整齐、牢固；
（三）主动、准确、及时、热情、耐心、细致地做好档案利用工作，认真做好各种资料的编研工作；
（四）提高档案工作现代化水平，利用办公系统管理档案，全面实现计算机检索、统计、分析、编研和保存档案材料；
（五）严格遵守执行档案工作的法规、制度，做好档案的安全保护和保密工作；
（六）各种档案借阅，交接手续清楚，对档案要定期检查，发现问题及时报告，采取必要的措施做好档案材料的防火、防潮、防盗、防虫、防光、防尘，确保档案的安全。
第五章 保密制度
一、凡借阅档案室秘密级档案的人员，必须严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》，严守国家机密。
二、档案的密级分为绝密、机密、秘密、商业机密、商业秘密和普通七种，由本公司保密委员会、档案鉴定小组与综合档案室做好档案密级划分与解密工作，划入密级的档案，要在档案封面上盖密级章。
三、划入密级档案只能在档案室查阅，不得外借，未经许可不得私自抄录和复印，违者视情节轻重，按《保密法》的有关规定追究责任。
四、对外提供资料，发表文章等，不得系统引用提供本公司秘密级的档案材料。
五、对秘密级档案要控制开放，查阅秘密级档案须经办公室主任批准。
六，未经领导批准，档案管理人员不得私自复印或摘抄档案内容，不得以任何形式对外泄露档案内容。
第六章 档案鉴定、销毁制度
一、本公司统一保管的、超过保管期限的档案材料，由本公司档案鉴定小组负责鉴定其保存价值，并决定存毁。
二、档案鉴定，主要根据档案的内容和保管期限，以全面的、历史的观点去分析判定。
三、档案鉴定工作，对保管期限届满的档案，根据实际情况需要予以安排。由档案室提出销毁意见，会同有关业务部门鉴定小组成员共同鉴定。
四、凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，要登记造册，并在案卷目录上注明“销毁”，按规定报经公司主管领导或办公室领导批准后销毁。
五、档案销毁时，必须有两人负责监销，并在销毁清册上签字。“销毁清册”由档案室长期保存。
六、需永久保存的文书档案在本公司保管，不向当地档案馆移交。
第七章 档案库房管理制度
一、档案库房由专人管理，库房和箱柜锁匙专人专柜保管，除保管人员外，无关人员不得随意进入库房。
二、档案材料进库或调出，必须进行登记、统计。
三、根据国家有关规定，档案库房要有防盗、防火、防潮、防水、防光、防尘、防污染、防鼠、防虫、防霉等十防设施。库房门窗的防盗设施必须牢固可靠，并应设置消防设备和防光的窗布。
四、档案库房环境必须清洁卫生，布局合理、档案装具排列整齐、美观、便于利用。
五、注意气候的变化，及时调节库房通风和温湿度。保持库房内适宜的温湿度，做好温湿度记录，采用技术方法，保持温度为14-24℃,湿度为45-60%的标准。有条件的可配置干湿两用机，更好地控制温、湿度。
六、库房内严禁吸烟和存放易燃品、潮湿物品及其它杂物。
七、每年对库存档案的数量，质量和保管情况进行一次检查，发现问题及时采取措施并报告分管领导。
八、定期检查档案保管状况，及时对损毁、褪变的档案进行修补或复制，延长档案的寿命。
九、定期清点档案，确保安全准确，档案资料调出或入库必须及时登记和统计。
十、档案管理人员调动工作时，对保管的档案材料要详细清点履行交接手续。
十一、库房内严禁烟火，易燃、导燃、爆炸品一律不准带入库房，亦不准在库房附近堆放。
十二、库房内的电灯、空调、吸湿等设备应及时关闭，每天下班应切断电源，并认真检查，发现问题须及时处理。
十三、要注意检查库房门窗的开关和上锁，库房钥匙应严加管理。
十四、消防设备要完备，定期进行检查，发现问题及时报告。
第八章 档案借阅制度
一、借阅档案资料，须填写“借阅档案登记簿”并填写利用目的。
二、借阅党内文件，必须是中共党员。
三、借阅人事档案，依照《中国人寿保险股份有限公司东莞分公司人事档案管理规定》执行。
四、外单位人员借阅档案资料，须持单位证明，经公司办公室领导批准后，方能借阅。
五、查阅档案人员，须出示工作证。
六、查阅公司司务会议记录，需办公室主任批准，查阅公司党组、党委会议记录，要经党组、党委主要领导批准。
七、档案资料原则上不借出，确需借出的要履行借出手续，借出期限为半个月，归还时，要进行清点和检查，如发现遗失或损坏要及时报告领导处理。
八、借阅档案资料，不得在档案资料上圈点、划线、折叠、拆卸和损污，否则要追究责任。
九、对摘录的档案材料，经过校对无误后才予以盖章，并注明材料出处（目录号和案卷号、页号）需要复制、拍摄的应该经公司办公室领导批准。
十、借阅人员应严格遵守保密规定，按照批准范围查阅，未经同意不得翻阅其它档案材料。
十一、涉密档案的借阅，需经本部门和办公室领导审批后，到档案室借阅。
