院学生会秘书处工作职责
秘书处是院学生会的职能部门之一，是主席团与其他部门联系的桥梁和纽带，是学生会不可或缺的重要部门。为此特制定本职责作为秘书处工作的参考标准。
1、起草院学生会各种规章制度。
2、管理院学生会档案、书刊等文字资料。
3、管理院学生会固定物资及流动物资。
4、管理院学生会电脑档案。
5、对各部门物资申请进行申报与下发。
6、与主席共同出席院学生会会议，并做会议记录。
7、与主席团共同做院学生会工作总结和计划，出版各类工作简报。
8、负责院学生会成员及系主席的考核。
9、负责安排各部长日常值班，并做值班记录。
10、负责各系工作文件的收取及下发。
11、监督帮助各系秘书处完成档案资料的整理工作。
12、负责学生会内部及院系学生会协调工作。 秘书处
秘书处是学生会正常运转的保障，也是各职能部门背后默默的奉献者；它是学生会主席团的重要组成部分，维系着各部门的相互联系，是学生会对外交流合作的窗口，为学生会更好的服务大家贡献着自己的力量。同时秘书处也是友情传递的驿站。我们将会用我们的实际行动去传承这份友情；用我们的心灵去呵护这份友情。
秘书处具体工作有：
1 协助主席加强与各部门之间的联系和管理；协助主席定期召开班长例会。
2 负责学生会的活动记录、会议记录及有关会议的通知。
3 负责整理和保存学生会日常各项工作计划、总结及其成员档案材料。
4 通知各部门召开紧急会议。
5 具体抓好分管部门的工作，协调和督促学生会各项活动的筹备和总结。
6 合理安排各部门人员进行学生会办公室的值日工作； 学生会秘书部职责
1、协助学生会主席工作，做好每次大型的活动前的准备工作。
2、学生会固定资产及各类物品的保管，使用及分配。
3、学生会各类文件的收发与管理，起草有关文件通知。
4、学生会经费的使用与管理。
5、学生会宣传材料及报刊，杂志的分发及保管。
6、学生会人员考勤，会议通知，会议记录。
7、负责学生会工作大记事。
我们注重创新精神和团队合作。在学生会中我们将作为新理念新思路的代表，积极探索发展之路，通过组织各类活动向广大同学介绍新科学、新技术，普及科学知识，培养大家广泛的兴趣，提高同学们参与能力、组织能力、动手能力等综合素质。协同其他各部及社团开展工作，完成上级交给的任务。同时也为学生会的发展提供和培养后备力量。
在本届学生会的任期之中，我们将工作的重点放到了以下的几个方面：
一、加强部内、与其他各部以及其他学生会、社团的协同合作。
二、新生入校后的纳新工作。
三、部内成员素质的培养。
四、参与迎新晚会的制作及演出工作。
五、组队参加学校组织的“挑战杯”比赛。
六、创新/科技创想大赛。
七、学校布置的工作及其他活动。
具体操作详述如下：
一、初步计划、预算、可行性分析及风险和应对
1、按照时间的计划，我们近期将与学生会的其他部门进行沟通，了解其他部门的计划，并把我们的工作向他们介绍，加强彼此之间的了解，缩短“磨合期”，提高工作效率。
与宣传部联系，了解出板周期，提交近期的出板计划。以后每次将提前5~7天递交出板计划。
与学习部、实践部联系，提出本学年工作计划和需要的预算，联系合办辩论赛的事宜。
与文艺部联系，对即将举行的迎新晚会进行了解，提前为协办工作做好准备。
同时与体育部、女生部等进行沟通了解他们的工作方式，商讨共同举办活动的计划，并分析可行性。
从长期的计划，我们将对假如我部等其他同学进行团队合作的培训，并在以后的工作中及时沟通，积极合作。
紧密联系社团，积极组织和配合社团的活动。
2、接下来我们将对0
1、02级的同学进行筛选，将适合从事我部工作的同学纳入我部。具体标准将在成员招收及组成这一部分进行叙述。
3、对于进入我部的新成员我们将针对每个人的差异，有针对性对团队合作、语言表达、活动组织、科技知识、创新能力、动手能力等方面进行培养。主要通过每周举行的例会时间进行培训。
4、在今年10月中下旬我们将与学生会的其他部门一起举办迎新晚会。根据学院对创新的要求，以及结合了历年晚会的经验，我们计划在今年的迎新晚会中采用投影的方式增强现场感，活跃现场气氛。在晚会开场前，播放学院简介、专业介绍、学院机构设置、主要部门情况、学生会介绍、赞助商广告等，进行中播放演职人员名单、节目相关内容。力争做到展示学院风采，为晚会添彩，同时不过多地吸引观众注意力的统一。
幻灯片采用Flash或Power print制作，制作人员主要包括科技部成员、学生会秘书处，同时我们还将根据实际情况，临时招用学院的其他同学参与制作。
制作器材我们计划使用学院机房中的机器，这样一方面可以方便大家作品的收集和保存，更可以节省宝贵的经费。
投影机属于比较贵重的物品，这里需要学院老师帮助解决。
因为具体的晚会举办时间还没有确定，这里只能制定初步的时间表（以最终确定的晚会时间为基础）
时间
任务
参与人员
备注
五周前
选拔人才，联系设备
学院的老师，科技部晚会组，秘书处
计划由5~7人完成制作任务。
四周前
集体讨论，确定初步制作方案，制作部分模块
学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员
方案提出后经由老师批准后实施
三周前
