领导干部公文写作
——公文写作及其规范的几个相关问题
2010·10
前言
文章分类
一是文学文体， 二是实用文体， 三是边缘文体。 公文属于实用文体。
据有关人才专家研究，认为现代人应具备七种能力：
1、获取情报能力；
2、组织管理能力；
3、科学分析与研究能力；
4、创造发明能力；
5、演说能力；
6、写作表达能力；
7、公关社交能力。
以文辅政
一、什么是公文
（一）公文发展的基本轨迹
1、上古时期（萌芽期） 《尚书》（孔子）收录了黄帝之后尧舜禹到夏商周的最高行政公文。 《尚书·序》（孔安国）：“ 芟夷烦乱，剪裁浮词，举其宏纲，撮其机要，是以垂世立教——典、谟、训、诰、誓、命之文百篇——所以恢弘至道，示人主以轨迹也。”
典——用于记载上古典章制度，如《尧典》；
谟——用于记载帝王首领谈话和他们的治国之策，如《皋陶谟》； 训——用于教诲开导，给后人以警世，如《伊训》； 诰——用于告诫鼓舞民众，如《康诰》；
誓——是军人将士的誓词，相当于今日的动员令和誓师词，如《汤誓》； 命——是帝王赐命臣子的诏书，如《顾命》。 相当于我们今天的规章制度、布告、命令、纪要等公文，都用之于治政管理。
2、秦汉时期（成型期）
《后汉书·卷五十七·刘陶传》记载，东汉灵帝中平元年（公元184年），侍御史刘陶上表朝廷，提议招安张角，以防黄巾起义：“但更相告语，莫肯公文。”意为各州官员为保官职，只是互相转告，不肯写公文报告张角势力的日益强大。三国时公文已成通称。
3、魏晋时期（自觉期）
不仅有实践，而且有了理论研究。魏文帝曹丕的《典论·论文》将文体归纳为4类8体，并概括了各自的写作特点：“夫文本同而末异，盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”西晋陆机的《文赋》论述了“诗赋”、“碑诔”、“铭箴”、“颂论”、“奏说”等5体10类文章，刘勰的理论巨著《文心雕龙》中论述了30多种文体，其中的大部分文种都是公文。
4、唐宋时期（成熟期）
这是我国历史上强盛的封建王朝，共经历了24个皇帝，统治290年。推崇文治，公文种类发展，出现了很多公文名作。八大家的散文中，不少名作都是公文。有代表性的如韩愈的《上宰相书》、柳宗元的《答韦中立论师道书》、苏轼的《上神宗皇帝书》、欧阳修的《致谢仕表》等。
5、元明清时期（稳定期）
这是公文走向封建社会的高峰时期，公文被称为“公牍”、“文件”，种类繁多，专著相继推出。如林则徐力奏《钱票无甚关碍宜重禁吃烟以杜弊源片》，力陈鸦片之弊，即请严办。同治元年（1862年），内忧外患，朝廷“下诏求言”，一个多月过去，王公宰相、督抚大吏、往来诸臣“无有言”，贵州遵义黎庶昌决心上书，冒死进言，其《上穆宗毅皇帝书》达六千言，陈述了兴利除弊的大计方计，引起朝廷重视。接着又奉谕对所陈事件“条分缕悉，详细具呈”，有《上穆宗毅皇帝第二书》。此被称为两个万言书。同治皇帝降旨，提拔唯一应诏陈言的黎庶昌。
6、辛亥革命至今（更新与繁荣期）
辛亥革命后，公文发生了革命性的变革，从公文到形式都面目一新。1912年，南京临时政府制订了《公文程式》，以后政府的公文就主要有令、布告、状、咨、公函、呈批等。
中国共产党十分重视公文变革，明确主张使用白话文，研究公文的写作，积极实践。西柏坡一不发枪，二不发炮，就靠发电报，打垮了蒋介石。电报就是当时重要的中央机关公文。新中国成立后，建立了新的公文系统，不断进行公文的规范化、科学化建设。改革开放以来，更是逐渐走上了科学发展轨道。
——1981年，国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理暂行办法》。1987年2月18日，正式发布《国家行政机关公文处理办法》，又于1993年11月21日修订发布。2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号（以下简称《办法》），规定行政机关公文有12类13种：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告（“两告”为一类）、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要；
