关于档案管理工作的建议
关于档案管理工作的建议2007-02-10 16:47:1
3为了方便公司的档案材料统
一、集中、有序保存,加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展,特提出如下建议:
一、档案管理机构及职责
1、档案工作由公司总裁统一领导,办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总,由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作,并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。
2、办公室应逐步完善档案管理制度,确保档案安全和方便利用,并且及时纠正档案管理中的疏漏。
二、档案的保存
1、保存地点:办公室档案柜
2、保存内容:包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3、保存方法:
分类
汇总
(1)办公室资料:根据文件的编号或日期汇编成册,分为两大部分:接收文件和下发文件(分别记录),形式如下:
接收文件下发文件
日期:××年*月*日(编号:××*)日期:××年*月*日(编号:××*)
接收自:××*下发至:××*
主题:××*主题:××*
公司人事资料汇总形式如下:
姓名:××(个人基本资料)学历:
××所属部门及职位:××
客户资料汇总形式如下:
国家:××客户名称:××主要业务:××联系人及方式:××
工厂资料汇总形式如下:
类别:××工厂名称:××(地址)联系人及方式:××
(2)技术性资料汇总形式如下:
日期:××年*月*日
产品名称(类别):××××
最终报价:××××*(工厂:××××*)
(3)财务资料:根据时间(月、季度、年)汇总,在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料,按照编号登记入册。
(4)国际业务资料
以合同为线索整理,按照合同号登记成册,形式如下:
合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全
××××××××××××××××××××××××××××××
××××
(5)样品资料汇总形式如下:
外来客户样品公司生产样品
样品编码:××××××××样品编码:××××××××*
样品描述:××××××××样品描述:××××××××*
(6)成员公司资料汇总形式如下:
公司名称:××*主要业务:××*
联系人及方式:××××相关资料包括:××*
三、档案的借阅
因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损等,更不能随意乱放,以免遗失。
四、处理规定
公司各部门及员工有保护档案的
义务,有下列行为之一,据情节轻重,给予50-300元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1.毁损、丢失、擅自销毁公司档案
2.擅自向外界提供、摘抄公司档案
3.涂改、伪造公司档案
4.未及时上报、归档或管理不善
5.未按手续就借阅、外带者(档案管理者同罚)
注:监督责任部门为公司办公室,第一责任人为指定的档案管理员,第二责任人为办公室负责人。
以上建议不妥之处,恳请批评指正。