茶陵县档案馆晋升省一级馆工作汇报
茶陵县档案史志局 茶陵县档案馆 （2007年10月16日）
在党的“十七大”召开之际，省考评组各位领导、专家莅临茶陵，对我县创建省一级档案馆的工作进行考评验收，在此我代表局党组和全局工作人员向各位领导、专家的到来表示热烈的欢迎和诚挚的谢意！
茶陵县档案史志局(馆)是1994年12月机构改革时由原档案局、党史办、县志办三个单位合并而成的主管全县档案史志工作的正科级事业单位，内设办公室、档案保管利用股、档案业务指导股、党史室和地方志室等5个股室，现有在职干部职工17人。近几年来，我县档案史志工作在县委、县政府的正确领导下，在县人大、县政协的关心支持下，在省、市业务主管部门的大力支持和精心指导下，按照“依托档案搞史志，搞好史志促档案”的工作思路，依法治档，切实搞好党史资料征集研究和地方志编修等工作，取得了显著成效。县档案史志局被评为“十五”期间全省、全市档案工作先进单位和全市年度档案工作目标管理考核先进单位，2005年全省读志用志工作先进单位，2003～2006年度全省党史工作先进集体，2003～2006年全县文明建设先进单位。档案史志工作为地方社会稳定和经济建设发挥了积极的作用。
茶陵县档案馆成立于1959年5月1日，1992年1月22日经验收被定为省四级馆，1997年12月30日晋升为省三级馆。为进一步规范档案馆建设，不断拓展档案馆的服务功能，按照县委、县
1 政府的要求，今年年初，局党组研究决定年内实现县档案馆晋升省一级馆的工作目标。为顺利实现省三级馆向省一级馆的跨越式发展，自4月初开始，我们在县委、县政府的正确领导下，在各有关单位的大力支持下，通力协作，奋力拼搏，无私奉献，扎扎实实地开展了一系列艰苦而繁杂的工作。至目前，晋级迎检工作全部就绪，馆内基础设施全面改善，档案信息资源建设进一步规范，档案馆的基本功能和社会功能得到加强，馆藏现有171个全宗，档案204786卷，其中明清档案35卷，民国档案3813卷，革命历史档案259卷，中华人民共和国成立后的档案200679卷（文书档案78013卷、科技档案3875卷、专门档案118544卷、实物印章档案247枚），馆藏资料18457册。我们对照湖南省质量技术监督局发布的《档案工作规范化管理》相关标准进行自检，自评得分94.5分，达到了晋升省一级综合档案馆的标准要求。现将我馆晋升省一级馆的工作情况汇报如下：
一、加强领导，把档案馆晋级工作摆上重要议事日程 县委、县政府领导高度重视档案馆晋级工作。今年年初，县政府成立了茶陵县档案馆晋升省一级规范馆领导小组，由县委常委、常务副县长周德才任组长，县政府办公室副主任费学文任副组长，县财政局、县发展和改革局、县人事局、县编办、县民政局、县广播电视局、县文化局、县档案史志局等单位负责人为成员。领导小组下设办公室，在县档案史志局办公，彭东明同志兼任办公室主任，以切实加强对此项工作的领导。县政府多次组织召开档案馆晋级工作领导小组成员会议，研究部署档案馆晋级中存在的困难和问题。今年元月底，县委常委、常务副县长周德才，县委常委、县委办公室主任姜衡湘，县政府助理调研员谭迪平等一行就档案馆晋级工作2 来我局现场办公时，周县长当场拍板解决经费12万元，用于县档案馆晋级工作。各相关单位也全力支持，为档案馆晋级工作排忧解难。
