对单证管理工作的几点认识和体会
2010年9月20日 11点15分 来源：中国保险报 作者：杨寿岭
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单证管理作为公司内控管理的根本，其重要性越发引起公司上下的高度重视，特别是伴随着近年来一些违规违纪问题的发生，其根源主要表现为单证的管理不到位和使用不规范,背后也不乏惨痛的风险代价和巨大的成本付出。笔者通过亲身经历这一复杂而艰难的历程，对新形势下的单证管理工作有一些切身感受。下面，结合工作实际，谈几点认识和体会。
抓好单证管理，必须要科学定义单证管理概念
从理论上定义，保险单证是指保险公司的业务和财务单证, 是双方订立和执行保险合同的基础, 是保险业务不可或缺的重要组成部分。它包括业务单证：如保险单、保险证、批单、格式承保合同等；财务单证：如保费发票、收款和赔款收据等。
从现实上定义，单证作为保险公司的立业之本和经营产品的根本表现形式，其本身不仅表现的是客户购买公司保险产品的标志，更深一层体现的则是在经营过程中的公司内在价值和社会认知度与美誉度。换言之，保险公司经营的产品就是“保单”这张纸，它可以代表为百元、千元，也可以是几十万元、几百万元甚至是几千万元。而保户拿着这张“纸”，装着的是无比信任，守候的是风险无忧，相信的是保险公司一诺千金的内在品质。由此可见，单证的重要性和不可侵犯性对公司生存发展是多么的至高无上，单证管理工作默默无闻又事关公司兴衰成败和百年大计。
抓好单证管理，必须要客观认识存在的管理误区
主要存在以下“三个误区”：
误区一, 思想认识不够。表现为缺乏对加强单证管理的主动性和工作责任感，特别是基层公司作为单证的最直接管理和使用者,对单证的重要性在主观上没有引起足够重视,在日常管理和使用重要空白凭证及有价单证方面随意性较强,流程化管理也不十分规范。在人员配置和主管部门的确定上，变化十分频繁，管理技能不高，造成对单证的管理监督和定期盘点等工作严重缺失。
误区二, 管理制度偏松,管理模式存在漏洞。表现为在重要空白凭证及有价单证的管理措施上较为滞后,制度不够健全，管理环节“断层”。领导层和管理部门不能及时全面地掌握重要空白凭证及有价单证的使用和核销情况, 出现重要空白单证未用规定格式的登记簿,且登记簿不规范、不完善, 要素不全。如:对作废的单证存在不盖作废章而是沿用手写“作废”字样或者在系统内不做“核销”等。
误区三, 监管乏力。随着保险公司发展和业务领域拓宽，公司重要空白单证种类多而杂、数量大而散，造成日常一些管理检查往往是在走过场, 出了问题检查就会多一些、细一些，反之就会流于形式，使问题得不到及时发现和纠正。即使发现了问题，也往往会处理不力或“轻描淡写”，造成各类保险单证难以有效管理和规范使用。
抓好单证管理，必须要确立科学的单证管理流程
为确保办公室统一管理后的规范有效，切实防范类似历史风险问题发生，有效打造和维护新形势下单证管理的权威性，笔者所在市分公司适时确立了单证管理整套流程，并以此来扎实推进单证管理的规范化和程序化。
一是研究确立了“科学管理、规范运行、监控有效、依法合规”的单证管理工作愿景，做到单证管理工作既要充分体现“短期有效、长期有利”，靠制度管长远、靠规范防风险；把长期扎实推进单证工作的有效管理和印发的《人保财险山东省分公司发展战略(2010-2020年)》推进相辅相成，通过切实维护单证的“可信度”来推动公司实现做对做实。
二是研究确立了“科学规范、主动服务、保障有力”的单证管理工作宗旨和准则。做到单证管理工作必须要始终立足服务于公司业务发展不动摇，既要保证单证管理的有序高效和科学规范，又要主动服务于公司一线业务发展，统筹兼顾确保单证供给。既要打好管理根基、切实防范风险，又要通过规范管理更好地服务于公司高质量、有效益、可持续发展。
三是研究确立了“四抓”工作方针，做到单证管理工作有制度、有责任、上水平，分别是：
抓制度，建章立制夯基础。在上级公司出台的管理制度基础上，笔者所在市分公司结合实际，先后制定出台了《单证管理实施细则》、《单证限时限量管理制度》等10多个管理制度，真正使单证管理有章可循，按章办事。
抓培训，提升技能上水平。针对基层公司因单证管理人员变动频繁、工作缺乏连续性、不熟悉单证管理相关制度和操作实务等问题，根据上级公司单证培训材料,采取多种形式加大单证管理人员的技能培训，使基层单证管理员熟悉单证管理相关制度和各项操作实务，真正成为行家里手。
