公文写作基础知识
一、公文的种类
行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政机关现行公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种。我们常用的有七种：
（一）通知
通知是目前我们应用最多的一种公文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（二）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告在我们日常使用最多的情况就是上报各类工作总结，因为从公文的13种类型来看，总结本身并不属于公文的一种文种，所以，我们上报各类工作总结必须在前面附上呈报总结的报告，才符合公文的体例要求。在这里容易出现两个错误：一是不附加报告直接上报工作总结；二是在“报告”中夹带请示事项。
（三）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。在使用“请示”中容易出现两个问题：一是一文多事。“请示”应当一文一事，一事一请示；“请示”一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。二是以“申请”替代“请示”，如《某某局关于购臵办公车辆的申请》。
（四）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（五）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。
（六）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。根据国务院办公厅2001年1月1 日发布的《关于实施涉及的几个具体问题的处理意见》的规定：“函”作为公文主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
（七）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。比如 ：表彰决定、人事任免决定等等。
二、公文的格式 一份完整的公文，包括眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线(宽度同版心，即154mm)以上的各要素统称眉首；臵于红色反线(不含)以下主题词(不含)之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。
(一)眉首。又称公文的“红头”部分，它相当于公文的“头”。眉首主要包括以下六个要素：
1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。我们日常普通公文一般不标，但是“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
2.秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级(绝密、机密、秘密)和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度。如需标识紧急程度(特急，急件，其中电报应分别标明特提、特急、加急、平急)，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4.发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。对于一般性公文，我们都有统一印制的文头纸，直接印制公文即可。联合行文由于发文机关的不特定性，没有统一印制的文头纸，只能由发文单位自己打印。在办理联合行文时，我们要注意以下几点：
一是关于联合行文发文机关标识。推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。
二是关于联合行文单位的排序。行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
三是关于联合行文的发文字号。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。
四是关于联合行文的会签。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。 5.发文字号。发文字号由发文机关代字+年份+序号组成。位于发文机关标识下2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入(六角括号在word文档中，打开“插入”按钮，点击“符号”，对话框左侧：字体选择“普通文本”，右侧：子集选择“制表符”，在下面应能对应找到)；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。如：赤工商市字﹝2010﹞12号。 发文字号之下4mm处为红色反线，也就是说我们在印制公文时要特别注意，发文字号要与红色反线有一定的距离，不能紧挨或压在红色反线上。
6.签发人。上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
联合行文有多个签发人，主办单位签发人姓名应臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
(二)主体。主体是公文的重心部分，它相当于公文的“体”。公文的主体包括以下七个要素：
1.公文标题
公文标题是对公文内容的概括与揭示，位于红色反线下空2行(日常我们与发文字号之间空2行)，2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。在此，我们要注意三点：
一是公文标题的字体要求用小标宋体字。
二是当标题一行排不下时，回行要词意完整，排列对称，间距恰当，不能将一个词或词组从中间分开。
三是公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 2.主送机关
主送机关是对公文负主办或答复责任的机关。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识文法同抄送。
3.公文正文
公文正文是公文的主体部分，用以表示公文的信息内容，在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。在公文的正文中，我们要注意以下几点：
一是人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
二是结构层次序数要清晰，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
三是字体和标点符号使用要正确。一级标题用三号黑体字，如果单列，后面不加标点符号；二级标题用三号楷体字，后面加标点符号。三级标题用宋体字，加标点符号。其余正文内容一律为三号仿宋字。
四是应当使用国家法定计量单位。
五是文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 六是公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
4.附件
附件指附属于公文正件的其它公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正件的内容，与正文具有同等效力。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)，数码后加小圆点(位于键盘左上角)，不是顿号；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
5.成文日期
成文日期表示公文的生效时间，要用汉字将年、月、日标全，“零”应写为圆“○”，不能用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替(圆“○”的位臵：和查找六角括号一样，在word文档中，打开“插入”按钮，点击“符号”，在弹出的对话框中左侧：字体选择“普通文本”，右侧子集选择“CJK符号和标点”，在下面就能对应找到)。
确定公文成文日期的原则是：一是一般公文，以领导签发的日期为准；二是经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；三是法规性公文以批准日期为准；四是两个以上机关或部门联合行文，以最后签发机关或部门领导人签发日期为准。
6.公文生效标识
公文生效标识是指发文机关印章或签署人姓名。加盖印章有两种情况：单一发文印章和联合发文印章。
(1)单一发文印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4个字。
(2)联合行文印章。这里分两种情况：
一是当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字；
二是当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位臵，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
(3)特殊情况说明。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
7.附注 附注是指对公文内容或有关事项、要求的注释与说明，如需要加以注释的公文的阅读范围(此件发至××级)、使用方法、请示等上行公文的“联系人”和“联系电话”等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
(三)版记。版记是公文格式结构的第三部分，它相当于公文的“脚”，臵于公文最后一面，版记的最后一个要素臵于最后一行。版记包括以下四个要素：
1.主题词
主题词是用以揭示公文主要内容的规范化词或词组。“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字最后一词后无标点符号。
2.抄送机关
抄送机关是指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其它机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识文法同抄送机关。
3.印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 4.版记中的反线
版记中各要素之下均加一反线，宽度同版心。 页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边；公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封
三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。
三、其它要求
(一)排版要求。按照《国家行政机关公文格式国家标准》的规定，公文页边与版心尺寸是： 公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)，公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行，正文以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行，一般每面排22行，每行排28个字。这个标准我们日常不好掌握。大家按照下面这个标准排版：上边距：37 mm，下边距35 mm，左右边距各27 mm，行间距28磅，这样排版出来每页22行，每行28个字，符合标准要求。 (二)印刷要求。一是 版面要干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。二是要双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
(三)装订要求。公文应左侧装订，要订两个订，订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。
(四)发文程序要求。制发公文的具体流程是：拟稿人拟稿-科室负责人把关-办公室秘书核稿-办公室主任审核-领导签发-办公室秘书登记、核号-发文部门印刷-办公室秘书用印-发文部门分发。
