XXXX控股有限公司
公文管理制度
第一章 总则
一、为了进一步加强公司公文管理，规范公文管理流程，进而促进工作效率的提升，特制定本制度。
二、本制度适用于浙江美道控股有限公司及所属分（子）公司。
三、公司公文管理归口部门为行政部，具体职责如下：
1、控股公司行政部负责公司公文管理体系的建立和完善，并指导所属分（子）公司规范公文管理工作。
2、行政部负责公司公文收发、登记、传阅、催办、审核、归档管理等工作。
第二章 常用文书种类
四、本制度所称公文指控股公司及所属（分）在公司在经营管理工作中形成的文件资料，包括请示、报告、决议、决定、制度、通知、通报、批复、纪要、工作联系函等。
五、常用文书种类及用途：
1、请示：向上级请求指示或批准，用“请示”。
2、报告：向上级汇报工作、反映情况或提出建议，用“报告”。
3、指示：向下级部门布置工作，阐述工作活动的指导原则，用“指示”。
4、批复：答复请示事项，用“批复”。
5、通知：传达上级的指示，要求下级办理或需要知道的事项，批转下级公文，转发上级、下级或不相隶属单位的文件，用“通知”。
6、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况和需要所属单位知道的事项，用“通报”。
7、决定、决议：对某问题或重大活动作出安排，用“决定”。通过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
8、函：平行的或不相隶属的单位之间相互商洽工作，用“函”。
9、会议纪要：传达会议议定事项或会议精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
第三章收文管理
六、收文登记：
1、公司外来文件均由行政部指定专人负责接收。接收文件时要点清数量，并在《发文
登记本》上进行登记和编号。
2、收文登记内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、来文标题及备注等。
七、收文传阅：
1、行政部经理负责填写《文件传阅处理单》并提出拟办意见，交公司领导或相关部门审阅或办理。
2、文件处理和传阅应高效，一般文件处理和传阅不超过1个工作日；阅件人须在文件传阅处理单上签署意见或签名。
3、文件处理和传阅完毕后，阅件人应及时将文件交回行政部，以便继续流转或归档。
八、催办：
对需要回复上报的文件，行政部负责跟进经办人处理或办理情况，以保证按规定期限回复上报。
九、来文处理和传阅完毕，由行政部按照编号顺序进行归档，并制作文件清单以备查阅；归档的文件须包含原件及传阅记录。
第四章 发文管理
十、公文起草：
1、控股公司各部门及所属分（子）公司发文应遵循“精简高效”的原则，根据实际需要拟写公文，尽可能减少发文数量。
2、公文起草须遵循统一的格式和编号规则（具体见附件）。
3、公文须明确适用范围。
十一、公文审核及签发：
１、控股公司对外发文（各职能部门对外发文均应以控股公司名义进行），以及内部重要文件（如：制度、经营计划、重要通知等）由控股公司总经理或其授权人签发。
2、所属分（子）公司对外发文由董事长或其授权人签发，公司内部文件由公司总经理签发。
3、行政部经理负责公文核稿（文体、格式、发文必要性等）工作；必要时组织相关部门会签审核。会签审核须由明确意见，并签名。
4、所属分（子）公司发文均须抄送控股公司行政部。
十二、公文印发：
1、公文签发完毕，由行政部部负责统一编号及印发；属公司对外发文的，由公文发起部门负责递送。
2、公文签发完毕，方可加盖公章。
3、所有发文须在《发文登记表》做好登记并由收文部门签收。
4、已印发的公文，由行政部统一保存管理。非经批准，任何部门及个人不得擅自修改。
第五章 公文保管
十三、公文存档：
所有收发的公文及传阅记录、审批会签记录等需要以收发文单位为类别进行分类保存，并制作公文档案清单。
十四、公文借阅：
已归档的公文，各部门若需借阅，统一到行政部办理借阅手续后借阅。
十五、公文清理：
控股公司及所属分（子）公司年定期对已存档的公文进行清理，对于没有存档价值、已经作废的公文可酌情予以清理，但至少必须保留电子版清单备查。
第六章 附则
十六、本制度由控股公司行政部部起草并负责解释。
十七、本制度自下发之日起执行，原制度中由与之冲突之处，以本制度为准。