为确保今年我县档案馆晋升为省一级馆，茶陵县绩效考核领导小组将档案馆晋级工作纳入对我局绩效考核的重要内容，占考评分值15分。市档案局也将茶陵县档案馆晋级工作纳入对我局的目标管理考核之中。为落实县委、县政府和市档案局对我县档案馆晋级工作的目标要求，局党组决定举全局之力，全面完成晋级工作目标任务。我局制订了晋级工作方案，成立了由局党组成员分别任正、副组长、龙苏林同志任常务副组长的档案馆晋级工作小组，具体负责档案馆晋级工作实施。为解决人员不足的问题，我们聘请了8名已退休和离岗休息的原从事档案工作的同志，一起担负档案馆晋级工作的具体操作。我们把档案馆晋级工作全部量化，分解落实到每个岗位和责任人，建立局党组成员包项、专业人员保分和按项分解、责任到人的管理机制，明确责任，严格奖惩兑现，并将晋级主要工作实行一月一调度，紧急事项一周一调度，有效地调动了全局上下的积极性和创造性，形成了人人心中有目标，个个肩上有担子，上下同心、目标一致、工作同步、责任共担的工作机制。针对馆内各项管理制度不健全和部分规章已过时的现状，2007年初重新修订了档案馆的档案收集、保管、整理、编目、保密、利用、统计、鉴定、安全保卫和网站管理等各项管理制度，并严格实施。
省、市档案局领导也多次到我局指导档案馆晋级工作，他们对我馆晋级工作中存在的问题和不足提出了非常中肯的意见和建议，使我们在晋级工作中少走了许多弯路。今年5月，在他们的统一安排与组织下，我局相关人员赴已升省一级馆的冷水江市档案馆参观学习。通过实地考察，大家进一步增强了对晋级工作的信心，明确了
3 目标任务，更加忘我地投入到工作当中。
二、加大投入，努力改善档案馆基础设施
加强档案馆硬件设施建设，是争创省一级档案馆的基础。过去，我馆基础设施条件较差，保管保护设施较少且陈旧落后，档案柜大多是上世纪
六、七十年代的简易老式木柜，档案存放容量小，库房温湿度控制、档案消毒基本上靠手工原始方法操作，业务技术用房不足，电路老化，长期超负荷运行，库房屋顶漏水，存在着许多不安全隐患。在县委、县政府的关心重视下，近几年来，除了全局人员的保健津贴按个人工资额的10%得到了落实外，县财政对县档案史志局(馆)的预算经费逐年增加，并根据事业发展需要，拨付专项经费，切实解决了保管保护设备落后的问题。自2003年来，共投入专项资金80余万元用于县档案馆的基础设施建设。一是进行馆内装修，更换电路和照明设施。2003年至2007年，先后投资9万余元，对办公楼、后栋库房内走廊墙壁、电梯间等进行了粉刷装修，并搞好了前后两栋库房的楼顶防渗。同时，针对整个局(馆)电力线路严重老化、存在较大安全隐患的现状，对全部电路和照明设施进行了更换。另外，为了解决我局(馆)用电量不足导致档案保护设施无法正常运转问题，我们积极向县委、县政府反映，请求解决电压过低的问题。今年9月份，县政府投资30余万元，在县委机关院内安装了一台新变压器，主要用于对县档案史志局(馆)的供电。二是购臵新式木制档案柜和密集架，扩大了库容。投入23万多元，先后购臵了木制双、单面档案柜、检索工具柜、底图柜100余个，购臵档案密集架共计210.36立方米，库房一下增加藏量4.5万多卷，扩容75%，很好地解决了日渐增加的档案存放压力。三是调整馆库和办公用房，增加服务性、功能性用房。去年以来，我局对馆库和4 办公室进行了调整，新辟了现行文件服务中心、档案史料展览中心、多功能演示厅和裱糊室、消毒室、检索室、接待室、查阅室、计算机房、装具室等服务性、功能性用房共20余间，计618.8平方米。四是添臵档案保护和办公专用设备，改善档案保护条件和办公环境。2003年来，先后投资26万元，添臵了库房温湿度自控仪3台、空调 23台、去湿机5台，购臵了臭氧消毒灭菌机、消毒柜、防磁声像柜、排风扇、吸尘器、灭火器、温湿度计、地毯、计算机、音箱、交换机、服务器、数码摄像机、数码照相机、传真机、扫描仪、投影仪、复印机、一体化机、电视机、功放机、DVD机等设备。这样，进一步改善了档案的保护和办公条件,为最大限度地延长档案寿命提供了物质保障，也为推进档案信息化建设打造了良好的工作平台。此外，还于2004年、2007年投资8万余元，更新了全局(馆)的办公桌椅；2005年，投资近14万元，购臵了一辆小车，大大改善了工作环境。