——中共中央办公厅1996年5月3日印发《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》），规定党的机关公文有14种：决议、决定、指示、意见、
通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；
——1989年3月1日，国家技术监督局发布《国家机关公文格式》，规定了代码、题注、无正文说明、页码和收文处理等项目。根据国务院办公厅的建议，于1999年进行修订并更名为《国家行政机关公文格式》，2000年11月，由国务院办公厅秘书局编发。
（二）公文的定义
《辞源》：“处理公务的文书。” 《辞海》缩印本：“公事的文件。” 《现代汉语词典》：“机关相互往来联系事务的文件。” 《干部写作讲义》（孙乃源）：“是党政机关处理政务、企业事业部门处理行政事务所使用的正式文件。”
《文书学及实用公文》（张清明）：“是指政党和国家各级机关、群众团体、企事业单位及个人在现行工作活动中，为进行管理、联系事项、记载活动所形成使用的体式完整、内容系统的文字材料。前者称作公务文书，即公文；后者则称私人文书。”
《条例》（中共中央办公厅）：“是党的机关实施领导，处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”
《办法》（国务院办公厅）：“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行活动的重要工具。”
公文是党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织及个人在办理公务形成并使用的具有特定效力和规范格式的文书。其定义有广义和狭义之分。
广义的公文泛指在一切公务活动中形成和使用的各类应用文书。
狭义的公文特指《条例》和《办法》中规定使用的相关文书，也称为法定公文或党政公文、通用公文等。
公文的作用：
传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布法规和规章，实施领导和管理，办理公务，规范行为，记载和传递公务信息，宣传教育和作凭证依据。
公文的类别：
法定公文和非法定公文两类。
法定公文的写作必须以《条例》和《办法》为依据，要求严格。
非法定公文种类繁多，如计划、总结、简报、办法、制度、公约、调查（调研）报告、会议记录、大事记、述职报告、启事、讲话稿（包括各种致辞——开幕词、闭幕词等）、信函（包括贺电、贺信、联系公务的书信），其写作也应以《条例》和《办法》为参照，虽不受《条例》和《办法》强制规定，但也有一定的使用惯例，有一定的功能和规范。
二、公文的性质及写作特点
（一）公文的性质
——公务性。公文必须反映和传达社会组织的公务信息。是公文的本质属性。 ——政治性。传达贯彻党和国家的路线、方针、政策、法规与规章，实施领导与管理，体现和反映国家机关与党组织的政治意向、指挥意志和行动意图，维护党和政府的权威及所代表的人民群众的根本利益，具有鲜明的政治性。
——法定性。一是有法定的作者（合法组织及其负责人），二是有法定的权威和效力，三是公文的形成和发布必须符合法定的职权范围和规定程序。
——规范性。必须按照公文规范制发，以维护其严肃性。 ——时效性。要求及时，只在一定时间内有用。
（二）公文的写作特点
1、突出的受命性。也是被动性。公文完全是受命而作，起草者必须遵照社会组织的要求，表达全体成员的意愿。大多先要接受领导的具体指令，“遵命”写作。起草者也有一定的主动性和创造性，主要表现在公文内容的选择和提炼上。
2、显著的目的性。公文写作的目的必须是具体的、明确的、实用的。国家对每一种公文都规定了具体的目的和作用，必须遵守。
3、读者的规定性。公文写作用“主送机关”、“抄送机关”、“抄报机关”以及发文范围等规定自己的读者，需要根据不同的读者对象，选择不同的文种、语言和内容。
4、作者的集体性。公文的写作是集体性的，往往由某个人执笔起草初稿，然后讨论修改，最终由规定的人员或领导来审核定稿。有的公文则由起草小组写作，反映的也是集体的意见。公文作者，是法定社会组织及其领导人。而由领导人署名的公文，其实也是以社会组织中最高职位来表示的，代表着社会组织整体。更何况领导人往往不是公文的起草人，起草好的初稿同样经过不同环节的审定。
