华瀛山西能源投资有限公司 办公室职责及岗位责任制
一、办公室职责
基本职能：文秘、调研、督查、机要、保密、接待、车辆管理、后勤管理等工作。
1、文字调研
1.1负责公司有关会议的计划、组织和会议记录，撰写会议纪要，检查和督促公司各项决议的执行。
1.2参与公司相关政策、制度、办法的制定、审核、修订。负责公文的信息调研、起草和印发，并负责督办；
1.3负责起草综合报告和公司领导讲话等文字工作，协助领导处理公司的日常事务；
1.4负责开展公司重要工作的调查研究，全面掌握安全生产、经营管理等方面信息，为公司领导提供决策参考。
2、机要文秘
2.1负责上级领导机关及公司文件、传真件、信函的登记、收发、传送、呈阅等管理工作；
2.2负责公司文件的校对、编号、分发、转发、归档、保密和销毁工作；
2.3负责公司印信管理工作；
2.4负责办公用品计划、发放和通信工具管理工作；
2.5负责公司资料、报刊的订阅和管理工作。 2.6负责会议有关服务工作及前台接待人员的管理。
3、来宾接待
3.1负责公司重要来宾的接待事务； 3.2负责重要会议参会人员的接待；
3.3负责公司内部及来宾住宿、就餐等事务的协调与管理； 3.4负责公司领导往返机票、火车票的准确预订； 3.5负责公司招待费、住宿费的结算、控制与管理； 3.6协助做好各种会议的组织与筹备；
4、后勤管理
4.1负责公司后勤事务的管理； 4.2负责公司办公资产的管理。
5、车辆管理
5.1负责机关车队管理、调度。
二、办公室管理人员岗位责任制
（一）主任岗位责任制
1.岗位描述
根据国家有关政策、法规和公司发展战略规划，协助公司领导做好综合管理事务，协调公司内外关系，为公司做好服务保障工作，以实现企业管理水平的全面提高。
2.职责
2.1负责办公室全面工作；
2.2负责组织制定、审核、修正公司相关政策、制度。 2.3负责公司有关会议的计划、组织及会议记录，检查和督促公司各项决议的执行情况。
2.4负责组织起草综合报告等文字工作，处理董事长、总经理和副总经理日常事务。
2.5负责组织信息调研工作。对上级部门的指示、通知、决定、要及时呈报公司领导批示。
2.6负责公司领导和部门公务用车的调度和管理。 2.7负责办公室机要保密管理工作。 2.8负责公司机关后勤管理工作。
2.9完成公司领导交办的其他工作。
（二）副主任岗位责任制
1.岗位描述
根据公司发展战略规划和公司领导要求协助主任做好调研、文秘、档案、业务接待、后勤管理等工作，为公司发展和领导决策提供服务和支持。主任离岗时，负责办公室全面工作。
2.职责
2.1负责起草、审查、修改公司有关文件，对外材料和工作报告。 2.2组织人员深入基层调查研究，提供建设性的意见和建议，当好领导参谋。
2.3协助主任组织安排公司召开的有关会议，并督查、督办会议的贯彻落实情况。
2.4组织安排好公司召开的办公会、安全办公会、经济工作会及有关专业会议等，做好会务准备和记录。
2.5抓好文件拟稿、打印、分发及交卷、归档工作。
2.6负责公司公务接待管理，拟定接待管理办法和大型接待工作方案，批准后组织落实。
2.7建立公司对外交流的信息网络。 2.8负责外宾来访的管理工作。
2.9负责公司机关各项后勤事务管理工作。 2.10完成领导交办的其他工作。
（三）文秘调研主管岗位责任制
1.岗位描述
根据公司及办公室工作安排，做好信息调研、文件起草和公司文件的审核工作。做好文件的督察督办；做好机要保密工作；参与做好公司大型会议的筹备与召开，处理办公室日常工作事务。
2.职责
2.1负责公司文字材料，包括工作总结、安排、报告、领导讲话等文件材料的起草工作；
2.2负责信息调研工作；
2.3负责公司文件校稿及安排公司文件、材料的打印、复印； 2.4负责做好公司内外的情况汇报、信息传递和经验交流工作； 2.5负责公司上报下发文件的审核工作；
