费用管理制度
费用管理制度
总则
第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，严格报销审批手续，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常费用报销、采购付款、固定资产及工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条
本制度适用公司全体员工。
第一章 借 款 管 理 制 度
第四条 所有借款均需填写《借支单》，报各部门经理、分管副总复核同意，再到财务主管处签字，然后到出纳处支出款项，500元以上需提前一天报财务备款，且须由总经理签字或电话请示核准方可借支。
第五条 备用金:凭审批后的《采购申请单》或《付款申请单》与《借支单》到出纳处支出款项，事项完成后七个工作日内办理报销还款手续。
第六条 出差借款：出差人员凭审批后的《借支单》按批准额度办理借款，《借支单》上需简单写明出差事由、出差地点、出差天数，出差返回后七个工作日内办理报销还款手续。
第七条 归还借款时由出纳开具收款收据冲销借支款，借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者财务有权从工资中扣回。
第二章日常费用报销
第八条 日常费用包括差旅费、招待费、培训费、礼品费、通讯费、车辆交通费等，在一个预算期间内各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第九条 招待费、礼品费应当先经总经理审批同意，采用刷卡方式支付，特殊情况需现金支付的，经总经理同意后，由两人经手办理。
第十条 费用报销的审批流程:
（一） 未超500元的费用报销
个人填写报销单－—>部门经理审批——>分管领导审批——>财务部审核——>出纳付款
（二） 超出500元的费用报销：
个人填写报销单－—>部门经理审批——>分管领导审批——>财务部审核——>总经理审批——>出纳付款
第十一条 差旅费报销制度及流程
（一） 报销标准：详见《出差管理制度》
（二） 报销时间： 出差人员应在回公司后七个工作日内办理报销事宜。
（三） 报销单据填写要求：
1.出差人员应当按照机票费、食宿费、交通费、其他费用等类别填写《差旅费用报销单》或《费用报销单》。报销单中列明出差人员、出差时间及费用明细。
2.3.大型团体商务差旅活动应当一起报销，并附上团体商务差旅费用报告。 费用一律凭发票报销。
招待费用报销制度及流程 第十二条
经办人员填写《费用报销单》办理报销手续。招待费用应当注明招待对象（单位、职务）。 金额大于人民币500元的招待费用，应当刷卡支付并保留刷卡小票，随报销单和发票一并粘贴在粘贴单上，发票需开具公司名称。
第十三条 礼品费用报销制度及流程
经办人员填写《费用报销单》办理报销手续，金额大于人民币500元的应当刷卡支付并保留刷卡小票，随报销单和发票一并粘贴在粘贴单上，发票需开具公司名称。礼品送出必须有两人经手签字。
第十四条 培训费用报销制度及流程
（一） 为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政部申请，除岗位必须的年审培训外，其余所有培训必须填写《培训申请表》，经行政主管、主管副总审核后报总经理审批方可参加培训。
（二） 培训人员填写《费用报销单》连同发票、《培训申请表》一同办理费用报销手续。
（三） 除特殊情况外，培训费用于培训结束并取得合格证书后七个工作内办理报销手续。 第十五条车辆使用费用报销
另制定《车辆使用管理制度》，原则上要求财务于每月最后一周办理当月车辆补贴报销手续。公司自有车辆统一办理加油卡，原则上私自现金加油不予报销。
第十六条手机话费报销制度及流程
工程部外勤人员手机费每月凭票按实际发生额的50%报销，特殊情况需经总经理批准。 第十七条报销时间。财务部门于收到报销单的次周，支付报销款。费用报销款一律由出纳转入报销人员银行卡内并告知报销人员。
第三章 采购付款流程
第十八条采购付款审批流程：经办人填制《费用申请单》并附上原始单据和《采购申请单》——>部门经理、分管领导审批——>财务审核——>总经理审批——>出纳办理付款。 第十九条物料采购总原则
（一） 办公用常耗品及物料，购入后由行政专员办理入库并登记入册，领用须由领用人在《办公用品领用单》上签字并列明领用物品名称、数量，行政人员及时登账冲销，财务不定期抽查采购库存与使用明细。
（二） 工程施工所需物料的采购，首先由工程项目负责人预估工程实际所需物料，列明物料名称、技术规格、数量清单，填写《采购申请单》，报部门经理、主管副总、财务主管、总经理签字审批后，交由采购人员执行采购计划，特殊设备、物料需由工程技术人员一同采购；售后维护所需配件，由工程部预估维修情况，填写《采购申请单》报部门经理、主管副总、财务主管、总经理签字审批后，交由采购人员统一采购，原则上维护人员所用维修配件只能从仓库领用，不得私自购买。
（三） 购买时应该要求供应商开具物料清单及我公司名称全称的增值税专用发票。
（四） 物料采购分为计划内采购和临时采购。工程部、仓库、行政部每月汇总统计采购需求，填写《采购申请单》，报部门经理、财务主管、总经理审批后交采购部执行采购计划。原刚上所有采购必须有两人经办，并在取得的原始凭证上签字证明。
（五） 所有采购均需到仓库管理人员处办理入库手续。
第二十条物料采购款项的报销及付款
（一）已办理完入库手续的材料或配件，采购人员负责办理报销或付款申请，经部门经理签字后（金额超过采购部门经理审批权限的需报总经理签字），交至财务部。
（二）财务部接到付款申请后，审核是否与采购计划所列材料名称、数量相同，采购人员是否严格按照以上程序进行采购，审批表及报销单是否经各级领导签字批准。以及发票、入库单填写是否正确完整等，经审核无误的单证即可按订单所订付款条件进行付款。原则上所有的采购付款均需由财务出纳付款至供应商对公账户，特殊情况不能对公支付的，由出纳将货款汇至供应商提供的盖有公司公章的私人帐户，如需现金采购的，由财务人员随同采购。
（三）大宗货物（超过壹万元的）与异地采购，需由供应商提供年检合格的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证件备查，相关采购经手人员应对其进行核对无误； 第二十一条其他付款必须提交的单据；
（一）固定资产付款必须提供的单据包括：增值税专用发票、固定资产购建单、合同、验收人员签字通过的工程验收报告（入库单）
（二）工程施工、维修费用付款必须提供的单据包括：发票、工程服务申请单、验收人员签字通过的工程项目验收报告等
（三）其他费用付款必须提供的单据包括：发票、收货单、付款通知单、验收报告等支持性文件。
第四章 预 付 款 制 度
第二十二条公司应当谨慎办理预付款事项，除工程进度款、国家机关、政府部门收费外，其余预付款一律暂挂经办人个人借款，经办人收到货物和发票后，办理销帐手续。 第二十三条
第二十四条
第六章 附则本制度由财务部负责解释。本制度自2011年9月1日起执行。与之前制度有相冲突的以此规定为准。某某有限公司财务部 二〇一一年八月二十日