5、写作的规范性。公文写作严格地讲求规范。其内容在本质上是社会化、理性化的，受到法规政策的制约。公文的形式也是规定的，尤其是法定公文，如
格式的固定、语言的体式等，以提高社会组织管理的效率。
三、公文写作的语境
1、语境的含义
语境，是语言存在的环境。语言脱离一定的语境，意义就飘忽不定，难以捉摸。
语言分两大类：
——内部语言。即思想活动的符号，用思维的方式进行，特点是无声无形。必不可少，是外部语言的基础。
——外部语言。有口语和书面语两种，分别用说话和写作的方式进行。前者的特点是有声无形，后者的特点是无声有形。是内部语言的外化：“是思想的物质外壳”。
孔子：“时然后言，人不厌其言。”（赞赏公叔文子《论语》）
韩非的《说难》专门研究分析被说服者心理的杰作。指出，说服别人的难处不在于是不是知道该说什么，也不在于是不是有口才，更不在于是不是敢说，而在于是否了解并能适应别说者的心理。
说明了把握语境的重要。语境总是在不断变化的，没有一成不变的语境，这也是了解语境的困难之处。
语境成为一种系统的理论，产生于现代西方。1923年，伦敦语言学派代表人物马林诺夫斯基最先提出“语境”（Context）的术语，并把语境分为两类：文化语境和情景语境，前者指言语行为发生的社会文化背景，后者指言语行为发生的具体情景。
我国也对语境展开了研究，陈望道在《修辞学发凡》中提出修辞必定适合“题旨”和“情景”。20世纪80年代以来，我国的语境研究出现高潮。王德春最先提出“语境学”概念，已出版的专著有王占馥的《语境学导论》、《语境与语言运用》，冯广艺主编的《汉语语境学概论》，以及他撰写的《语境适应论》等。
2、公文写作的语境因素
1内环境因素 ○
主要指公文作者的情况，包括决策机构以及内部的状况（组织及集体的意志），具体拟文者以及拟文者的综合素养等。
2外环境因素 ○主要指政策、形势、领导意图、时间、行文范式、受文对象的主观认识及实际情况等。
3、公文写作把握语境的成功范例
例一
邓小平给毛泽东的复职信 成功地把握语境因素：
1洞察时局：了解政局变化，正确判断形势，抓住了重要的时机。（涉及政○策、形势、时间等外环境因素）
2豁达乐观：以党和人民的事业为重，信念坚定，胸怀宽广，不计个人恩○怨得失。（涉及作者的思想道德修养、意志品质等个人素质的内环境因素）
3知己知彼：对自己有客观的判断和认识，充分了解毛泽东的思想、性格○以及需要。也（涉及作者的处境情况、愿望及分析能力，受文对象的实际情况及接受心理等内、外环境因素）
4机智沉稳：有策略，坚持，不放弃。（涉及作者的思想性格、意志力等内○环境因素）
5行文得体。选择的是书信形式，言辞恳切，适合自己的处境和身份，便○于谈话，拉近感情距离。（涉及作者的业务知识水平、写作能力等）
例二
黔南师院组建升本的论证报告 成功组建黔南师院，撰写论证报告是关键的一步。把握语境因素，结合实际，有的放矢，是写好这个论证报告的一个重要原因。
1抓住时机：适逢国家实施西部大开发战略，教育部正在进行教育资源战○略性重组，全国可升本100家，当时据说已升本70多家，正是好时机。这是论证报告的政策依据和实践样板。
2有的放矢：黔南原三校办学层次低，生源逐渐枯竭；基础设施重复建设，○师资、图书等分散，造成资源浪费；中小学师资严重缺员，靠师大等院校培养远远不能满足基础教育的发展需要；在州有限的财力、物力条件下，要提高黔南的教育水平，三校合并，整合资源形成合力是最好的选择。是论证报告中组建师院的必要性，理由充分。
3学习借鉴：缺乏申报经验，省内尚无先例，由州组织到省外同类院校参○观学习，借鉴经验。了解了申报工作的各个环节，使论证报告的写作更有针对性。
4上下同欲：省委省政府支持，州委州政府领导挂帅，原三校党政精诚合○作，全州十二县市财力支持。积极创造申报条件，把论证报告中的可行性写足。
5有备而战：做好迎评准备，为论证报告提供支撑，是论证报告的后期和○后台工作。学院高度重视，充分准备，热情迎接教育部专家考察评估，印证论证
报告。不打无准备之仗，才能胜券在握。
四、公文写作的规范
××县粮食局关于调配专业技术人才的请示报告
省人事局、粮食局：