抓责任，落实到人强管控。遵循“在岗言岗”和“岗岗有责”原则，率先制定了《单证使用管理责任状》，逐一明确了单证管理的各具体责任人员。通过与各级责任人逐一签订责任状，明确了管理责任，切实使各责任人都要严格执行单证管理各项制度，承担单证管理有关责任。
抓监督，动态监控防风险。率先实行了单证使用全流程动态数据周控制度，每周下发一次，确保及时掌握县区支公司领取单证的实际使用和流向情况，为限时限量制度执行提供数据支持。通过采取“四抓”措施，使单证管理工作做到了有制度、有技能、有人管、有监督，实现了靠制度管根本、管长远。
抓好单证管理，必须要充分体现可见性和可行性
针对完善后的一些单证管理制度在执行和落实过程中，与传统观念发生“对撞”，难免会产生一些“水土不服”、“小题大做”等片面认识，甚至还会产生影响业务发展的偏激舆论，笔者所在市分公司及时确立了单证管理“可见、可信、可行”的六字方针，就是要让单证管理“效果见得着、结果信得过、制度行得通”。主动和基层沟通，让数据和事实说话、以理服人，充分体现单证管理工作的可见性和可行性。
一是建立实行了重要单证周监控制度。率先开发了空白单证数据提取软件，每周日在省公司数据库提取一次本市系统的单证数据，通过逐一对各单位的单证数据比对核实后形成重要单证监控表，于每周一准时下发各支公司经理和单证管理员信箱。监控表内容主要包括：总征订数量、领取数量、已使用数量、可使用数量和保单核销率等，使大家对本单位的空白单证实际情况、存在问题和不足环节等一目了然。而且通过单位之间先进与落后指标的比较，使之更加重视自身问题并积极改进不足，产生彼此相互促进的良性竞争作用。如，实行重要单证周监控制度后，经过一段时间运转，原来几个保单核销率在30%至40%之间的支公司核销率目前全在97%以上，高的达到100%，全市7个支公司均达到总公司核销率95%的目标要求。
二是把单证管理与“算账经营”有机结合，践行管控出效益。为强化空白单证的源头管理，我们确立和严格执行了“限时限量、集中管理、有效发放”的空白单证管理方针，实行一次性发放比例不超过10%，管控不到位的单位不超过5%。通过“闭环式”管理手段，确保实现单证的“信息流”与“实物流”相匹配，强化源头风险管控。但由于限时限量制度的推行彻底摒弃了原来征订单证到货后一次性发放给基层公司的错误做法，空白单证的领用次数大幅增加，加之受过去惯性思维影响，有些基层公司出现了一些不适应或不接受心态。在这一情况下，我们一方面坚持严格执行制度不动摇，另一方面把单证管理与“算账经营”有机结合，及时把实行限量制度后的好处数字化、价值化，主动和基层单位沟通，让效果真实可见。如在2009年11月，征订2010年第一季度单证时，某支公司上报的征订单证数量中，仅有号保单就高达4.76万份，再加上配套的保险封套和投保单，高达6.76万份。但根据保险单证必须顺号使用，不能新老号段单证混用的管理规定。市公司根据库存数量，及时与该支公司沟通，取消了该季度的单证征订，为其节省费用约4.5万元。2010年第三季度单证征订期间，根据各单位报送的征订量，通过对市公司库存量进行测算，我们认为完全可以满足各单位第三季度需求，在向各基层公司单证管理员反馈信息后取消了征订计划，由此节省费用6万余元。让数据说话, 不仅避免了保单浪费,防范了潜在风险，而且还可以让基层公司直观地看到强化单证管理后产生的现实效益，节约的费用就是公司纯利润。再如，某支公司2010年一季度征订了2000份交强险保单，但由于业务需要一季度该支公司实际领取了3500份。正是因为推行了“限时限量”管理，才真正实现了对发展需求的有效保障。也正是通过这些真实可见的管控效果，才不断增强了上下对强化单证管理工作的逐渐认同。
三是坚持”挖井挖出水”的态度,确保把单证管理各项制度落到实处。一方面，设计制作了包括八项内容的《单证使用管理责任状》，明确了管理标准、要求和各级责任人，确保单证管理工作有标准、有人抓、有责任、有落实。另一方面，坚持出台的每一项制度都要确保达到预期目标，决不半途而废或流于形式。如限时规定：坚持市、县两级单证管理岗必须按月、按周对实物单证进行盘点，并与单证管理系统、台账进行核对，确保账账相符、账实相符。限量规定：遵循“循环发放，控制数量”原则，根据县区支公司规模、管理现状等，确定每次5%至20%之间的发放数量，对领用单证使用率超过80%时才可再领取新单证。第三是编发《单证管理动态》，内容包括管理情况、管理建议、技能操作流程、单证知识和支公司来稿等，定期编发后下发各基层单位，通过上下讨论互动,使单证始终处于动态管理，确保了各项管理工作真正落到实处。
