1.0目的
确保准确、规范地办理业主入住手续。
2.0范围
适用于业主办理入住手续。
3.0职责
3.1管家部负责办理业主入住手续及相关规定的解释,建立业户档案。
3.2管家部经理负责组织、协调、落实入住手续的各项工作的顺利实施。
3.3品管部对业主入住手续的办理及业主档案的建立进行有效监督,妥善保管业主档案。
4.0程序
4.1房地产公司销售部给业主开出《付清房款证明书》或《入住通知书》后,通知管家部准备办理入住手续。届时业主凭房地产公司开出的《付清房款证明书》或《入住通知书》到管家部办理入住手续。
4.2如业主在规定期限内未办理入住手续,由管家部通知房地产公司销售部协助催办,否则该房仍按照空置房进行管理,(来自:)所有入住日期均以《入住通知书》日期为准。
4.3业主提供以下资料:
4.3.1家庭户
1)《付清房款证明书》或《入住通知书》
2)\"购房发票\"及复印件
3)《房地产买卖合同》及复印件
4)业主身份证及复印件
5)家庭成员资料
4.3.2公司户
1)《付清房款证明书》或《入住通知书》
2)《房地产买卖合同》及复印件
3)公司法人身份证明及复印件
4)法人委托办理入住手续的证明
4.3.3委托他人代办的,除提供以上资料外,还应提供
1)业主委托书及复印件
2)被委托人身份证及复印件
4.4业主提供资料经确认后,退回《房地产买卖合同》、发票、身份证原件,其它资料由管家部留存,建立业主档案。
4.5管家部通知维修部经理安排维修人员一起带领业主到产权房屋进行验房,请业主填写《房屋验收单》,由维修人员将水、电、煤气表底数在《房屋验收单》中进行登记,房屋钥匙经试用后,由业主在《房屋验收单》上确认数量。
4.6经双方检验不合格的项目请业主填写《返修报修单》或由维修部相关责任人进行填写,由维修部相关责任人转呈相关部门进行返修,并由该责任人负责跟进,及时向本部门经理汇报返修进度与处理情况,返修结束后,由维修部通知管家部与业主联络再次验收事宜,直至问题解决为止。关于工程遗留问题的处理参见文件《工程遗留问题处理程序》。
4.7业主填写、签订以下资料: 《业主情况登记表》、《业主公约》。
4.8业主领取、签收以下资料:装修参考图(包括:院落各类管线图、各层建筑平面图、给排水、强弱电、空调系统图;房屋及设备使用说明书;关于装修的管理规定、协议书、表格等;其他相关资料。在《业主领取资料签收表》或相关交接证明上签字。
4.9管家部引导业主到财务部缴纳相关入住费用。
4.10管家部将所有与业主有关的资料进行整理,填写(或电脑录入)《业主情况一览表》。《业主情况一览表》由管家部妥善保管,未经管家部经理、管理者代表或总经理授权,不得借阅、复印,不得擅自泄露业主资料,包括业主联系电话、家庭成员资料等。
4.11管家部将档案原件转至品管部,由资料室工作人员按照业主房屋编号建立业主档案,填写《业主档案资料清单》,核对后妥善永久保存。
5.0质量记录
按照房屋编号建立的业主档案,包括:
《付清房款证明书》或《入住通知书》、\"购房发票\"复印件、《房地产买卖合同》复印件、业主身份证及复印件、家庭成员资料、公司法人身份证明复印件、法人委托办理入住手续的证明、业主委托书、被委托人身份证复印件以及相关表格、协议书、公约等,入住以后业主与公司签订的其他文件资料,装修资料也随业主档案存档。《业主档案资料清单》作为档案目录使用。
6.0表格
《房屋验收单》
《返修报修单》
《业主情况登记表》
《业主领取资料签收表》
《业主情况一览表》
《业主档案资料清单》