2.6参加公司召开的各种会议，负责做好会议记录、决议整理及下发工作，督办会议决议的贯彻落实； 2.7负责公司内部刊物的编发； 2.8完成领导交办的其他工作。
（四）车辆管理主管岗位责任制
1.岗位描述
负责机关小车队管理工作，为公司领导和公务用车提供服务。 2.职责
2.1组织制定小车队管理制度，规范小车管理，检查执行情况； 2.2组织驾驶员业务培训，提高业务技能和服务质量； 2.3组织制定和审批小车使用计划； 2.4组织分析追查处理车辆安全事故；
2.5检查车辆维修、保养、耗油及费用核算等工作。 2.6抓好交通安全教育管理，确保安全行车。
（五）综合事务主管岗位责任制
1.岗位描述：
负责办公室重点工作及保密工作的督查督办、外部事务协调、物品购置、职工来信来访；协助做好接待和办公设施维修等工作。
2.职责
2.1负责重点工作及保密事宜的督查督办； 2.2负责办公室外部事务协调；
2.3会同相关部门抓好办公及宿舍物品的购置； 2.4负责职工来信来访工作； 2.5协助做好接待工作；
2.6会同有关人员开展办公及后勤设施、设备维修事宜； 2.7完成领导交给的其他工作任务。
（六）后勤事务主管岗位责任制
1.岗位描述
负责机关后勤行政管理工作，做好为领导和员工的服务工作。 2.职责
2.1负责公司员工食堂、宿舍等后勤保障工作； 2.2 负责公司的安全、卫生的监督管理工作； 2.3负责公司机关后勤维修管理工作； 2.4配合办公室其他岗位工作； 2.5完成领导交办的其他工作。
（七）文字秘书岗位责任制
1.岗位描述
根据办公室工作安排，做好信息工作的日常工作，做好文件起草和公司文件的审核工作。做好文件的督察督办；参与做好公司大型会议筹备及召开，处理办公室日常工作事务。
2.岗位职责
2.1具体负责起草全公司性工作规划、计划、总结、情况汇报、交流材料与领导讲话稿、工作报告等文件，起草和办理以公司名义发布的有关行政事项的通知、通告、通报等；
2.2负责起草、初审以公司名义印发的公文、材料、函件等； 2.3负责搜集、汇总公司各部门、下属各级单位有关的工作计划、总结、汇报等文字材料；
2.4做好公司有关活动、会议的文件、资料的准备工作；负责会
议的记录、录音，草拟会议纪要和会议决定，整理有关资料等；
2.5根据领导指示做好调查研究工作，搜集材料，编写《华瀛动态》；
2.6负责公司大事记的编写工作； 2.7完成领导交办的其他工作。
（八）机要秘书岗位责任制
1.岗位描述
负责机要文档的管理、保密工作，负责对公司章、证等使用和保管工作。
2.岗位职责
2.1负责公司党委总支和行政的机要工作；
2.2做好上级党政来文、信函、传真、电报电信等文件材料的签收、登记、分发、传递、催办、督办、保管、利用等立卷归档有关工作；
2.3负责内部刊物的征订、登记、分发、回收、销毁工作； 2.4做好以公司和公司办公室名义上报下发文件材料的编号、寄发工作；
2.5协助主任、主管负责公司文件保密工作； 2.7负责公司机关有关杂志、资料和报纸的征订工作；
2.8负责公司内请示报告的登记、分发、传递及催督办等工作； 2.9负责公司办公用品的采购、发放、登记、保管和联系维修工作；
2.10完成领导交办的其他工作。
（九）接待秘书岗位责任制
1.岗位描述：
根据要求和外事业务规定做好接待工作。 2.岗位职责
2.1服从上级领导委派的各项工作；
2.2负责做好上级领导及社会各界来宾的接待工作； 2.3根据接待要求制定来宾接待方案，做好准备工作； 2.4负责做好来宾接待保密工作；
2.5做好来宾来访的食、宿、行、游、购等工作，并及时向上级汇报处理来宾遇到的困难和要求；
2.6处理好接待后续工作，妥善处理每月因招待发生的费用； 2.7完成领导交办的其他工作。
（十）档案管理员岗位责任制
1.岗位描述
负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定和统计。 2.岗位职责