根据当前形势发展的需要，我局急需专业技术人才，才能进一步加强企业管理，提高经济效益，以适应我局工作。目前，我局仅有大学生10名，大部分是财会和其它专业毕业，缺少其它各种人才，望今年有这方面的大学毕业生，请予适当考虑，择优分配。
此报告当否，请批示。
××县粮食局
2007年10月9日
问题：
1、文种不对。
2、主送机关不对。
3、事由不清。
4、文不对题。
5、政策不熟。
6、有明显语病。
7、格式不对。
（一）掌握公文写作的内容规范
1、熟悉行文规则，根据文种用途，选用适当文种
以法定公文的行文规则为例：
1了解行文关系（机关单位之间的组织关系在公文运行中的体现） ○上下级关系：领导和被领导关系，是直接垂直的关系。（报告和请示都是常用的上行文）
隶属关系：不论大小级别，都在同一系列内。（上级常用普发性下行公文，特殊情况下下级可越级使用上行文但必须抄送上一级机关）
平级关系：是在同一系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。（代表性文种是平行文函。有的通知也可以使用）
非隶属关系：不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。（不论级别，都可通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理）
2明确行文方向（以发文机关为立足点向不同机关运行的去向） ○上行文：公文向上级机关单位运行。（议案、报告、请示，通知、通报等也可在一定情况下上行）
下行文：公文向下级机关单位运行。（很多公文文体均可下行）平行文：公文向同级或不相隶属的机关单位运行。（函、通知） 泛行文：可同时上行、下行或平行，并向社会公布。（公告、通告） 3确定行文方式（行文的方法和形式） ○
（1）从行文对象分
——逐级行文：向直接的上级或下级行文。
——越级行文：越过自己的直接上级或下级行文。 ——多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者下级并转非直接下级的一次性行文。
——普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文，主送机关使用泛称。
——通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一次性泛向行文。 （2）从发文机关分 ——单独行文。
——联合行文。
（3）从对象主次分 ——主送。 ——抄送。
乱用文种的表现：
一是混用文种。就是邻近文种相互混用。
如公报（适用于公开发布重要决定或者重大事件）和公告（适用于向国内外宣布重要事项或法定事项）、公告与通告（适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项）、决议（适用于会议讨论通过的重要决策事项）与决定（适用于对重要事项或者重大行动做出安排。奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项）、请示（适用于向上级机关请求指示、批准）与报告（适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问）、条例（适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度）与规定（适用于对特定范围内的工作和事务制订带有约束力的行为规范）等。
二是自制文种。指的是超出《条例》、《办法》规定的公文正式文种之外，生造部分非公文文种却以正式公文行文的现象。
如：《某某县某某局关于深化深化内部改革的思路》、《某某公司关于要求减免工商税的请求》、《某某县人民政府关于即将出台部分改革政策的吹风》等，还有一些“汇报”、“构想”、“思考”、“框架结构”等自制文种在一些单位也被当作正式文件使用。
三是误用文种。指的是把非法定公文当作法定公文使用的情况。如把计划类文种的“要点”、“打算”、“安排”、“设想”，总结类文种的“小结”、“体会”、“总结”，规章制度类文种的“办法”、“须知”、“实施细则”以及简报类文种的“情况反映”、“快讯”、“动态”等，误作正式公文使用。
2、主旨正确、单一，抓住关键和重点，促进问题解决 ——主旨正确
有三个含义：
