XX集团-OA系统立项方案书
目录
一、XX集团目前的流程及知识管理现状 .....................
21.1 流程管理现状 ........................2
1.2 知识管理现状 ........................2
二、XX集团实施OA系统调研 .......................
32.1 具备什么样的条件才可实施OA系统 .....................3
2.2 实施OA系统有什么风险 ....................3
三、实施OA系统的价值体现..........................
33.1 OA简介............................3
3.2 XX集团实施OA系统的价值体现 .....................
43.2.1 流程规范、制度统一 .....................
43.2.2 规范管理、有序处理 .....................
43.2.3 实时管理、提升效率 .....................
43.2.4 协同办公、规避风险 .....................
43.2.5 知识积累、经验分享 .....................
4四、OA系统实施计划.........................
54.1 OA系统选型 ...........................5
4.2 OA系统实施计划 ..........................5
4.3 OA实施目标............................5
五、其它企业OA系统的信息了解 ............错误！未定义书签。
一、XX集团目前的流程及知识管理现状
1.1 流程管理现状
流程申批信息分散：大量的流程申批通过电子邮件的发送、接收方式进行，而流程申批
后的备查只能通过各自的电脑中搜索邮件。
流程不透明：很多流程的申批，对于大多数员工都是不清楚如何进行的，有需要时则通
过各种沟通方式向其他同事咨询，效率较低，也容易导致信息误传。
信息泛滥：很多高管对于某个流程进行申批时，经常时从一开始到流程结束的过程中收
到很多邮件，导致获取信息过于泛滥。而真正作出决策时，只需要一目了然知道各相关人员的意见即可，无需从开始到结束一直收到各个邮件。
1.2 知识管理现状
经验得不到延续：员工流动，其工作经验及知识是无法移交的，往往新任同事从头再来，
效率低下；
知识无法积累：很多员工对企业有好的的想法和建议，可能在传达或执行过程中因各种
原因无法延续或变了调，时间一长，往往是不了了之；
规章制度缺乏一致性：企业经过多年发展，很多规章制度在不断完善和改进，但规章制
度在传达过程中往往缺乏及时性和一致性，造成很多重复的工作；【比如随机抽查XX集团１０位员工，询问公司的年假制度和办公用品的领用制度，可能会得到不少于两种不同的答案】
制度的执行过程中得不到及时有效指导和监督：高管对于一些规章制度是否有效执行，
往往是等出了问题或在例行检查中才能知道，无法进行及时的指导和监督；
二、XX集团实施OA系统调研
2.1 具备什么样的条件才可实施OA系统
严格意义来讲，只要企业有规范企业管理，提升管理效率的要求，都具备了上ＯＡ的前提和条件。重点有四个，我们需要重视的是前面两点。
１、清晰了解自己的需求
是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是上线OA软件重要前提条件，此前提不仅是成功实施的的基础，也是选择OA厂商的重要参考指标。并能保证系统有足够的扩张性，能满足未来３－５年的 企业发展需求。
２、规章制度需明确
实施OA系统的过程中最影响进度的是各种规章制度、流程经常变动，相信成立项目小组后，前期把需求明确后，这种经常要变动的情况应该比较少。
3、硬件设备
目前我公司的硬件设备完全足够
4、二次开发能力
目前信息部门完全具备这样的能力
2.2 实施OA系统有什么风险
ＯＡ项目能否正常实施，企业高层领导的重视是保障项目成功的关键。
因为OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用„„在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。故从制度化的保障或纳入绩效考核是较为可行的办法。
三、实施OA系统的价值体现
3.1 OA简介
OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，一般的叫法是：OA系统， OA办公自动化
过往的一些偏见往往认为 OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、
文献检索等等这些非结构化数据的处理和交换过程，随着企业信息化的普及和IT技术的发展，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。 对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS），为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统，通过各种有效信息让员工更准确、高效地工作。
3.2 XX集团实施OA系统的价值体现
3.2.1 流程规范、制度统一
基于统一的信息收集，所有员工在同一平台获取相关信息，避免很多规章制度、业务流程审批因多人传递而产生信息偏差
3.2.2 规范管理、有序处理
通过统一的待办事务、待审流程管理等相关功能，使得相关管理和业务处理工作更为有序与规范。
3.2.3 实时管理、提升效率
管理者可通过手机或其它移动终端设备，随时随地登录系统，管理审批事务
3.2.4 协同办公、规避风险
对于某些重要项目的进展，可进行多人协同处理，处理过程实时知会相关领导，以便对项目进展进行及时指导和批复
3.2.5 知识积累、经验分享
员工在长期的工作中积累的经验和知识，点点滴滴的汇集，形成庞大的属于XX集团特色的知识文化，以使更多的员工理解和学习，更多好的知识与经验得到延续
四、OA系统实施计划
4.1 OA系统选型 目前市场上的OA系统品牌很多、价位从几千元甚至到几百万元的都有，基于XX集团当前信息化建设程度、企业规模及发展战略需求，选择OA系统主要考虑以下几个问题：
1-品牌知名度 【选择市场上中大型成功案例较多的品牌】
2-信息系统集成度 【结合企业目前应用的财务系统、ERP系统、后台数据库的情况，选择能与当前系统集成度高的产品】
3-产品侧重点 【除满足企业OA应用需求，偏重于考虑人力资源比较完善的系统】 4-价格考虑 【以当前XX集团的规模及应用情况，小型的系统基本不去考虑，初步定位系统在 20-40万区间的产品】
4.2 OA系统实施计划
1- 现场交流演示：针对选型要求，初步定位
2、3套产品，联系厂家到XX集团现场与管
理者、员工进行交流演示
2- 明确合作产品、签订合作协议：征集员工意见，明确选型产品，达成共识后签订合作协
议
3-组建内部项目小组：OA产品涉及到多部门、多层次人员的工作及一些业务流程的改造与制订，需成立专门的项目小组进行协同实施
4-制订实施周期：由软件厂商与XX集团项目小组商议后制度OA实施周期
4.3 OA实施目标
第一阶段：业务操作电子化。其特征是将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程；关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率；
第二阶段：业务流程信息化。其特征是通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率；
第三阶段：业务管理知识化。其特征是让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，全面提升执行力；
第四阶段：业务决策智能化。其特征是在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等工作。
