《文书管理制度》
第一章总 则
第一条为使公司文书管理规范化、制度化和科学化，以提高工作效率和工作质量，特制定本制度。
第二条本制度仅适用于本公司所有内、外部文书的管理工作。
第二章职 责
第三条 各项目/部门经理负责本项目/部门相关文书、函件的拟定。
第四条 拟定后的文书需提交公司行政人事部审核，审核后提交总经办批准。
第五条 公司所有内、外部文件的发放必须提交公司行政人事部审核。
第六条 本公司与外界往来的文书收发，由行政人事部统一办理，项目部由项目经理办理。
第三章 工作程序
第七条 行文类别
1、函：本公司对外机关、团体、公司行文时使用。
2、联系函：公司内各部门业务沟通时使用。
3、通知：公司内部向下级部门发文时使用。
4、申请：公司内部向上级部门行文时使用。
5、合同：公司对外单位合作约定时使用。
第八条 行文名义
1、对外行文以公司的名义由分管副总经理、法律顾问初审后报总经办审批并加盖公司公章。
2、公司内部往来文书，由经办部门负责人审批。
第九条 收文
一切外来文函在收文后应首先呈报分管副总经理审阅，重要文件报总经理，经行政人事部登记后按批示交相关部门传阅，传阅完毕交行政人事部归档。
第十条 分文
1、外来文件在收文后呈报总经办核阅后由行政人事部送相关部门处理。
2、各部门收文后呈部门经理核阅，再转交经办人办理。
3、如果文件涉及两个部门或部门不明确，应以关系较为密切的部门为主办单位。如无法
判定部门，呈报总经办决定。
第十一条 发文
1、对外文件由经办部门拟订，分管副总经理审核，总经理审批签字后加盖公章，
一式两份，一份交收文单位，一份经收文部门收文确认后交行政人事部存档。对外文函由行政人事部或经办部门安排人员递送，递送文函时须办理文件签收手续。
2、内部往来文书由经办人拟稿报部门经理审批签字后提交总经办批示后发出，一式三份， 一份交收文部门，一份交总经办、收文部门收文确认后由发文部门归档。
第四章 文件编码以及文件格式
第十二条 部门代码
行政--XZ人事--RS财务--CW
培训品质—PZ客服中心—KH市场拓展—TZ
项目部以项目前两字中文拼音，如：党校项目部--DX
第十三条 文件主题代码
函--HJ合同—HT制度--ZD
方案--FA规程—GC手册--SC表格--B
申请--SQ计划—JH报告—BG总结--ZJ
第十四条 文件编码
1、对外文件编码：JX/GW/年月日/顺序号（如：JX/HJ/20120101-01）
2、对内文件编码：JX/部门/文件主题/年月日/顺序号，文件主题如人事部申请，JX/RS/SQ20120101-1。
第五章 文件结构、字号、间距
第十五条 通知/申请：以[目的/原因]、[依据]、[事项]三段式斟酌运用。
第十六条 文函：以[目的]、[说明]、[办法、建议]三段式斟酌运用。
第十七条 标题：小二，方正粗宋体,段前2行、段后1行，行间距：固定值24磅。
第十八条 正文：五号（外发函件：小四），宋体，段前0行、段后0行，行间距：固定值 24磅。
第十九条 表格：外粗， 1.5磅。
第六章 文书传递、归档
第二十条 对外文件以咖啡色文件袋递送。
第二十一条 内部工作联系单/通知等直接呈送，涉及机密的以咖啡色文件袋呈递。
第二十二条 所有加盖公章的内外文件由行政人事部留存原件，复印件由经办部门建档留存。
第二十三条 各部门的文书统一由各部门指定人员归档。
第二十四条 承办人员收到文件两日内办妥为原则，最迟不超过三日。但有特殊情况，得
呈报总经办延期，但紧急文件应不论时间，立刻完成。
第七章文书的借阅与维护
第二十五条 临时借阅有关文件资料（公司成立、注册、合同除外）须经分管副总同意后，
填写借阅登记方可借阅，只能现场借阅，无特殊需要，原件一律不准许借阅。 第二十六条 如需提取复印件，需提交工作联系单，经总经办批准后方可提取复印件。公司各部门文件应定期全面检查各类在用文件资料的有效性、完整性，发现问题及时处
理，存档文件定期维护。
第八章发文要求
第二十七条内部文书
1、人事任免、行政处罚统一用红头文件；
2、内部通知 /纪要，统一使用内部通知/纪要格式；
3、内部工作申请，统一使用工作审批系单；
4、总结、报告统一使用计划、总结、报告格式；
5、其他按公司各类表单要求填写。
第二十八条 对外文件
1、外发函件统一使用外发格式；
2、所有对外函件/合同/协议等由发文部门拟定，由行政人事部、控制部门会签，总经办审批。
第九章附则
第二十九条其他凡是与本公司有关的内外文书均参照本制度执行。
第三十条本制度最终解释权归公司行政人事部所有。
