专业化、信息化—— 实行科学管理税务档案工作
税务档案管理是推动税收事业前进的一项基础性工作。现今的税务档案管理已不再是简单的资料收集与保管，如何实行税务系统档案科学管理，怎样突破传统的思维和工作模式，进而增强档案信息资源开发与利用工作的前瞻性，是我们深化“两基”开展行政工作必须面对和解决的问题。
一、我市国税系统档案管理现状
档案，是指处理完毕并经过整理存档以备查用的各种文件和资料。税收征管档案是指税务机关在税收征收管理活动中形成的与税收征管有关的和涉及所属纳税人的各种有利用和保存价值的文件、凭证、报表、账册、文书、案卷、资料等不同形式或载体的历史记录。税收征管档案管理的内容主要包括：税收征管档案采集、整理、移交、归档、移送、保管、调阅、销毁。近年来，尽管××市国税系统积极开展档案室建设工作也取得了很好的成绩，但是档案工作并未真正被基层税务机关重视，主要体现在以下四个方面：
（一）基层单位对档案工作主观认识不够。
个别单位在软硬件配置和档案人员的配备上未做长期考虑，单位档案管理员兼职过多，精力分散。档案管理员工作相对被动，不积极主动地更新知识，对档案管理软件在认识性、操作规范性和应用上很不到位，档案管理软件在其工作中不仅没有减轻他们的劳动强度，反而成为他们工作的负担。个别单位尽管在档案管理已经实现升级，但在保持荣誉和发扬成绩方面满足现状，止步不前，缺少与当地档案管理部门沟通和交流的主动性、积极性。
（二）档案结构单一，管理责任不明，不利于档案综合分析和利用。
现今××市国税系统档案室基本上是文书档案，对反映税收征管实际的各种录音、录像、照片等形象化记录材料和技术档案有所欠缺，从总体上来说，现存的税收征管档案在一定程度上难以实现档案利用者的多种需求。另外，对于税收征管档案最终的归集和审定多环节、多部门职能交叉、责任不明、设置不科学也是影响档案综合分析和利用的重要因素。
（三）对档案和档案价值概念模糊，在具体操作过程中易造成不必要浪费。
在档案及档案价值的理解和把握上趋于数量化、片面化，单纯地认为档案装订和归档应该多多益善，缺少对档案利用的高效能考虑，尤其是在档案价值的鉴定上表现为概念模糊，操作混乱。比如，在纳税服务大厅在实行“免填单”以后，个体征收的完税证已经代替了申报表，但是有些单位为了应付归档任务，将大量的申报表进行装订、归档，造成了人财力的大量浪费。
（四）档案管理手段滞后，很难达到档案利用的最佳效果。
一是在管理模式上，由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用，所以从总体上看，导致了档案利用效果难以最大限度地服务于税收工作实际。利用计算机对信息资源进行智能检索、分析和处理等技术革新和普及工作亟待加强，如电子公文和电子信息如何高效、规范地收集、归档，尚需进一步探讨。二是在管理手段上，有些人还简单地认为档案管理信息化就是计算机管理档案，只要摆设了计算机，档案管理信息化就实现了。这种肤浅的认识，表现在机关设备虽然更新了，但档案人员在具体工作中还是采用过去的工作方法，遇到困难时，不是束手无策，就是做表面文章，严重影响了真正实现档案专业化、信息化的建设步伐。
二、对档案管理走向专业化、信息化，实现科学管理的建议。
根据××市国税局今年税收工作的指导思想，全面推行专业化、信息化两种管理方式，是××市国税局推动××国税事业科学发展的战略方针。××市国税系统逐步实现档案专业化、信息化也是推进依法治税、深化税收征管改革、加强税务管理的内在要求和必然趋势。税务档案管理专业化是一个完整的系统，包括专业化的档案管理方式、管理理念、专业化的设备和复合型、高素质的管理人才及相关的社会环境等。税务档案信息化则是指运用先进的电子信息技术手段，获取、处理、传输和应用税务档案信息资源；提高税务档案管理的实际效率和利用效益；为税收工作提供更快捷、更准确、更翔实、更丰富、更有价值的利用服务；充分实现税务档案信息资源的系统共享。因此，我们要实现档案管理的专业化、信息化，要做好以下几方面工作：
（一）思想上高度重视，增强对档案工作的主观能动意识。