完成初期制作，对晚会的内容进行制作
学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员
制作进度主要由文艺部送交资料的时间确定 二周前
进入细节制作
，文艺部，其他制作人员
一周
将制作结果送交学院进行演示、审核
学院的老师，科技部晚会组
对于没有通过的细节进行修改
2-4天前
进行实地彩排
学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员
1-2天前
进行二次彩排
学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员，
争取与其他演员同步进行
具体的计划书我们将于九月下旬送交院办。
可行性分析：采用投影的方式是历年所没有的，其必引起轰动。
风险及应对：制作效果方面可以由制作人员的水平保证。晚会现场可能会出现技术、机器等方面的不确定因素。我们将用大量的训练来减少和消除这方面的影响，在操作的过程中采用并联的系统，减少资料丢失、机器故障等因素的影响。投影机请学院的老师安排，如果可能准备两台以应不测。
资金预算：本活动基本不需要学院拨专款。
5、挑战杯（创业大赛）今年将举行第二届，在总结上一届的经验教训的基础上，我们在本届将于以下几个方面开展工作：
人才选拔：主要考察参加人员的语言表达能力、临场应变能力、书面表达能力
人员组成：以01级为主，相应加入00、99级，安排02级参与以培养后备力量。
项目来源：根据上届的经验，参赛作品最好是专利项目，这样更容易取得效果。
材料制作：精美细致的材料制作可以在初赛时给评为留下深刻的印象，在后期的评比中可以给评委及观众以强烈的视觉、听觉冲击，营造良好的现场气氛。
时间安排：本活动本着提早准备的原则，计划在10月份进行人才选拔、培训，11月份立项、制作参赛作品，第二学期参加复赛及决赛。其时间主要由学校的安排而定，我们将在收到通知的3~4天内上交计划并及时完成初期准备。
另外还将由专人安排协调工作。
可行性分析：挑战杯是我校的一项大型活动，很多同学对此都十分感兴趣，因此活动具有参与性。我院在上届挑战杯中取得了第二名的成绩，可以说具有一定基础和实力。
组织形式：本活动采用学生会指导，各团队自行实施的原则。在活动初期由学生会负责宣传、组织和解答相关问题。尔后，各队进行立项，在这个过程中，科技部将负责其中比较优秀（在人员组成、素质等方面）的队伍进行项目重点培养，例如与系里沟通，联系专利或比较具有竞争力的项目。以上活动争取在一个月内完成。接下来我们将对各参赛队的参赛资料制作提供指导，同时对其制作的成果进行再评估，做到重点突出，个别培养与统一培训相结合，以达到有
一、两个项目具有一定竞争力的目的。作品制作完成后将送交指导老师处审核经过反复修改后上交。寒假期间由各个通过初赛的队伍进行再制作，下学期开学后，工作重点将转移到队员的表达能力、对资料的深入了解和互相之间的协调性。之后，我们将对参赛队的演示文稿和现场发言稿进行修饰，使其能够达到具有强烈视觉冲击的水平。通过决赛的队伍将进入陕西省的“挑战杯”比赛，届时我们将针对省级比赛的特点对其进行专项培训，例如：电梯间式问答的方法等。
在整个项目的实施过程中，我们将对每个项目进行阶段性评估，及时提出缺点和不足，对于优势项目重点扶持。团队采用自由组合与制定相结合，为了保证质量也将会根据实际情况组建一至二支系队参赛，人员将优中选优。
另外科技部还将负责向各个团队及时传达信息，包括比赛时间，地点的等。
资金预算：因为采用比较松散的组合方式，因此可大量节约经费，故只需要150~200元，资金将用于培训材料购买、专家培训等。
风险及应对：本活动的效果主要通过成员水平、作品科技含量决定，我们将采取严格选拔、精心培训、采用专利技术或较好的创意的方式进行保证。
6、创新/科技创想大赛是我们计划与其他社团共同举办的活动，这个活动将根据其他活动的情况而决定是否举办，力争使活动少而精。其举办时间初步安排在下个学期，参与人员为汽车学院的全体学生。与科幻俱乐部等社团联办，以征集作品的方法实施。其目的是活跃同学的课余生活，展示我院学生的创新能力。
可行性分析：低年级的同学比较喜欢参与活动只要进行适当的宣传即可，高年级的可以采用选择合适的精神奖励，抓住他们的心理，结合素质教育来促进他们的参与性。科幻俱乐部有举办这类活动的经验，可以方便活动的举行。
风险及应对：参赛作品的质量可能出现差异，因此评选时我们将尽量采用透明的方式评选，同时对其控制，以保证数量和质量。
资金预算：本活动主要资金支出为奖品，预计200~300元。
7、因为科技部是第一年成立，故有很多不确定因素，学校有可能组织相关的活动例如于11月份举办的科技节、过一段时间的参观北郊试车场等，我们将积极进行组织，在活动下发的3~4天制定出计划，并完成相应的初期准备活动。同时也将与其他部门进行沟通，寻求帮助。
8、按照以上的计划，我们预计本学年的资金需求约为400~500元。（不包括可能出现的类似于承办大型活动指出的经费。）
二、成员招收及组成
我部拟招收部员五至八名，其中三名02级，二名01级，三个备用名额
