会议管理制度
为规范公司各项会议，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
一、适用范围：
适用于公司总部和加工厂会议召开。
二、职责：
1.办公室负责公司（工厂）级会议的组织、会场纪律的管理，会议记录；
2.办公室对公司（厂级）级会议决定事项以及安排的工作进行跟踪、落实，以确保工作能够按时、按质、按量完成； 3.各部门内部会议由各部门自行组织，办公室予以协助。
三、会议召开的原则
1.公司所有的会议必须以精简、有效、节俭的原则进行； 2.只有在需要时才召开会议；
3.公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报原则审批。
四、会议分类：
1.公司级会议：主要包括总经理（厂长）办公会议、公司（加工厂）周工作例会、公司月调度会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请公司总经理（厂长）批准后，由办公室负责组织召开并做好会议纪要。 2.专题会议：即全公司（加工厂）性的政策、业务综合会。比如：业务部门的专项工作等，由相关部门提出会议计划报总经理（厂长）批准后送办公室备案，由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。
3.部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。
五、会议安排： 1.例会安排：
为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序组织召开。例行会议安排如下：
（1）总经理办公会
总经理办公会议的召开时间为每周六上午9：00点，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。总经理办公会参加范围为：公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加，总经理主持会议。
总经理办公会议定事项形成《总经理办公会纪要》，由办公室根据会议记录整理、起草，报总经理签发。
（2）公司月调度例会
1）公司调度例会每月召开一次，于每月的第一周的周六上午召开，如有其它变动总经理办公室将提前通知各部门。 2）公司调度例会出席人员为公司领导成员及各部门第一负责人；会议由常务副总经理主持，常务副总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。
3）公司调度例会的主要内容有：会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案；
与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下月公司整体工作并宣布议定事项。
4）公司调度例会由总经理办公室负责组织和记录，议定事项形成《公司月调度例会会议纪要》，由办公室起草，经办公室主任审核后，由总经理或主持会议的其他公司领导签发。
（3）公司总部周工作例会
此会议的举行时间为每周一上午8：30，如有其它变动总经理办公室将提前通知各部门。由各部门第一负责人参加，总结各部门上一周工作，汇报下周工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜；由总经理传达公司的会议精神；布署下周公司的整体工作。每周五之前，总经理办公室将对各部门本周工作总结与下周工作计划进行汇总，报总经理及副总审阅。
（4）加工厂周工作例会 此会议的举行时间为每周五下午16：00，如有其它变动厂综合管理办公室将提前通知各部门。由各部门第一负责人参加，总结各部门上一周工作，汇报下周工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜；由厂长传达公司的会议精神；布署下周厂的整体工作。厂综合管理办公室将对各部门本周工作总结与下周工作计划进行汇总，报厂领导审阅并存档。
（5）公司年终总结表彰大会
总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由总经理办公室具体组织实施。
（6）公司专项会议
公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。
专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。
会议由专项工作主办部门负责组织和记录，办公室配合。 会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，经办公室审核，报主持会议的公司领导签发。
（7）公司销售例会
1）公司销售例会每周召开两次，分别于每周一和周五的下午16.30分召开。 2）公司销售例会由销售总监主持，销售部经理、销售部全体业务员参加，总经理和常务副总经理根据需要出席。
销售总监因故不能出席时，授权销售经理主持。 3）公司销售例会的主要内容是：
会议主持人通报公司总体市场情况；销售部经理总结公司上一周或本周销售工作情况；
提出本一周工作安排方案；销售业务员汇报上周工作情况，提出本周工作方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人对下一工作周度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下一阶段销售工作安排；总经理通报重要事项并提出工作要求。
公司销售例会期间，销售总监与销售业务员个别谈话，进行指导，销售部经理参加；同期，由销售部经理主持，对销售人员进行培训、考试和考核。
4）公司销售例会由销售部负责组织和记录，议定事项形成《公司销售例会纪要》，由销售部起草，经销售部经理审核后，报销售总监或其他会议主持人签发，副本送办公室备案。
（8）工厂安全例会
1）工厂安全例会每周召开两次，分别于每周二下午16.30分召开。
2）公司安全例会由主管安全环保工作的厂长助理主持，厂领导、各部门第一负责人及安全环保科管理人员参加。 厂长助理因故不能出席时，由安全环保科科长或授权副科长主持。
3）安全例会的主要内容：
每周二由会议主持通报国家、省市安全环保政策、形势以及事故案例；通报上一周相关责任部门安全项目整改落实情况。
未按时完成项安全项目整改的责任部门，说明原因，并确定承诺整改时间、措施及应承担的责任。
对生产现场进行安全隐患联合检查，协调安排有关部门对查出的问题进行安全整改措施及时间的确定。 （9）部门例会
1）部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。
2）部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。 3）部门例会的主要内容是：部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。
4）部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。
六、其他规定： 1.应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
2.会前，由办公室负责通知与会人员，明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
3.与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明示。
4.重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
5.与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，办公室将不定期抽查与会人员的会议记录。
6.公司会议的会议纪要由办公室专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。
7.会议结束后办公室或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由办公室专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。
七、会议纪律 1.任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假（中层干部请假需副总经理批准，副总请假需总经理批准，其它人员需向会议组织部门请假），否则视为缺席。违者将视情节严重性予以100元以上的处罚。
2.与会人员不得因任何理由迟到（提前请假获批者除外）。高层管理干部迟到将予以200元得处罚，中层管理干部迟到将予以100元的处罚，其他人员迟到将予以50元的处罚。 3.召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。违者将予以100元处罚。
4.与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言，违者将予以100元的处罚。
八、会议记录内容：
会议时间、会议主题及内容、主持人、与会人员、发文部门、备注。
九、附则：
本制度由总经理办公室负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。