首先，各级税务部门应高度重视，尤其是各级领导要层层负责，层层抓落实，防止工作流于形式。要把好关，负好责，促宣传，增强全员参与档案工作的主观能动意识。要组织人员到各征收单位指导资料的收集、整理，对档案管理保证专人、专库、专款专用。
其次，规范档案工作程序，完善管理制度。加大对档案工作的目标考核力度，制定出符合本单位工作实际的档案管理措施、标准，在规定时间内对各单位进行绩效考核，把工作任务、责任量化、细化，分别交予相关单位领导、直接责任人。对于税收征管档案，可采取交叉稽核、清理的办法，对不符合要求的补办档案资料，对合格的档案资料交专人、专室整理归档。对于永久保存的档案在有条件的情况下可统一送印刷厂装订，保证档案美观，便于长期保管。
（二）提升档案质量，增强价值意识
所有档案都有价值，但不能保存所有档案。因此，我们应该借用专家们提出的关于档案保存的\"洋葱理论\"，把无价值的档案称为\"洋葱皮\"，而需要保存的档案称为\"洋葱心\"，即按照档案类别来确定其保存价值，对重复、无保存价值的资料进行清理、销毁，对有参考选用价值的档案文件进行收集、登记、归档，充分实现档案资源的保值增值。此外，加强与档案管理部门的沟通和交流，发现问题及时处理，确保档案和档案室信息化建设的基础性工作真正落实到位，也是有效保证档案充分实现保值增值的较好途径。
（三）确保充分实现档案综合分析和利用职能，增强服务意识
增强对档案工作的服务意识，其中包括两层含义，即：加强税务机关和税务人员参与档案工作的服务意识；充分发挥档案综合分析职能对税务工作的服务作用。
一是要加大对档案工作的投入力度、宣教力度、奖惩力度是体现服务意识的有效途径之一。硬件设施投入方面，建好、维护好档案室是保证档案工作顺利开展的基础性工程，要有效保障档案室及相关设备建设的专款专用，严格执行库房\"八防\"措施，保证档案保存的质量。在抓好人员服务上，应着重强调对档案工作人员和其他工作人员的岗位责任意识、目标管理意识和奖勤罚懒原则，提高对档案工作的认知性、紧迫性和时代性，使档案人员最大范围地为档案工作站好岗、执好责，继而使档案工作最大限度地为税收中心工作铺好路、服好务。
二是要按照档案工作的规律和程序，指导、协调好各业务部门的各种档案的立卷和归档工作。严格执行国家税务总局制定的《全国税务机关档案管理办法》、《税收征管业务规程》，对档案进行集中统一管理。注重维护档案的完整与安全，必须抓好档案的收集、整理、保存、鉴定，统计、移交和利用等七个环节，尤其是要抓好税收征管档案的收集、整理、归档，这样才有利于进一步抓好利用档案的环节，使其他环节又服从和服务于利用这一环节。
（四）优化配置，加强档案人才队伍建设，增强信息意识。
优化人员结构，合理配置，是实现档案人才队伍建设的首要因素。科技以人为本。21世纪的竞争，归根到底是人才的竞争，任何一项事业的持续发展，都离不开人才，档案工作也不能例外。但由于种种原因，许多基层税务机关对档案工作的投入较小，尤其是偏远地区熟悉税收业务、档案和计算机知识人员又极为短缺，在这种形势下，档案人才问题就显得更加突出。因此，我市国税系统要建立一支有较高政治品质、良好职业道德、渊博学科知识、具有高科技能力的档案干部队伍，任务还十分艰巨。
首先，加强教育培训力度，是推进档案队伍建设的重要手段。一方面，要以专业化的技术要求为准，结合本单位实际情况，针对档案工作者的不同层次、不同岗位，有步骤、有计划地对档案人员进行继续教育。另一方面，要从工作岗位和个人基础条件出发，突出重点，尽快解决档案人员的知识结构老化问题，不断进行知识更新，提高档案人员对相关学科如经济、管理、科技等知识的扩展能力。还要要求档案员不仅掌握计算机数据库的管理技术，还要熟悉档案室情况，及时跟踪、了解档案业务最新领域及其发展情况，使档案人员视野开阔、技术全面，整体素质显著提高，逐步适应档案管理专业化和信息化的需要。
管好档案，是为了用好档案。在瞬息万变的市场经济条件下，税务机关要充分实现其职能，只有察往才能知来，才有可能在遇到问题时做出正确决策，从这一意义上说，管好档案、用好档案，直接影响到税务机关的整套管理模式和理念。因此，让档案工作尽力为依法治税和税务系统信息化建设服务，是各级税务部门必须坚决贯彻的档案工作方针，也是管理好本单位所形成的一切档案，以适应改革开放、社会主义现代化建设日益发展的需要。