考虑到新生入校，电脑方面的技能水平，在02级中招收1名电脑方面具有专长的学生，2名组织、语言表达较为优秀的学生。01级两方面个一名。其余三名根据实际情况分配。
招收的方式采用报名和介绍相结合，之后通过公开考核录用。时间定为10月以前完成。
三、工作组织方式
为了能够成为一个团结高效的集体，我们制定了科技部的工作纪律和章程。
1、对于学生会内外要保持团结，通力合作。在活动中坚决服从项目负责人的安排，努力完成任务，并为其他成员的活动开展提供便利。
2、遵守时间，凡在例会及其他集体活动中迟到、早退2次或无故不到场1次者，开除科技部。
3、如果临时有事不能参加活动必须安排好相应的负责人，并直接与项目负责人联系说明原因，批准后方可离开。
4、奖罚分明，能者优先，不分级别，积极开展批评与自我批评。
5、每周召开例会，总结工作，布置任务，培训人员。
6、活动前有计划，活动后有总结，均有项目负责人完成。项目实施前必须经相关部门批准。
7、合理安排时间，提高效率。注意把握工作与学习的关系。
8、虚心听取学院领导、老师和其他同学的意见和建议，坚决完成上级交给的任务，为做好工作、服务同学、加强学生会建设、提高学院影响力贡献自己的一份力量。
理工学院学生会秘书处内部规章制度
口号：团结、协作、自信、高效、创新
学生会秘书处，是学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本制度：
秘书处成员工作职责
一、秘书处部长职责：
1、负责秘书处的日常全面工作的协调与开展，制定秘书处学期总体工作计划及工作安排，并在各方面带好头。
2、主持召集秘书处工作会议和相关活动所需班级干部会议；
3、负责检查、督促秘书处各项工作的实施和总结；
4、深入了解干事心声，适时的交流谈心，检查秘书处具体工作情况，学期终结合各部做好工作鉴定与考核。
5、及时的总结工作经验，负责秘书处的自身建设，并支持指导秘书处成员开展工作，认真协调与各方的关系。
6、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作，并制定相关工作计划，并与副部长和干事适时地进行沟通交流，及时的发现并解决问题。
二、副部长职责：
1、对部长负责；在各方面带好头；
2、分管指定的各项工作；
3、认真协调各部门之间的关系，主动配合部长搞好秘书处的各项工作；
5、积极开展对外交流，适时结合实际，针对性的开展各种活动；
6、部长不在时，行使部长权力，主持秘书处的全面工作。
三、干事职责：
1、认真及时地完成分配的工作，在活动时发挥创新意识；
2、团结互助，注重团队协作精神；
3、始终保持着对工作的热情；工作态度要求良好，做到心平气和，耐心周到，友好待人。
4、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，在履行职责时，不与同学发生正面冲突，要正确处理发生的意外情况，树立秘书处良好的形象和声誉；
5、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；
6、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究该组负责人及当事人的责任；
7、在分配到工作时如果有事及时说明但不得撒谎，如有发现立即辞退。
8、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向部长或副部长提出辞职。
四、会议制度：
1、秘书处根据实际工作需要召开工作会议，干事应准时参加例会，会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；
2、部内成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的工作顺利进行；
3、干事应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向部长或副部长提出；
4、如遇特殊情况应事先向部长或副部长请假并说明理由，事后明确会议内容，干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。
五、成绩规定：
秘书处全体成员考试成绩必须过半，连续两次不过半者予以辞退。
六、其他：
对做好事获得表扬或奖励者给予部内奖励，既适当的加工作量及工作分； 对做坏事获得批评或处罚者给予部内惩罚，即适当的减工作量及工作分。
本制度只对部内成员有效，最终解释权归学生会秘书处，自公布之日起实施。
物理科学与信息工程学院
学生会秘书处
2007.3.
311、在主席指导下，抓好学生会的具体实施工作。
2、掌握各部的工作进展情况，并及时向主席与秘书长汇报工作
情况。
3、做好会议通知，考勤记录，对无故迟到，早退，缺席的人员
提出处理意见。
4、做好每次的会议记录，并保管好记录本。
5、做好学生会日常工作记录。
6、收发文件，资料等并摘抄有关内容以备主席、副主席及各部
长翻阅。
7、完成或协助院团委、院学生会交给的其他工作。