2.1负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作。
2.2负责库房档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握馆内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。
2.3负责库房内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘，整洁美观。
2.4检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。
2.5明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。
2.6正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守党和国家机密，严格执行借阅、查阅登记制度。
2.7负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清退，按时入库归位。
2.8应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案；利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。
2.9负责档案、资料利用效果的信息反馈工作，收集利用典型事例，年终写出利用分析综合报告，及实例选编。
2.10完成领导交办的临时性工作任务。
三、办公室工人岗位责任制
（一）办公区前台文员岗位责任制
1.负责来电咨询、转接、传达及有关事宜； 2.负责客人接待、基本咨询和引见等事宜；
3.负责公司文件、传真的收发和材料打印、复印工作。
4.负责公司会议服务相关工作。
5.负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。
6.完成办公室安排的其他工作任务。
（二）后勤维修人员岗位责任制
1.在办公室后勤主管的领导下，负责公司后勤（办公区、宿舍、食堂等）维修工作。
2.定期检查公司办公区、生活区水、电、气 暖等系统运行情况，发现问题，及时联系，排除解决。
3.负责办公及生活常规物品的维修保养工作。
4.及时做好损坏门、窗、灯具的维修和疏通堵塞的下水道。 5.节约原材料，修旧利废，节省费用。 6.完成办公室安排的其它工作任务。
（三）小车队队长岗位责任制
1.负责小车队全面管理工作。
2.负责车队规章制度的制定和奖罚制度的执行落实，
3.制定车辆管理与使用计划，合理安排和调配车辆，保证公司公务用车。
4.负责车辆维修、保养、费用核算和经费结算工作。
5.组织办理并健全驾驶员、车辆的各种手续，做到建账建档，保证车辆正常使用。
6.加强管理和教育，提高服务水平。
7.负责安全行车教育和业务知识学习，确保安全行车。 8.完成领导交办的其它工作。
（四）小车队副队长岗位责任制
1.协助队长抓好小车队日常管理工作。
2.协助队长制定车辆管理与使用工作计划，负责车队规章制度、奖罚制度的执行工作。
3.协助队长抓好车队的车辆维修、保养、费用核算和经费结算工作。
4.抓好车库管理、油料管理，杜绝浪费和流失。
5.组织办理并健全驾驶员、车辆的各种手续，做到建账建档，保证车辆正常使用。
6.督促检查车辆卫生，保持良好的乘车环境。
7.抓好日常安全教育和业务技能学习，提高车队服务质量。 8.完成领导交办的其它工作。
（五）车队安全员岗位责任制
1.认真贯彻落实华瀛公司车辆管理制度等安全管理规定。 2.开展形式多样化的安全教育活动，抓好每日车队班前会安全知识学习，作好记录，通过实际案例分析，教育驾驶员，反违章，防事故，消除安全隐患。
