公共基础知识复习指导之公文写作
2012年实行的公文格式
• 国标将组成公文的各要素划分为“版头”(红色反线以上)、“主体”、“版记”三部分。 •
版头
由
份号、密级和保密期限、紧急程度 •
发文机关标志
发文字号、签发人等要素组成。 •
主体
由
公文标题、主送机关 •
正文、附件说明、发文机关署名
•
成文时间、印章、附注、附件等要素组成。
版记
由
抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。
版头部分：
• 1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。
•
份号顶格编排在版心左上角第一行，用阿拉伯数字。
• 2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。 •
密级顶格编排在版心左上角第二行。
• 3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急” 。
•
紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行。
•
公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。
• 4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。
•
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
•
发文机关标志居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机
• 关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。
党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件”二字。这是因为《党政机关公文处理工作条例》取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的版头形式，而改用这种形式。
主体部分：
7.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。 •
由发文机关名称、事由和文种组成。
•
位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。
•
（1）完整结构：发文机关＋事由（表明文件主要内容）＋文种；发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种。
• （规定的文种只有15种，通知、通报、报告、请示、函、纪要、决议、决定、议案、批复、意见、命令、公报、公告、通告）
•
（2） “事由”的结构：“关于…..的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）。 • 8.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
•
编排在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。 •
注：
• （1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关； • （2）顶格，回行仍顶格；
• （3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。 • 9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。
•
在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 • （1）结构层次序数：
•
第一层：汉字“一” （ 3号小标宋体字或黑体字，作为小标题，句尾无标点） •
第二层：汉字加括号“
（一）”
（ 3号楷字，作为小标题句尾标点可有可无） •
第三层：阿拉伯数字“1.”
（ 3号仿宋，无论是否作为小标题，句尾要有标点）
•
第四层：阿拉伯数字加括号“ （1） ” （ 3号仿宋，无论是否作为小标题，句尾要有标点）
以上顺序不得逆向使用
• （2）引文：先引标题，后引发文字号。
• （3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体年月日，不能把2012年写“12年” • 10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。
•
公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××× ”）；附件名称后不加标点符号。 •
附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。 • 11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。 •
• 12.成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。 •
成文时间以领导人签发的日期为准。
•
联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准
• 13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可以不加盖印章。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
•
加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。 •
联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排３ 个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。
• 14.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。
公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。
“请示”件应在附注处注明联系人和电话。
15.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。
•
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 •
如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
• 版记部分：
• • 16.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
公文如有抄送，一般用4号仿宋体字，左空一字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，
• • • • 回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 17.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。
设在公文末页最后一行。一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。 18.页码:页码就是公文页数顺序号。
一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。
公文处理
公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
一、公文种类
行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知一般可以分为发布类通知、指示类通知、事项类通知和转发类通知。
（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
提醒：命令、议案、通告、公告为行政公文特有。而公报、决议、条例、规定是党的公文所特有。
二、行文规则
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
3、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
4、部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
5、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
6、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
7、属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
8、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
9、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
10、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
11、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
12、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
三、发文办理
1、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
2、草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
3、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
4、公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
5、以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
6、公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
