XX集团-OA系统立项方案书
目录
一、XX集团目前的流程及知识管理现状 ....................................................................................2
1.1 流程管理现状 ...................................................................................................................2 1.2 知识管理现状 ...................................................................................................................2
二、XX集团实施OA系统调研 ....................................................................................................3
2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统 .............................................................................3 2.2 实施OA系统有什么风险 .................................................................................................3
三、实施OA系统的价值体现.......................................................................................................3
3.1 OA简介..............................................................................................................................3 3.2 XX集团实施OA系统的价值体现 ....................................................................................4
3.2.1 流程规范、制度统一 ...........................................................................................4 3.2.2 规范管理、有序处理 ...........................................................................................4 3.2.3 实时管理、提升效率 ...........................................................................................4 3.2.4 协同办公、规避风险 ...........................................................................................4
3.2.5 知识积累、经验分享 ...........................................................................................4
四、OA系统实施计划....................................................................................................................5
4.1 OA系统选型 ......................................................................................................................5 4.2 OA系统实施计划 ..............................................................................................................5 4.3 OA实施目标.......................................................................................................................5
五、其它企业OA系统的信息了解 .............................................................错误！未定义书签。
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一、XX集团目前的流程及知识管理现状
1.1 流程管理现状
流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。
流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。 信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结束一直收到各个邮件。
1.2 知识管理现状
经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，效率低下；
知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；
规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】
制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于一些规章制度是否有效执行，往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；
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二、XX集团实施OA系统调研
2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统
严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。
１、清晰了解自己的需求
是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的 企业发展需求。
２、规章制度需明确
实施OA系统的过程中最影响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。
3、硬件设备
目前我公司的硬件设备完全足够
4、二次开发能力
目前信息部门完全具备这样的能力
2.2 实施OA系统有什么风险
ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。
因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用„„在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。
三、实施OA系统的价值体现
3.1 OA简介
OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统， OA办公自动化
过往的一些偏见往往认为 OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、
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文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。 对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。
3.2 XX集团实施OA系统的价值体现
3.2.1 流程规范、制度统一
基于统一的信息收集，所有员工在同一平台获取相关信息，避免很多规章制度、业务流程审批因多人传递而产生信息偏差
3.2.2 规范管理、有序处理
通过统一的待办事务、待审流程管理等相关功能，使得相关管理和业务处理工作更为有序与规范。
3.2.3 实时管理、提升效率
管理者可通过手机或其它移动终端设备，随时随地登录系统，管理审批事务
3.2.4 协同办公、规避风险
对于某些重要项目的进展，可进行多人协同处理，处理过程实时知会相关领导，以便对项目进展进行及时指导和批复
3.2.5 知识积累、经验分享
员工在长期的工作中积累的经验和知识，点点滴滴的汇集，形成庞大的属于XX集团特色的知识文化，以使更多的员工理解和学习，更多好的知识与经验得到延续
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四、OA系统实施计划
4.1 OA系统选型
目前市场上的OA系统品牌很多、价位从几千元甚至到几百万元的都有，基于XX集团当前信息化建设程度、企业规模及发展战略需求，选择OA系统主要考虑以下几个问题：
1-品牌知名度 【选择市场上中大型成功案例较多的品牌】
2-信息系统集成度 【结合企业目前应用的财务系统、ERP系统、后台数据库的情况，选择能与当前系统集成度高的产品】
3-产品侧重点 【除满足企业OA应用需求，偏重于考虑人力资源比较完善的系统】 4-价格考虑 【以当前XX集团的规模及应用情况，小型的系统基本不去考虑，初步定位系统在 20-40万区间的产品】
4.2 OA系统实施计划
1- 现场交流演示：针对选型要求，初步定位
2、3套产品，联系厂家到XX集团现场与管理者、员工进行交流演示
2- 明确合作产品、签订合作协议：征集员工意见，明确选型产品，达成共识后签订合作协议
3-组建内部项目小组：OA产品涉及到多部门、多层次人员的工作及一些业务流程的改造与制订，需成立专门的项目小组进行协同实施
4-制订实施周期：由软件厂商与XX集团项目小组商议后制度OA实施周期
4.3 OA实施目标
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