3.坚持检查车辆技术状况和所带随车物品，必须带好必要的安全
器具、维护工具等物品。监督驾驶员的思想动态，驾驶技术和安全行车状况，及时处理车辆安全问题。
4.协助车队按时做好车辆的二级维护、年检及车辆保险工作。 5.利用班前会做好驾驶员出车前，问询告知工作。
6.及时掌握驾驶员思想健康情况，及时化解各项矛盾，防止驾驶员带“病”开车。
7.安全检查，要日查与月查，小查与大查，抽查与普查想结合，保证车辆安全性能及财产安全，杜绝事故发生。
8.每季度组织驾驶员进行一次全面安全知识考核，考核不合格的提出处理意见，报车队领导处理。
9.协助队长、副队长做好领导安排的其他工作。
（六）华瀛公司车队调度员岗位责任制
1.遵守公司车辆管理的各项管理制度，合理处理轻重缓急，优先保安全生产用车。
2.掌握所有车辆的技术性能、安全状况和人员的思想状况，杜绝病车上路。
3.根据派遣单派遣车辆，没有派车单禁止派车。
4.及时掌握乘车人员的目的地，合理派遣车辆、调配乘车人员，提高车辆使用率。
5.对出长途车辆要交代清出车时间，路线，任务，注意事项。要调度车辆到达目的地时间、工作完成情况及驾驶员状态，保证驾驶员及车辆的安全。
6.记录好出车驾驶员、乘车人员情况，及时了解乘车人员的反馈。 7.做好详细记录每日车辆的行驶里程、时间地点、用车事由及部门，并由有关人员签字。
8.协助队长、副队长做好领导安排的其他工作。
（七）驾驶员岗位责任制
1.认真执行公司各项规章制度，服从车队领导，听从车队统一调度指挥。
2.自觉遵守交通法规，确保安全行车。
3.加强自身道德修养和业务技能学习，保持良好的职业道德和技能水平。
4.及时汇报车辆运行情况、出车任务完成情况及车辆状况，并记录车辆的行驶路线及行程。
5.做好车辆维修、保养工作，保持车况良好。
6.出车前后对车辆卫生进行清理、清洗，保证车容、车貌整洁、美观。
7.按照规定停放车辆，防止车辆损坏被盗。 8.自觉做好保密工作。
9.执行上级交付的其它工作任务。
（八）食堂班长岗位责任制
1.全面负责食堂业务管理和技术指导工作。
2.建立健全食堂管理制度，安排协调采购、保管、制作、开餐等项工作。
3.负责食堂员工的政治思想教育和业务技术培训，提高业务技能和服务质量。
4.负责制定食堂食谱菜单及其规格标准，抓好成本核算，控制食品成本。
5.负责拟定食品原材料及餐具等物品的采购计划并上报审批。 6.负责厨房所有设备、器具、餐具的使用及检查，保证正常使用。 7.严格贯彻执行食品卫生法，把好原料进货验收关，
做好炊具、餐具消毒，抓好员工个人卫生和食堂环境卫生，杜绝食物中毒事故。
8.采取措施，做好防毒、防火、防盗、防破坏等安全工作。 9.负责食堂工作人员的工作岗位安排调整以及考勤、考绩、评奖工作。
10.定期向后勤主管汇报，完成上级安排布置的其他工作。
（九）食堂厨师长岗位职责
1.协助班长抓好食堂日常管理工作；班长不在时负责食堂全面管理工作。
2.负责厨房烹调工作。
3.检查原料准备情况和原料质量，在生产过程中有效控制各类物品的消耗。
4.负责监督炊具设备的正确安全使用，并保持清洁。 5.控制食品成本，合理使用各种原材料。
6.严格执行卫生管理制度，监督检查食品卫生、环境卫生和员工个人卫生，确保食品绝对安全。
7.抓好成本核算，控制食堂成本。 8.做好设备的维修保养及安全、防火工作。
9.配合厨师长进行原料库存盘点工作和员工考勤、考绩 奖惩工作。
（十）食堂炊事员岗位责任制
1.服从工作安排，积极主动做好本职工作。 2.严格遵守食堂各种规章制度，遵纪守法。
3.加强政治和业务技能学习，提高岗位工作技能和优质服务意
识。
4.严格遵守岗位操作规程，爱护公物，安全操作。
5.严格按照规定的数量标准加工制作主副食品，确保卫生达标。 6.严格遵守岗位个人卫生各项要求，搞好环境卫生。 7.文明上岗，优质服务。 8.完成领导交办的其它任务。
