秘书处规范化工作
秘书处是国防教育学院团总支直属的一个重要部门，主要负责学院的日常事务工作以及协调和配合学生会各个部门开展工作。部门制度的科学化，规范化和系统化是提高工作水平和层次的关键。为加强部门的工作管理及建设，保证秘书处工作稳定、有序、可持续性开展，特规范秘书处工作明细如下：
成员职责
一、秘书处秘书长职责：
1、秘书处秘书长是学生会的主要学生干部，直接参与学生会的管理工作；
2、负责秘书处的对外工作，协调好与学生会其它部门之间的关系。对秘书处的工作进行全面监督，并及时做好每次活动的记录；
3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项工作，制定相关工作计划，及时与副秘书长进行沟通交流;
4、负责秘书处活动的策划、监督及总结，保证秘书处的各项活动的顺利开展；
5、监督国防教育学院物品的采购及管理；
二、副秘书长职责：
1、对团总支学生会负责，直接接受秘书长的领导。在处理
决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流;
2、全面负责秘书处内部工作，协调秘书之间的工作分配等关系，在部门例会中总结秘书的工作情况。
3、负责秘书处内部各小组工作的分配、调控，协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系，并对相关成员的表现进行定期评估考核。
4、注意发现和培养优秀成员，关注他们的进步，为他们的发展创造良好的条件和环境。
三、干事职责：
1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识与主观能动性;
2、发挥团队精神，团结协作，集思广益，完善工作细节;
3、始终保持着对工作的热情;
4、负责各项活动的后勤工作，如资料收集、会场及活动现场布置、秩序维持以及采购活动所需物品等。
规章制度
一、日常工作制度：
1、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退;
2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名
义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退;
3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究该组负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误，即予以除名;
4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告，秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处。
二、例会制度：
1、秘书处根据实际工作需要，于每周不定期召开工作会议，全部成员应准时参加。
2、秘书处成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的议题顺利进行;
3、秘书应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长及副秘书长提出;
4、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，秘书迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。
三、物品采购制度：
为了规范我院团总支学生会各部门物品采购工作，确保物品使用的公开化，从而保证各学生干部及部门成员的工作效率，特制定采购制度如下：
1、采购者须以集体利益为采购原则，严禁一切损害集体利益的行为;
2、采购者应根据上级下达指示合理的确定采购商品的种类和数量，不得借机采购私人物品;
3、采购商品过程中，采购者应向销售商索要发票以证明资金去向；
4、若由于采购者的疏忽而购买了错误的商品，则由采购者承担责任，并尽快购买到正确商品;
5、由于资金周转期不定，采购者在必要情况下需自己暂时垫付部分资金，等到统一报销时，再由上级报销。
工作内容及细节
一、物品购置及账目整理。
1．物品采购前各部门须由部长、委员以上职别人员直接向学院学生科老师申请，审核合格后方可将物品清单交付于秘书处进行物品采购。
2．所购物品须开据正规发票，发票数额真实确切。需要缴纳税点的票据在票据背面注明税点以及税费。除发票以外的一切形式收据、收款单不可作为报销凭证。如遇特殊情况，须作出备注说明。（开发票时应注明是“山东理工大学”，切忌注明“国防教育学院”。）
3．采购完成，向秘书处申请报销之前，相关责任人须在发票背面用铅笔注明采购时间、采购人员及所在部门、采购物品的
数量和价格、采购物品用途等相关信息。
4．大宗专项采购：针对运动会等主题性活动的专项采购，活动涉及各系统、部门拟定采购计划向秘书处进行申请，各系统、部门申请时需递交采购计划详单并说明理由，秘书处汇总各部门采购计划后将详单交由学生科老师审查并给予修订意见，审查合格后由秘书处统一组织采购。