其一，符合党的方针、政策和国家的法律、法规和其它有关规定； 其二，符合事物的本质和发展规律，反映事物的内在联系； 其三，符合实际情况，实事求是，不任意拔高或贬低，更不凭空想象或虚构。
——主旨单一
即主旨要集中、明确，一般应一文一事，一事一旨。 1951年，《中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点》中指出：“除了综合性的报告及指示以外，必须严格执行一事一报制度，禁止在一个文电中包括不相关的几件事。”主旨单一，既便于写作，又便于理解、接受，更便于问题得到及时解决。
——抓住关键和重点
公文要写什么，如何抓住关键和重点，不仅是文字能力的问题，更是认识能力和水平以及文风的问题。只有提高认识和水平，切实改进文风，才能找到关键和重点所在，把公文写得切中实际，才能解决问题，达到应有的效果。
3、材料真实，经得起检验，有利于事业发展
正反两方面的材料都要真实、准确。
基本材料要真实，具体的细节、背景、数据也要准确无误。
（二）掌握公文写作的形式规范
1、了解公文规范格式的项目及排版要求
公文规范格式指公文的整体格局和标印形式，包括公文的文面格式、用纸格式和印装格式。
——公文文面格式项目的情况： 《条例》规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”共17项。其中，印制版记含印发机关名称、印发日期和份数。
《办法》规定：“公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。”共15项。通常也要标注份号和发文机关署名。
此外，还有国家技术监督局发布《国家机关公文格式》，规定了代码、题注、无正文说明、页码和收文处理等项目。
——公文排版字体要求
目前我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：
公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级、紧急程度：一般用3号或4号黑体
文头：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）
发文字号、签发人：一般用3号或4号仿宋体
标题：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
主送机关、正文、附件、作者、日期、主题词：一般采用3号或4号仿宋体
注释：一般用小于正文的4号或小4号仿宋体
抄送机关、印发说明：同正文或小一号
2、了解公文不同文种的结构
不同的公文文种，有不同的结构，在写作上就有不同的特点。只有了解其结构的要素和特点，才能正确行文。
3、了解公文写作的表达方式
——说明。重在客观性。用于解说事物，使人获得有关知识。公文中往往用来说明事项。
——议论。重在思想性。表明观点、见解和主张。公文的主旨就是议论，但它一般只就事论事，作出评价，表明态度，不展开论证，不旁征博引。
——叙述。重在过程性。对事情的动态述说。公文的叙述一般应有时间、地点、主体、事件、结果等要素，可用顺叙、倒叙、插叙等。
——描写。重在形象性。公文中用得极少，一般用于人物的肖像的介绍。 ——抒情。重在主观性，有直接抒情和间接抒情，公文中很少用甚至不用。公文也有感情色彩，一般通过词语的褒贬色彩体现出来。
4、了解公文写作的语言要求
——准确
用词要恰当、贴切。做到：恰当选择词类、讲究词语色彩、准确把握词义、词语搭配得当；句子完整。
1889年，意大利与埃塞俄比亚签订签订了《乌查里条约》，因为一词之差发生战争。事例典型，教训惨痛。
巧用模糊语也是一种准确。如适时运用“近年来”、“大多数”、“多次”、“一些”、“有关部门”、“条件许可时”、“今后”等，不仅灵活、有弹性，而且谨慎、
有余地，有助于准确表达。
——平实
语言朴实无华，通俗易懂。不堆砌辞藻，不追求华丽，不矫揉造作，不用生僻词语。
毛泽东、邓小平等老一辈革命家历来提倡写文章、作报告要通俗易懂，使用“群众喜闻乐见的的语言”。
十七大报告的最后一句使人记忆深刻，“谱写人民美好生活新篇章”，一个让人民群众既新鲜又熟悉的词汇，它通俗亲切，言简意深，突出了党的宗旨。我们党从建党之初就公开宣称自己是来自人民、代表人民，为人民利益，为人民幸福而努力奋斗是党的使命与责任。正因为如此，这才是真正高深的理论，英明的政策。这，大概也是十七报告的魅力所在，新意与深意所在。
