《秘书之友》2008 年第2期 33 2007 5 50 10 2 8 45 年月国家秘书资格考试三级案例录
像题有两题，共分。这两道题均要求仔细观 看秘书高叶的工作情景，指出其工作环境、工 作表现及个人行为中至少处正确和错误的地 方，每处分。这里试对第一题加以分析。 宏远公司总经理助理高叶。 公司小会议室。
点分，身着职业装的高叶持文件夹与
秘书小田一起走进公司小型会议室，开始会议 前的准备工作。
会议室里，窗明几净；呈椭圆型的会议 桌，摆设整齐，绿色植物充满生机。 高叶：“小田，把窗户打开，调好空调温 度。” 小田：“好的。”他打开窗户，调节空
调。高叶在座位上翻看文件。这时来开会的三 个部门经理一起走了进来。 高叶招呼道：“你们来了？” 众经理：“高秘书，你好。”然后在高叶 的对面落座。
高叶：“昨天通知带的资料带来了吗？”
一、情景叙述
谢世洋刘丽萍朱赛赛郭金兰
——2007年5月国家秘书资格考试三级案例录像题解读 众经理：“带来了。” 高叶一边翻阅资料，一边示意小田给大家 倒水。这时杨总经理来了，高叶起身迎接： “杨总来了？” 大家齐声说：“杨总，你好。”
高叶亲自给杨总倒水。小田随手关上门。 会议开始。 杨总：“今天请三位来，是想了解一下各 方代表对前天结束的会展的反应。高秘书已经 通知了你们会议内容，相信你们都做了准备。 一会儿呢，针对会议中出现的问题做个总结。 高叶，要不你先说说你们会务组的情况，然后 他们再发言。”
高叶：“好，那我先说。对于这次会展， 我在结束时做了现场调查。这是调查表，你们 传着看看。我汇总了一下，应该说对这次会议 的组织，会务组成员都比较尽心，基本取得了 预期的效果。参加展销的厂家也比较满意，感 觉收获不小。会议内容比较紧凑，也比较精 彩，对于食宿的安排也没提什么意见。” 杨总：“那会议结束后，对没有马上走的 人怎么安排的？”34 《秘书之友》2008 年第2期
RETARY`S COMPANION 高叶：“根据他们的要求，我跟饭店已说 好，延长住宿的费用照常优惠。但是有些环节 我想以后要注意：一是报名参加的人数与实际 到会人数有很大出入，会议资料准备不够，我 们已经让没有领到的单位留下详细地址，这周 内就给他们快递过去。二是我们的服务人员对 会场环境不太熟悉，给代表造成不便，代表中 有所反映。基本情况就是这样。” 部门经理一：“我在会场听到有的代表抱 怨会议室温度太高了，空气也不好。” 部门经理二：“第二天有的分会场的引导 标识挪走了，害得参会的人问来问去。” 部门经理三：“我了解的情况也差不多， 基本上他们都说了。” 听完他们的表述，杨总说：“高叶，你把
刚才他们说的情况再调查一下，然后实事求是 写进会议总结中。会议总结写好后先给我看一 下。今天的会议就到这了。” 高叶：“好的。” 三个部门经理起身离开：“杨总，高秘 书，我们先走了，再见。” 杨总、高叶：“再见。” 小田秘书：“高秘书，这是会议记录。” 高叶接过会议记录，稍做整理后递给杨 总。
高叶：“杨总，您在这儿签个字。有关会 议经费的情况我统计完了，基本符合会前预 算，没有超支。详细的数字我会连同会议总结 一起给您。杨总，您先忙吧，我们收拾一下再 走。” 杨总：“好吧，再见。”杨总起身离开。 高叶、小田开始收拾会议室。 高叶：“小田，把窗户和空调关了。”
小田应道：“好的。”
高叶把凳子一张张摆放好，同时吩咐小 田：“出门前别忘了关灯。” 小田：“好的。”
待一切收拾妥了两人关灯离去。
二、情景分析 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.这道情景题的主题是会议的组织与安排。
