费用管理制度
第一条
为有效的降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支出压下来，特制定本制度。
1、公司费用实行分类管理，归口控制，适时监控的分类分部门的条块管理模式。这里的费用是一个管理概念，指公司除商品采购成本以外的所有费用。
2、各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确，考核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合。
第二条 费用报销基本要求及原则
1、报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。
2、发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。
3、各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职务，内容和项目必须齐全。
4、原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。
5、出纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合公司制度的原始票据及越权审批的费用和支出一律不得报支，检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任，凡不符合规范报支的，按报支额的10%处以罚款。
6、各种原始凭证由所属费用项目的部门审核并呈报审批，门店费用一律由门店财务主管初审，门店店长签字后方可呈报总部审批，否则总部不予审批。
7、各种当月费用报销必须在每月25日前送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费用入帐逾期现象。
8、对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐相关规定进行报支。
第三条 费用开支审批程序
1、公司各部门应根据工作需要，事先拟订费用支出计划，报总经理同意签批后，交财务部备案，审批流程不完整的财务不予受理。
2、计划内费用报销程序：经办人签字——部门经理或门店店长审核签字——财务主管审核是否超预算并填制付款凭证等（对大额支出及超预算部分由总经理审批）——出纳检查单据后付款。
3、所有费用开支，若总经理不在，需经电话请示总经理后，方可予以开支，待总经理回到公司再予补签。
第四条 费用开支管理
1、人工费用管理
⑴ 人工费用包括所有人员基本工资、工龄工资、各种奖金、加班工资、补贴工资等支出。 ⑵ 人力资源部根据公司实际情况和要求，对各部门、各门店进行定编定岗，确定各岗位的基本工资标准。
⑶ 各部门、各门店必须在每月2日以前将审核无误的考勤表上报公司人力资源部，并同时在本部门张贴考勤表。后勤各部门由总办统一上报。4日以前为各部门员工对考勤结果反馈时间，人力资源部负责检查各部门考勤表是否真实，发现情况不实，责成纠正。5日以前人力资源部必须把核实后的考勤表报送财务部。考勤记录规定：各部门报考勤时，必须将出勤情况分清病假、产假、婚丧假、探亲假、事假、旷工等如实记录。在公司规定范围之外凡需加班的，要填报加班申请表一式两份，报主管及人力资源部审批。无加班申请表的不予计算加班工资。部门之间人员调动，根据人力资源部开出的员工调职通知单等，调出部门负责报调出前的考勤，调入部门应在调入之日起，开始登记考勤。
⑷ 财务部依据人力资源部提供的基本工资、工龄工资、考勤情况的通知及各部门、各门店绩效完成情况计算工资。
⑸ 工资发放时间定为每月8-10日，财务部应及时将工资发放到员工本人，并完善发放手续。离职人员必须到总部领取。
⑹ 人力资源部对定编定岗、基本工资标准的合理性，工龄工资及其他工资项目的准确性负责。财务部对工资计算和发放的及时性、准确性负责。
2、配送费用管理
⑴ 配送费用指门店之间的商品调拨费用和配送费用等。包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。
⑵ 由于配送费用受销售情况影响较大，公司对配送费用依据销售变化情况实行定率管理，各分公司配送部门负责管理所属配送费用，应提高效率，有效降低配送费用。配送中心负责整个公司配送资源整合，对所属各类配送费用发生负有第一责任。
⑶ 自有车辆按照配送中心的规定进行规范管理，对购买的燃料，财务部门必须进行列帐处理，并根据每月实际耗用数进行核销。购燃料必须开具增值税发票，并按规定进行抵扣。长期外叫车辆应签订合同，预收一定数量的押金，并交公司财务部备案。
⑷ 配送部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。
⑸ 市外采购商品用车油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起讫路程，由配送中心主任根据里程表、耗油标准、加油时间、数量复核签字，采购部经理验核签字。
⑹ 对车辆实施中大维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单。
⑺ 对商品配送或采购中发生的过路费，司机应及时让配送中心主任签字，配送中心主任根据出车路线、时间核实签字。
⑻ 配送中心因工作确需雇佣搬运工的以及其他有关仓储费用支出，按公司费用审批程序执行。
3、广告费用管理
⑴ 广告费用内容包括各类媒体广告及宣传性支出。
⑵ 营运部根据年度销售计划及促销活动计划，制定公司年度广告收支计划和成本预算，经总经理审批后财务部备案。
⑶ 采购部根据营运部的年度支出计划和成本预算，筹划传播途径，分解广告费用并报公司总经理审批，交财务部备案。
⑷ 广告费的回收由采购部相关业务员负直接责任。广告费回收计划必须详细到供应商、品类交财务部挂应收，应收广告费必须得到供应商确认。
⑸ 财务部凭广告成本预算和应收计划进行收付结算，没有应付计划、超出预算和应收未完成的，财务部有权停止付款。
4、办公费用管理
