会务操作手册总结
1、款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺利进行。
2、与酒店提前3-4个月预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。与旅行社确定旅游项目，价格，旅游人数，签订合同。
3、分工明确，各司其职。总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。
4、邀请工作，策划的邀请函出来后，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀请客户，把会议的主题、亮点说清楚，吸引的地方如抽精美大奖、赠送精美礼品或正版软件说清楚，旅游项目说得吸引人一些。客户参会名单及时整理好。
5、会议资料准备：打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。礼品奖品及时准备。
6、会场布置：酒店大堂的欢迎牌与条幅、大屏幕欢迎PPT等，各种指引牌，餐厅的祝福条幅与宣传牌等，酒店房间的水果与问候卡，会场的背景板，条幅，为会议特别制作的宣传画、主持台LOGO、鲜花，各种展架，座位矿泉水，会议纸笔，笔记本电脑到位（主持台一台，控制台一台，演示区2-4台）。茶歇区布置，主持台的台式麦克1-2个、无线麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台，礼仪物品与礼仪小姐，奖品、礼品到位。声光电调试，桌签核对与制作、排列。演讲时间控制牌。预留座椅。贵宾室布置。技术演示区布置。
7、签到处：会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几份，分批签到。签到人员要及时整理签到名单，统计人数。明确职责，把开收据、收钱、给资料的人员分工明确，收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名，以便查找。餐劵如果中、晚餐券种类多，一定要清楚的送给客户，不要造成客户午餐时拿的是晚餐券。如果有旅游项目，及时统计好旅游人数与名单，方便与旅行社核对人数与账目。会中，及时把签到表整理好，打印成册，会后发给与会者。
8、接待人员，有专人负责租车事宜，接机接车有专门人员配置，这些人员要掌握司机电话，车型与座位数，以便及时调度车辆；还要掌握客户到达机场车站准确时间，安排工作人员与司机接待。准备好接待牌，使客户能准确找到会务接待人员。跟车人员准确把客户送到会场，安排住宿，重要领导与嘉宾需要专门人员接待，嘉宾房间提前开好，嘉宾到后直接入住。会前、把客户从签到台引领到会场合适的座位上，尽量让客户前排就坐。
9、会务房间：会务组设专人负责开房间，统计房间数与嘉宾入住人数，入住房间一定要写清楚嘉宾的详细信息，保证工作人员及时找到客户。会务组提前预估到会人数，与酒店预留最低房间数，会议当天会务组开出嘉宾房间，嘉宾到后直接入住；其他客户到后按各个身份证登记入住房间，保证有房可住，嘉宾单住还是与人合住，会务组住宿负责人帮助协调，两人合住的，私下结账。
10、旅游事项：会务组设专人负责旅游项目，与旅行社沟通协商，确定旅游项目、时间、租车、价格等，会议当天统计好旅游人员详细名单与人数，收好费用，与旅行社的款项交代清楚。会后督促客人及时上车集合，核对人数，请导游向客户说清旅游注意事项，具体事情交给导游负责，如讲解、住宿、餐饮、买票等
11、，会务组负责监督人数，督促旅游者准时到达各个地点。保证旅行顺利进行。
12、主持人工作：核对议程，反复排练，把串词、议程熟记于心，保证主持时不出错，根据会议主题控制会场氛围，控制好会场的不同时间段的不同氛围，需要激情的时候激情澎湃，需要深沉的时候严肃深沉，需要幽默的时候妙语连珠„„根据议程与各个演讲嘉宾核对时间与演讲顺序，保证出场时嘉宾顺利到场，如果嘉宾有特殊情况不能及时到岗，要及时调整议程，并向大会说明情况。会前检查好会议相关的所有演示文稿与音乐、宣传片等，保证会中不出错。与音响师、控制台、总协调做好紧密配合，保证会议顺利进行。会前向听众介绍会场注意事项与会议相关事项，如餐饮地点、抽奖事宜、赠送事宜、凭嘉宾调查表领取礼品与软件事宜、旅游事宜、退房事宜、开发票
13、事宜等。会前要与总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。
14、总协调：会场所有事务的控制工作，保证各种工作顺利有序进行，如议程、嘉宾到位、主持台、控制台、音响控制、投影控制、座椅控制、饮料控制、摄影摄像控制、嘉宾演讲、颁奖、抽奖、礼仪小姐的培训、演讲时间等控制。保证会议顺利进行。
15、会前，总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。
16、嘉宾接待：除机场车站接待、住宿安排外，会前的宴请工作，贵宾室接待工作，记者采访工作，采访内容协调工作，会后宴请工作，红包礼品工作，送嘉宾到机场等工作。
17、控制台：控制会场的声、光、电，与音响师、主持人做好配合，保证达到会议效果。会前、会中、会后的音乐控制。
18、礼仪小姐：颁奖、抽奖等工作的礼仪工作，与议程吻合，总协调提前做好礼仪培训工作。