其中涉及三方面的知识点：一是会前筹备，二 是会中服务，三是会后总结。
（一）会前筹备
会议前，秘书应做好以下工作。
制定会议方案。包括确定会议主题与议
题，确定会议时间与地点，确定会议参加人、主持人与发言人，确定会议所需设备，确定会 议文件内容与发放范围，拟定会议经费预算， 确定会议人员的食宿，确定会议筹备机构等。 发送会议通知。
制定会议证件与指示标识，包括代表证 和各种区域的指示牌、名签、台签等。 布置会场。
检查会务筹备情况。即检查会场布置是
否符合需要、会场能否排除干扰、会场温度是 否适宜、会议设备是否良好、会议资料是否备 齐、会议保卫工作是否到位等。 拟订会议议程与日程。
审核会议文件，如有关领导人的讲话稿 及会议的议程与日程安排等。
与领导沟通会议筹备情况。
拟定会议应急方案，包括人员、场地、设备、资料等方面可能出现问题的应急措施。 安排与会人员的食宿。
从情景录像来看，该情景牵涉两个会议：
一是眼前的工作总结会，二是前天刚结束的新 产品展示会。前者是单位内部的小型座谈会，
后者属百人左右的中型商务洽谈会。录像中未 涉及两会的会议主题、名称、时间如何确定等 问题。也就是说，可以绕开这些方面去分析。 那么，考生应该从哪些方面作分析呢？ 先看刚结束的“新产品展示会”。 一是高秘书能在会议前印制好新产品宣传
资料是对的。但统计不实，以致有些代表没领 到，不对。
二是高秘书能事先制作好会议的指示标 识，对；但会议进行的第二天，有的会场的标
识就被挪走了，不对。这说明这方面准备工作《秘书之友》2008 年第2期 35 6 1.2.3.4.5.6.7.8.9.还是做得不够。
三是高秘书能为与会代表预定好住房是对
的，后来又为推迟离会者与饭店协商继续优惠 也是对的。
四是能给有关单位提前发出会议邀请函是 对的。没有做好参会者的信息反馈工作，以致 实际到会人数与会前报名人数有很大出入，这 是不对的。
五是会前未很好地检查会议筹备情况，以 致出现会议服务人员对会场环境不熟悉的问 题，给与会代表造成不便，不对。
六是会议前没调好会场温度，以致代表抱 怨会场温度太高，不对。
七是能在会议前拟定会议经费开支，对。 再看正在召开的新产品展示会工作总结座 谈会。
一是高秘书能将会议时间、地点及要求提 前通知相关人员，对。
二是高秘书将这次仅人参加的小型座谈 会安排在本公司的小会议室进行，不仅大小适 中、方便工作，而且环境优雅、设备齐全， 对。
三是高秘书能及时与领导沟通，确定会议 的参加人、主持人与发言人，对。
四是能提前与下属小田一起到会议室做好
会议的各项准备工作，包括先打开窗户让空气 对流，再调节好室内温度等，对。
（二）会中
会议期间，秘书应做好下列工作： 接站。
会议签到和引导。
接待新闻媒体等相关人员。 做好会议记录，编发会议简报。 会议值班。
收集会议信息，包括与会者信息、会议 信息等。
反馈会议信息。
提示会议按计划进行。 监督会议经费使用。 10.11.处理突发事件。
做好与会代表的返程工作。
那么，作为总经理办公室秘书的高叶在 “两会”中工作做得如何呢？ 先看新产品展示会。
录像中有关接站、会议签到和引导、会议 值班、接待新闻媒体、做好会议记录和编写会 议简报、做好与会代表的返程工作等均没有涉 及，也就是说，对这些无须也无法作分析。那 么，能分析的有哪些呢？
一是收集和反馈会议信息工作。高秘书能 在会议期间做好现场调查，了解代表们对会议 组织工作的意见，对。
二是反馈会议信息。高秘书能将会议进行 情况和经费使用情况及时反映给领导，对。 三是监督会议经费的使用，确保不超支， 对。