——简洁
即简单明了，言简意赅。一体现为词语精炼，二体现为句式简短。 有很多典范。 《春秋经》：“陨石于宋五。”仅仅五个字，记事生动、完整。
汉高祖刘邦在夺政权后发布《入关告谕》，只用99字就全面、准确地说明了自己的政策，其中著名的约法三章“杀人者死，伤人及盗抵罪”更是仅10字，但已树立起新政权威严公正、取信于民的形象，可谓掷地有声，令人不敢不从。
陈嘉庚向国民参政会“急电提案”：“敌未出国土前言和即汉奸。”以多数票通过，沉重地打击了投降派。邹韬奋高度评价说“是古今中外最伟大的提案。”
彭德怀发给毛泽东的电文（函电）：“饥无粮，寒无衣。” 1950年《婚姻法》：“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其夫所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视。”1980年《婚姻法》修改为：“继父母与继子女之间不得虐待或歧视。”40字改为16字，更简洁，更清楚，更全面。
使词语精炼的方法：
首先是大量使用缩略语，常见的构成方式有： ——缩合。如：中大，北大。 ——节略。如：复旦，清华。 ——简代。如：“沪”，“筑”。 ——统括。如：“五讲四美”，“两个务必”，“八荣八耻”、“三带”活动、“三热爱一建设”等。
其次是使用富有概括力的成语、俗语，以概括事实和分析事物的性质。如：“大锅饭”、“铁饭碗”、“文山会海”、“一刀切”、“拳头产品”、等。
再次是经常使用具有概括性的抽象词语，以增强语言的概括性。如“机动车辆”、“粮食”等，都是表示集体事物的词语，概括性强。
为使词语精炼，公文还常常用文言词等，显得典雅庄重。
使句式简短的方法：
一是多用成分公用句。如：“我们必须努力建立、健全和改革各种必要的制度。”三个动词共用一个宾语，很常见。
二是大量使用成分省略句。如：“对个人拒绝缴纳罚款的，可以将扣留的物资变价抵缴，也可以通知其所在单位从个人工薪收入中扣缴。”省去了扣缴的对象：国家的干部、职工（有工薪）。
但要注意简洁不是苟简。
例如：黔南民院（黔南民族师范学院）、开刀厂（开封刀具厂）、人流（人才流动）等。（特殊情况、特殊效果的除外，如周恩来对“马路”的解释，就机智幽默，不卑不亢，自然得体）。
如：
学校无米吃（要家里送米），快拿稻草来（是说床板太冷），此地发猪瘟（说的是学校，提醒家里注意），不知父母如何（问候父母）。
说的是从前有一个叫胡度的读书人，苟简，把四件事硬简化为四句话来说，结果闹了笑话。
——庄重
第一、要用规范的书面语言，尽可能不用口语；第
二、要用公文专用语。
常用的公文专用语
·开头用语：根据、依据、依照、按照、遵照（表示依据）
为、为了（表示目的）
由于（表示原因）
目前、当前、兹、查、奉（表示伴随情况） ·承启用语：为此、为了、根据、依据、按照
特作如下通知（决定、规定），通告（通知）如下，提出以下意见，拟采取以下措施，上述，综上所述
·结尾用语：为要、为盼、为荷
特此通知（报告）；以上报告如无不妥，请批转执行；以上请示，请批复；此复
·称谓用语：我（局、院、公司）、本（局、院、公司）、你（局、院、公司）、贵（局、院、公司）、该（局、院、公司）
·经办用语：经、已经、现将、责成、试行、贯彻执行、研究执行、参照执行、遵照执行
·引叙用语：悉、收悉、欣悉、惊悉、接、前接、近接、现接
·表态用语：同意、不同意、照办、可办、不可、不行、应、应该、批准执行、请遵照执行、原则同意、原则批准
·期请用语：请、希、望、盼、拟请、恳请、即请、报请
·批转用语：批示、审批、阅批、批转、转发
·征询用语：当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当（妥）、如果可行
5、公文主题词的标引
最早于1985年的中央文件上试行。 中办厅字[1989]27号文件规定：“所有正式文件，均应标注主题词。”同年国务院办公厅秘书局发出《国务院主题词表》。
