文件管理办法
一、总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转发
和统一归档并负责组织、编制、更改和公司一般性文件。
二、体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一
归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文
三、采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。
四、文件的审批：公司管理性文件由总经理审批；公司技术
性文件由主管领导审批；采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批；新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。
五、文件发放：公司下发的文件，由文件管理部门与文件起 草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。
六、管理：文件从起草、审核、浅批到印发、存档，应遵从
本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录；文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。
五、文件的收、转、发
1、公司起草发布的文件，由起草或修订/更改部门做好文件标示，连同批准的有关资料一同交文件发放人员；文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。
2、当文件需要进行转移时，应首先将文件送交发问单位，由文件归口管理部门登记后再转发，不可私自转发。
六、文件损坏/丢失：文件在有效期内丢失或损坏，应由丢
失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出更换/补发；对于丢失文件，文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的受控号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件受控号不变，不再重新登记。
七、文件的领取及保存：领取时，须在发文登记表上签名，
文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。
