金陵科技学院学生会
档案管理制度
档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障。为实现工作的正规化，提高工作效率和工作质量，特制定此项制度：
一、总则：
（一）人事档案：
1、学生会成员信息库，由学生会秘书部定期更新；
2、学生会各部门成员（包括未入选者）简历，每学期开学初更新；
3、学生会干部竞选演讲稿，干部辞职报告；
4、学生会成员档案数据库，记录校学生会各成员基本信息、各 项考核成绩及评优结果，及各成员在校期间所获各项荣誉。
（二）工作档案：
1、学生会各部门各学期及各月工作计划；
2、学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份，包括活动申请、活动开展、活动总结，并附活动图片资料。
（三）文件档案：
1、上级组织发布的工作文件及通知;
2、上级组织对工作、活动的批示；
3、学生会内部文件及各项管理制度等文献材料；
4、兄弟院校的发涵。
（四）会议记录：
1、学生会全体成员会议记录；
2、学生会主席团全体会议记录；
3、职能中心会议记录；
4、干部级会议记录；
5、部长级会议记录；
6、干事考核例会记录；
7、其他重要会议和座谈会等会议记录。
（五）出版物档案：
由学生会订阅和编印的各种刊物、资料、论文集等。
二、实施细则：
（一）立卷、归档方案
第一条 各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。
第二条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。
第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。
第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。
2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。
5、保管期限分为永久、长期、短期三种。
（1）永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。
（2）长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。
（3）短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。
（一）静态管理条例
第一条 学生会档案由学生会秘书部进行管理并保存于学生会办公
室。
第二条 学生会档案属内部资料，不经允许，不得私自交于外界传
阅
第三条 对于重要文件和有保密性质的文件需做好保密工作，未经
主席团许可，不得借阅。
第四条 定期检查各项文件，如有遗失或缺少应立即向主席团报告，
事故责任人视情节轻重给予处罚。
第五条 借阅档案必须经过主席团同意，否则不得借阅，未经批准
直接借阅者及当时办公室值班人员视情节轻重给予处罚。
借阅时需注册登记：姓名，联系方式，借阅内容，借阅时
间及归还日期。
第六条 学生会的档案由主席团和管理部门决定其使用和公布，不
经上述机构相关负责人同意，任何组织无权使用档案信息。
（二）动态管理条例
第一条 学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份，包括活
动申请、活动开展、活动总结，获奖者名单，活动照片等
资料，并及时上交学生会秘书部用于存档。
第二条 学生会秘书部应该及时收取并更新校学生会各项档案，包
括人事档案、工作档案、文件档案、会议档案、出版物档
案并存放于校学生会办公室，整理资料时按照档案的生成
年份及文件类别进行分类整理，合理放置，使所有文件系
统化，以方便借阅及管理。
第三条 由组织部负责记录校学生会成员成长过程，录入校学生会
成员各项考核成绩及评优结果，并于定期考核例会上公布；记录各成员在校期间所获各项荣誉，如月之星、优秀干事、优秀干部等，以便制作各成员校学生会工作证明。
第四条 由组织部负责记录学生会成员转编制情况，动态记录学生
会成员入党进程；
三、附则：
第一条 各部门应积极配合档案管理部门的工作，以使我校学生委
员会档案管理工作井然有序的进行。
第二条 本制度解释与修改权归金陵科技学院校学生会。
第三条 本条例自发布之日起生效。
金陵科技学院学生会
2010年4月