⑴ 办公费用包括水电费、固定电话费、移动通讯费、办公用品、其他行政办公费等。 ⑵ 公司对办公费用原则上实行预算责任包干制，各部门经理，各门店店长对所属单位发生的办
公费负第一责任，总办部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。 ⑶ 水电费。由总务部根据门店面积、季节变化制定各部门的控制标准，对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，总务部审批。水电费必须开具增值税发票，供财务作为抵扣入帐。 报批流程：各门店申请——总务科审核——主管副总核批——总经理审批——财务主管审核——出纳检查付款
⑷ 固定电话费。由营运部制订使用标准，原则上与门店大小、销售直接挂钩；对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，营运部审批。 报批流程：
市内店由总办按时统一交纳——财务主管根据费用标准审核（超过标准按公司规定执行）——总经理审批——出纳检查付款
县城店由驻店会计交纳——财务主管根据费用标准审核（超过标准按公司规定执行）——总经理审批——出纳检查付款
⑸ 办公费用包括印刷各种帐表、购买发票、打印纸、办公用品、笔墨、标价牌、名片、邮寄、书报等费用。各部门经理，各门店店长对所属单位发生的办公费负责，总办对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。办公用品采购和印刷各种帐表等由资产部负责采购、印刷。
⑹ 公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，各单位每月应对超出预算的所有办公费用上报总办，并报总经理确定是否报销并负责处罚。
5、差旅费用管理
⑴ 公司员工因公出差，一律乘坐汽车或火车，长途可购硬卧车票，不得乘坐飞机，因特殊情况需要乘坐飞机，必须报总经理批准，否则不予报销。
⑵ 在途补助：连续乘坐汽车和火车6小时以上，按每人每天50元标准发放；
⑶ 住宿每人每天按100元标准住宿，出差住宿按天计算，副总经理以上实报实销，但不得超过三星级，不同级别员工同时出差，住宿标准在请示总经理同意后，可享受高职务标准；
⑷ 住宿伙食补贴每人每天50元
⑸ 员工出差原则上不得乘坐出租车，下列情况除外: ① 出差目的地偏远，没有公共交通工具的； ② 携有大额款项或重要文件须确保安全的； ③ 收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的； ④ 陪同重要客人外出的； ⑤ 执行特殊业务或夜间办事不方便的；
⑹ 员工出差应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。如出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。
⑺ 报销差旅费必须在回公司5天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。
⑻ 差旅费报销经办人必须填制差旅费报销单，报销单据上必须注明所属部门、日期及出差事由，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费金额。补贴以出差时间满12小时起计算。
6、招待费用管理
⑴ 招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。
⑵ 各部门因公招待必须事先申请总经理批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（董事长、总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。
7、修理费用管理
⑴ 修理费用包括车辆的维修保养、电脑、传真、复印机、电子称、电器、消防器材等各类财产的维修以及购置的修理配件开支。
⑵ 公司运输车辆的维修保养由配送中心负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。后勤用车辆由总务科负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。
⑶ 电脑、传真、复印机、电子称等电子产品维修由信息部负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。
⑷ 冰柜、空调等电器及其他设备的维修由总务科负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。
⑸ 因个人使用不当造成财产损坏需修理的，由个人自行修理，公司不垫支修理费。
⑹ 对于各类资产的大修理，上述负责部门需提前申请，说明原因和预计费用，经总经理批准后方可实施。
8、房屋装修费用管理
⑴ 房屋装修费用是指用于门店经营场所、仓库、办公场所等日常装修和开业装修支出。
⑵ 房屋装修必须事先提出申请，注明费用预算，经总经理批准后方可实施。
⑶ 装修费用报销，在预算费用内支出按费用报销程序核报。超出预算外装修费用须写出书面原因，报总经理核批。
9、其他费用管理
其他费用包括各项税金缴纳、各项执照的年检、职工培训费用、购买教材（含录象、录音、光盘等）、公司举行各种活动、生日蛋糕、探望职工等费用。
以上费用支付必须由所属费用的责任部门提出申请，总经理批准，按公司规定实施。银行手续费按银行收费标准支付。 第五条 经办人、审批人职责
1、经办人必须如实填报各项报支凭证和申请上规定的项目，并对所报支内容的真实性负责，并签名。
2、部门经理、门店店长对本门店（部门）人员所有费用内容发生的真实性、必要性、合理性审核和对本
门店（部门）所有费用进行控制，并在原始单据上签字。
3、配送中心主任对公司所有仓储运输过程中发生的一切费用的真实性、必要性、合规性审核，并在原始 单据上签字。
4、各职能部门对所属职能内支出进行审批，对计划和规定负责，并签署审批意见。
5、总经理对整个公司费用支出进行控制。
6、财务部经理对公司的所有支出进行计划性、合法性和制度执行进行审核。
7、出纳人员对所有费用报销单据的真实性、合法性做最终的审核。