19、餐饮服务人员：会前与酒店保证最低和最高就餐人数，保证酒店预留足够的饭菜。会后引导客户到餐饮区，分好区，保证客人有序的就坐，销售公关人员要及时调整与客户的就餐位置；与酒店做好统计人数工作，方便会后结账。餐票出现问题，及时与酒店协调。饭菜、饮料、酒水要充足，雅间要提前预定，菜单提前定好，让客户及时满意的就餐。就餐后，与酒店签字，核对餐券，确定就餐人数。 20、采访负责人：做好记者的接待工作，红包分配，写清名单，方便以后结账。培训好记者如何采访嘉宾，何时何地，采访稿、新闻稿提前给记者，保证采访、新闻及时公布，采访地进行精心布置，如鲜花、水果、饮料、背景板、摄影机、相机、灯光、接待人员布置完毕。会中、会后保证新闻报道及时到位。与记者、摄影师协调，各种影像资料要保存好。
21、摄影师：保证会议当天摄影机到位，设备、摄影带、储存卡等充足，做好远景、近景、特写的摄影工作，听总协调指挥，做好会场、签到处、嘉宾采访、重点事件等各区的摄影工作。
22、技术演示区：2-4台笔记本电脑，装好产品，技术人员到位（插座备好）。
23、会后礼品发放区、收取调查表区，督促客户凭调查表领取礼品或软件，保证收全调查表，发送礼品。
24、结账人员：与酒店协调好，做各种账务的统计工作，顺利结账。会前的定金、汇款、结算方式、发票等，各种费用的结算，如住宿、餐饮、租车、摄影、设备等费用。统计好住宿人员名单，整理出会务组费用部分的住宿房间数，根据就餐人数结算餐饮费。
会前服务
会前工作是整个会议接待的开始，是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下：
1、会议筹办方与主办者洽谈。
2、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。
5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） 会中服务
1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。 6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7.会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 会后服务 会后工作是整个会议接待的收尾阶段，很多会议公司对该环节缺乏错误的理解，任务现场会议结束意味着会议接待也就完了，其实不然，会议之后还有一些很重要的工作要进行，其主要内容如下：
1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、欢送代表工作，如送机。 主要程序为：
策划：我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。 咨询：在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。
考察：在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。
确定：这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。
执行：严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
结算：双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。
公关礼仪服务
公关礼仪：是指公关人员在公关活动中应遵循的礼仪要求，并不包括其他场合的礼仪。但是，公关礼仪与其他交际礼仪也有相通之处，只不过目的、对象有所不同罢了。
对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服务道具装备、礼仪执行等。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议、销售类会展都对会议礼仪提出了要求。
杭州伍方会议服务公司通过精心策划，为会议公司提供最完美的参展活动设计方案。我们可以提供硬件的展位、展台布置，以及与之配合的各种声、光、电效果；软件的宣传促销活动、展览礼仪模特服务等，使公司的优势最大限度地展现出来。公司召开会议的主要目的无非是提高公司的知名度，吸引客户，洽谈合作，在客户心目中树立自己良好的品牌形象。 公关礼仪注意事项：
一忌强硬社交。这种人是最令人难以接受的，自以为“老子天下第一”，以老大自居、惟我独尊，和人交往态度冷漠傲慢。在市场经济越来越发达、竞争越来越激烈的今天，这号人物必定玩不长久。
二忌盈利社交。“不谈亏本的生意”并不明智。多一个朋友，多一条路子。就商务合作来说，任何人很难一开始就成了你的客户，总会从准客户向实际客户过度你很难说谁是你的准客户。所以，就当你所交往的人都是准客户，以一样的激情、热情、诚意和他交往，总会在你不经意的时候，“投之以桃，报之以李”的。
三忌一次社交。具体表现有两种。一种是谈判的时候，为了达到自己的目的，有求必应，达到目的后就无视对方的要求了。另外一种是一次社交目的成功达到后，就不再和对方联系了，认为“以后反正也不用他了”。这种短期行为，是必给人以“势利”、“功利主义”的感觉，使自己的朋友越来越少。
四忌高层社交。认为“擒贼先擒王”是条百试不爽的捷径，总是寻找对方的最高领导来做“尚方宝剑”，逼迫对方就范。这样做一是不可能得到对方心悦诚服的、长久的帮助，二是这种关系是人情网，在市场经济下，竞争越来越透明的今天，容易受各种因素影响，以致自食苦果。
五忌江湖社交。把社交信誉押在江湖义气上，以感情取代原则和理性，结果往往让别有心机的人钻了空子，使自己蒙受损失。这类事件见诸报端的太多了。
六忌媚求社交。社交，并不能通过获得别人的同情而获得交情，任何一个上进的人、有身份的人，都不会和可怜虫、溜须拍马的人进行平等地交往。