1993年8月中共中央办公厅秘书局公开发行《公文主题词表》一书。 1998年2月1日起施行的新的《国务院公文主题词表》。《条例》和《办法》都规定：文件都要按上级机关要求标注主题词。
在公文上标注主题词，体现了社会的进步和科技的发展，有利于实现办公自动化，方便存储和检索，提高办文效率和质量，同时也有利于档案的建设与管理。
《国务院公文主题词表》全表分主表和附表两大部分。其中，主表有13类751个主题词，附表有两类298个主题词。共计15类1049个主题词。
词表分三个层次：
第一层是对主题词区域的分类。如“综合经济”、“科、教、文、卫、体”等。 第二层是类别词，即对主题词的具体分类。如“工交、能源、邮电”类中“工业”、“交通”、“能源”、“邮电”等。
第三层是类属词。如“体制”、“职能”、“编制”等。 第二层与第三层统称为主题词，用于文件的标引。 怎样标引主题词呢？
1、一份文件的标引，除类别词外，最多不超过五个主题词。
2、标引顺序为，先标类别词，再标类属词。如：农业
水土保持
通知
3、一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，主题词为：经济管理
企业
破产
劳动
就业
通知
4、根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。
5、当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引，再将能准确反映主题内容的词标出，并加小三角形符号于下，以表区别。
同时，附表与主表的主题词具有同等效力，标引方法相同。
6、公文写作的修辞手法
公文中，应用较多的修辞手法是比喻、设问、反问、排比、短句、等，生动形象，有气势，有力量。
《尚书·盘庚》是盘庚迁都时向臣民所作的训诫讲话。盘庚迁都，臣民们有的反对，所以他用倒伏的枯枝又长出新枝，被砍伐的残余又发出嫩芽来向臣民们描绘和展示迁都后国家将生机勃发的美好前景；用网结在纲绳上丝毫不乱的样子要求臣民服从他的命令。他还告诫他的大臣不可煽动民心发队之，百姓一旦被煽动起来，其势将如野火在原野上燃烧蔓延，不可扑灭。生动威严，具有强大的说服力量。
毛泽东《星星之火，可以燎原》：“我所说的中国革命高潮„„是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头了的一只航船，它是立于高山之巅远看东方已见光芒四射喷薄欲出的一轮朝阳，它是躁动于母腹中的快要成熟了的一个婴儿。”
邓小平《建设有中国特色的社会主义》：“建国以后„„我们解决吃饭问题，就业问题，稳定物价和财经统一问题，国民经济很快得到恢复，在这个基础上进行了大规模经济建设。靠的是什么？靠的是马克思主义，是社会主义。《一靠理想，二靠纪律，才能团结起来》：“为什么我们过去能在非常困难的情况下奋斗出来，战胜千难万险使革命胜利呢？就是因为我们有理想，有马克思主义信念。我们干的是社会主义事业，最终目的是实现共产主义。”“没有理想，没有纪律，就会像旧中国那样一盘散沙，那我们的革命怎么能够成功？我们的建设怎么能够成功？”设问作答，坚定有力；比喻得当，反问切中要害，道理分明，引人思索。 江泽民《全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业新局面》（党的十六大报告）：“我们能取得这样的胜利，靠的是党的基本理论、基本路线和基本纲领的正确指引，靠的是党的高度团结统一，靠的是全党和全国各族人民的顽强奋斗。”排比得当，表述充分，有说服力。
《国务院关于进一步深化粮食流通体制改革的决定》：“现行粮食流通体制越来越不适应社会主义市场经济的要求，到了非改不可、不改不行、刻不容缓的时候了。不改革，中央和地方的责权关系不清，中央财政不堪重负；不改革，国有粮食企业就难以扭转亏损，不能担当粮食流通主渠道的重任；不改革，不利于保护农民的生产积极性，必将影响粮食生产的持续稳定增长。”运用排比，深刻地指出了不改革的严重弊病，有力地说明了改革的重要性。
《中国共产党章程》第三条：“坚持党和人民的利益高于一切，个人利益服从党和人民的利益，吃苦在前，享受在后，克己奉公，多做贡献。”运用短句，简洁有力。
谢谢大家！
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