文书管理制度
第一章 总则
第一条 为了减少发文数量,提高办公效率和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本公司实际情况,特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括:政府部门函、电、来文,外单位函、电来文,本公司上报下发等各种文件和资料。
第三条 相关文件和资料由各相关部门归口管理。
第二章 收文管理
第四条 公司与外界往来的文件，由综合部文秘人员统一登记、签收及拆封（注明拆封人的除外）。
公司内部印发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷。
第五条 文秘人员对外来文件拆封后，及时附上 “收文签”,并分类登记编号,保管。
公司外出人员开会带回来的文件及资料应及时送交综合部进行登记编号和保管，不得个人保存。
第六条 凡正式文件均需综合部经理根据文件内容和性质阅签后，再由文秘人员分送给有关部门办理或送董事长总经理批示后办理。为避免文件积压误事，文件收到后四小时内送批，紧急公文收到后半小时内送批。
第七条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家及公共场所，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
阅览文件时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,防止丢失泄密。
第三章 发文管理
第八条 公司上报下发正式文件的权力归综合部，各部门一律不
得自行向上、向下发送正式文件。
第九条 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应向综合部提出发文申请,并将文件底稿交综合部审核，再由综合部报送总经理审批。
第十条 公司文件必须由总经理批准签发方可签发。
第十一条 凡以公司名义发出的文件、通告、决定、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。
第十二条 发出的公文，其内容应与文种相符。
第四章 发文程序和要求
第十三条 各部门需要发文,应事先向综合部提出申请，由综合部报总经理审批。
第十四条总经理同意发文时 ，主办部门应以工作实际需要草拟文件初稿。
第十五条 草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严 禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
第十六条 综合部应根据总经理的要求及有关文件规定,对文 稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿，应退回拟稿部门重新拟稿。
第十七条 经综合部审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容,质量负责)。
第十八条 需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。第十九条 文稿审核会签后，送总经理审定批准签发。
第二十条 打印文件样本，应由拟稿人校对并在发文稿上签名。 第二十一条 文件打印后，由印章管理人员盖章，再由文秘人员分发。
第五章 文件的借阅、利用和清退
第二十二条 公司员工因工作需要，需从综合部借阅已归档的文件资料的，须经董事长批准，并办理登记手续。
第二十三条 借阅文件应严格履行借阅手续。各类文件原则上限制在存档处查阅。如确因工作需要必须借阅，需登记在册。借阅时间最长不超过两周，因特殊情况需继续使用，应办理续借手续。文件查（借）阅归还时，由利用者和文件管理人员共同清点检查，并进行归还登记。
第二十四条 借阅者应自觉遵守文件管理制度规定，对文件的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、随意摘抄、复制、转借和丢失等。违者将根据《档案法》有关规定予以严肃处理。
第二十五条 需要复制文件资料的，应由文件管理人员在办公室内复制并登记。
第二十六条 利用文件资料实行无偿和有偿相结合的原则。收费标准详见公司资料复印收费标准表。
第二十七条 文秘人员对承办的公文应抓紧催办，并定期对事情已经办妥的公司文件和按领导要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底、季末和年终清理）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第六章 文件的立卷与归档
第二十八条 归档资料应包括下列内容：
（一）公文资料。重要会议纪要、公司经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等；
（二）人事档案。履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、担保函、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大
奖惩记载、培训记载、照片、影相资料等；
（三）办公设备资料。电脑相关软件，打印机、传真机等驱动程序及说明书。
（四）其它。经营许可证、房屋租赁合同等。
（五）工程竣工资料等。
第二十九条 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。
第三十条 立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
第三十一条 对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则：
（一）批复、批示在前，请示、报告在后；
（二）正件在前，附件在后；
（三）正本在前，定稿在后；
第三十二条 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
第三十三条 上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完，六月份正式向档案室移交,清单一式两份(接交方各留存一份备查)。
第七章 文件的销毁
第三十四条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件, 在经综合部经理同意并报总经理批准后,应派专人按指定方式监督集中予以销毁，并按有关规定,办理申请销毁手续。