5．小量应急采购：如遇突发情况需要进行应急采购的，100元以下的由直接关系部门部长、委员或以上职别人员决定应急物资采购，采购物品可不开具正式发票，但事后须向秘书处说明情况。100元以上的须先向学生科老师进行申请，申请批准后方可按照应急采购的程序进行。
备注：发票项目要具体，劳保用品、学习用品、办公用品耗材之类过于模糊。应开成手套、打印纸、铅笔等具体项目。义乌小商品城购买的商品缴纳约4%的税点可开成发票。各系统、部门由相关责任人将发票送给秘书处相关负责人员予以报销。
关于活动、会议用水：由秘书处进行统一采购。各部门举办活动或会议时需从办公室申领，申领时须填写会议（活动）用水申领表。桶装水需另行说明。
不符合相关规定要求的需报销账目不予以报销。 请相关人员认真落实本报销制度。
二、下发通知
当学院团总支以及团学等学生部门安排具体事宜需学生参
与，由秘书处秘书长向副秘书长下达具体的通知要求，包括时间、地点、人员、着装等，再由副秘书长将下发通知的任务分配给各个秘书，由秘书直接通知参与人员。下发通知的方式分为：
1、口头通知；
2、以书面材料形式张贴于宿舍楼公告栏；
3、借助网络媒体或手机通讯设备通知。
要求：通知时间及时，通知下达明确清晰。
内容：会议标题、时间、地点、参会人员及下发通知的单位。如若以书面通告形式张贴于公告栏，格式规范如下：题目黑体三号，内容仿宋四号，行间距1.5，页边距上左3，右下2.5。
三、布置会场
秘书长向副秘书长传达会议召开时间、地点以及会议主题。副秘书长及秘书在会议召开前至少30分钟到达会场，由副秘书长向秘书具体安排任务：
1、打扫会场卫生，保证地面无杂物，灯光适宜，确保会议所需设备的正常使用；
2、会场若在15号教学楼时（通常为106或104室）需布置会议所需桌椅（从学院226号教室取桌椅，挑选的桌椅要干净结实，桌面不可有涂画痕迹，桌身稳定不摇摆。会后及时将桌椅搬回原处）。
3、桌牌的摆放遵循左为上的原则，即以领导席面对会议人员的方向为基准，由中间开始按领导级别高低先左后右交替摆放桌牌（出席领导为奇数时首长坐于中央，出席领导为偶数时，中
央两位首长按级别高低先左后右入座，另外桌牌的规格需统一，大小以每批制定规格为准）。
4、某些重要会议还需要矿泉水、水果等物品，紧靠桌牌右侧摆矿泉水、水果等。以上物品从学生科办公室拿取，会后及时归还。
5、根据会议举办地点，应在黑板上以楷体书写会议主题大字（会议结束后要及时把黑板擦干净），或挂置会议条幅（保证条幅制作在会议开始前一天完成，根据会场特点领导席正后上方悬挂条幅，有些会场有专门悬挂条幅的位置与用具，如若没有则需秘书处成员自主选取合适位置悬挂条幅，要求条幅必须保证表面平整稳定，不脱落不起伏）。布置会场期间注重细节，做到尽善尽美，确保会议顺利进行。
四、学生科办公室、学生会活动室、公告栏的日常维护及整理
1、日常值班。在规定值班时间，秘书长带领副秘书长或秘书轮流值班；
2、卫生保持。安排团学委员会人员打扫卫生(一天一次，晚自习后)，确保学生科办公室、学生会活动室、公告栏时刻保持整洁状态。在学生会各部门利用上述地点举办活动召开会议后，应安排人员打扫清理。
3、物品管理。将学生科办公室各橱子的物品分类摆放，并在橱子门上贴好标签，注明物品的名称和数量。
4、物品的收发。老师、主席团成员以及各部门需要的物品
由秘书处负责提供，取物品时由副秘书长作好记录，归还时由秘书处人员检查物品是否损坏数量是否齐全，并及时归位，如果物品数量缺少，则由借用人员负责，秘书处重新购置并作好记录。
五、展板制作
领导分配下宣传任务后，由秘书处相关人员设计展板，经过制作与美化，将电子版的效果图交由学院领导审批，经过领导的指点指正，进一步修改完善，直到确认无误为止。再由合作公司直接喷绘出展板。由秘书去合作公司取回展板，最后由秘书处人员把展板贴于宣传栏宣传。展出结束后将展板记录并存放于学生会活动室。
六、与其他部门的协作
学生会是一个有机的系统，各部门既各自有独立的工作领域及任务，又是相互统一的整体。作为协调学生会各部门工作的重要部门，秘书处在学生会举办的各项活动中，按照活动情况有不同程度的人员调配。如若需要秘书处参与协助活动开展，应提前向秘书长提出申请，经决议后，秘书长将工作任务交付于副秘书长，副秘书长直接进行协调工作的安排与开展，与活动举办部门负责人进行沟通交流，并在活动开展时进行监督与指导。活动结束后，由副秘书长作好工作情况记录，并汇报给秘书长。
作为团总支学生会工作的重要环节，秘书处的工作内容繁杂，标准严格，环境多样，具有时间紧、任务重、压力大的工作特点，这不仅对内部成员的工作能力应变能力有较高要求，更强
调了全部人员共同努力团结协作的重要意义。鉴此，秘书处始终秉持着“团结统一，勇于担当”的工作原则，坚持“科学工作，劳逸结合，共同努力，相辅相成”的工作方法，以“全心全意为同学服务”为宗旨，致力于将自己打造成一流的学生工作部门，让工作落到实处，让同学们真正受益，让每一位同学都能形成“遇到困难，找秘书处”的意识。秘书处将发扬艰苦奋斗的精神，凭借骄人的成绩争当团总支学生会的一面旗帜！