四是处理突发事件。高秘书能在文件资料 不够的情况下，让没有领到资料的单位留下地 址，本周内印制好给他们快递过去，对。但对 部分会场上的引导标识挪走了这一突发事件没 采取补救措施，不对。
再看正在召开的新产品展示会工作总结座 谈会。
这是一次公司内部的小型专题会议。接
站、值班、媒体接待等与大中型会议相关的工 作自然可免。涉及的内容主要有以下方面： 一是签到。作为会议的组织者、主持人， 应该叫前来开会的人员签到，而高叶没这样 做，不对。
二是高叶没有在会议开始时作简要的开场
白，也没有在杨总讲话后（会议结束前）作简 要的归纳和总结，即没有积极引导会议按计划
进行，不对。
三是在会议开始时能安排小田秘书作会议 记录，对。会议结束时，能检查会议记录并叫 领导（杨总）签字，对。
四是在发言时能将展示会上收集到的信息 逐条反馈给与会者，对。
教育与培训RETARY`S COMPANION M 1.2.3.4.5.6.7.1.2.五是在接待与会人员方面做得欠妥——高
秘书叫小田秘书给三位部门经理倒水，而亲自 给杨总倒水，不对。这会给人一种趋炎附势之 感。
（三）会后
会议结束后，秘书应做好以下工作： 整理会场桌椅，关闭设备和门窗。 收集整理会议文件。 编写会议纪要。 结算会议经费。 落实会议精神。 做好会议总结。
做好会议评估。
高叶在这些方面做得如何呢？
先看已开过的新产品展示会。
从录像来看，整理会议文件、做好会议评 估、编写会议纪要都没有涉及。能供分析判断 的有下列情景：
一是高秘书能在会后及时结算会议经费，
并将收支平衡情况向领导报告，对。 二是能及时召开新产品展示会工作总结会 议，对会议组织工作进行评估，对。
再看正在召开的新产品展示会工作总结座 谈会。
录像展现了这次总结会议的全过程。从会 后情景来看：
一是高叶吩咐小田秘书关好窗户，关闭空 调，关掉电灯，对。
二是高秘书亲自整理会场桌椅，以备下次 再用，对。
整理会议文件等则是回到办公室之后的事 情，录像中没有涉及，就免去分析了。 从以上可知，作为总经理办公室秘书的高 叶，其工作环境、工作行为的正误点有： 能组织相关人员对刚结束的展示会进行 总结，对。
将会议工作总结座谈会安排在小会议室 进行，对。
三、结论 3.4.6 5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.会议室有绿色植物，桌椅整洁，各种摆 设井然有序，对。
将与会者人安排在小会议室的椭圆型
会议桌前就座，让杨总居中，其余人员分坐两 边，对。
能在会议召开前将会议通知、会议主题 与会议要求提前告诉参会者，对。 能提前到会场做好开会前的准备工作， 对。
没有叫与会人员签到，错。
能安排属下秘书做会议记录，对。 在接待中没有一视同仁地给与会者倒水， 错。
没有主动引导会议开始与结束，错。 能将上次会上调查得来的信息反馈到总 结会上，对。
在总结时，能一分为二地看问题，既肯 定成绩又指出失误，对。
在指出工作失误时，没有去找原因，更 没有提出改正措施，错。
能将会议经费的使用情况及时向领导汇 报，对。
能把会议记录当场给会议主持人过目和 签字，对。
能在会议结束后吩咐小田秘书关好窗
户、空调及电灯，并一起整理好桌椅以备下次 再用，对。
此外，与已经结束的新产品展示会有关的 正误点前面已作过分析，这里不再赘述。 这个录像情景与以往的不同之处在于会中
有会，即现实情景是开会，而会议主题又是总 结刚刚结束的会。只有把两个会议联系起来， 从会前、会中、会后作系统分析，才能得出科 学结论。一些考生只看到眼前的“总结会”而 忽视了总结会上折射出来的“展示会”，不懂 得用系统的观点、联系的观点去分析问题，以 致就事论事，这自然拿不到高分。 （作者单位：赣南师范学院文学院）