三、按标实施，大力加强档案信息资源建设
1997年我馆升为省三级馆后，由于我局档案工作的重点倾向于抓外部的档案业务指导、行政执法和档案教育培训等工作，因此馆内工作疏于管理，一直以来县档案馆存在着“重接收、轻管理”，“重利用、轻保管”的做法，安排从事档案馆工作的人员相对较少，精力和时间有限，大量时间用于担负档案的日常保管、保护和接待查阅利用工作，因而档案馆内基础业务工作比较薄弱，成为制约我馆晋升省一级馆的最大瓶颈。针对这一实际，自2006年初，局党组研究决定增加馆内工作人员，并聘请了几名已退休的长期从事档案工作的人员，重点开展档案接收、整理、编目、鉴定、统计、利用等项工作。虽然如此，但因档案馆基础业务工作欠帐过多，至2007年，还有大量的机关、乡镇的
5 档案未全部接收进馆；全县118个改制企业的档案还有部分未整理且绝大多数堆放在局办公楼、档案馆库房走廊上而未排列上架；档案整理、编目工作任务繁重；档案数据库、档案展览中心建设还未启动等。面对时间紧迫、任务艰巨的现状，局党组从工作的轻重缓急出发，团结带领全局工作人员，创造性地开展工作。
1、依法接收，广泛征集。2006年前，我馆逐年接收了机关、乡镇的档案进馆，但全县24个乡镇中还有19个乡镇1980年后的档案未接收进馆,少数县直机关、事业单位自成立以来一直未向县档案馆移交档案。为此，我局分管档案业务工作的刘年德副局长于今年7月份以来，亲自带领档案业务人员深入机关、乡镇依法接收档案。时值盛夏，骄阳似火，酷暑难当，他们每天驱车几个乡镇、机关，行程上百里，一头钻进单位档案室内，一卷卷清点，一袋袋打包，一个个累得大汗淋淋，至8月中旬全部完成档案接收进馆任务，共接收39个单位计12678卷档案进馆。为进一步改善县档案馆馆藏结构,增加特色、精品档案数量，我局公开向社会征集了24个姓氏的族谱176卷(册)、宛希先1929年编写的由中共茶陵县执行委员会印制的《共产党组织根本原则》一本(系孤本)、原中华民国政府主席谭延闿墓地、碑文的照片等。此外，自2005年至今，我亲自带领有关人员赴北京、江西、江苏、湖北等地征集茶陵籍共和国将军的资料和实物，现已征集20多名茶陵籍将军、老红军的历史资料60多万字，照片500余张。至今年9月，县档案馆馆藏除了有历史档案、文书档案、科技档案外，还有人事、会计、音像、电子、名人、山林土地、房产等专门档案和外文、族谱、实物档案及“三重”档案等。我馆已初步建立起了反映茶陵地方特色和历史面貌的馆藏体系。
2、规范整理，科学存放。面对大量接收的档案存放无序、无6 箱柜标签、档案查找利用不便和部分档案整理、编目很不规范等现状，身为负责指导我馆整个晋级业务工作的常务副组长、本已到退休年龄又被局党组委以重任的龙苏林同志看在眼里，急在心里。他深知馆内规范整理、编目工作对于此次晋级工作的重要性，除了独立担负171个全宗卡片的设计、文字撰写和档案箱柜标签、库房平立面示意图设计等项工作外，主动与分管档案工作的刘年德同志一道，多次召集有关业务人员一起研究实施方案，合理调度人员，统筹安排整个晋级的各项具体业务工作。在档案整理编目工作中，晋级工作组的成员及6名临时工作人员，加班加点，忘我工作，打了三场硬仗。一是理顺档号、全面倒架的硬仗。今年7至9月，针对馆内部分全宗出现同一全宗多号、重号与随意给号现象，采取“大稳定、小调整”的方法重新编制了全宗名册，然后根据更改后的全宗名册对前栋库房部分档案和后栋库房及新近接收的档案重新理顺档号、按全宗号顺序进行倒架排列，共计理顺档号(含全宗号、目录号、案卷号、年度)、倒架排列171个全宗计62288卷。在档案整理、编目工作中，由于电压不足，库房内空调根本不能运转，同志们在39℃高温的库房内，男同志赤膊上阵，女同志汗透衣衫，背负档案穿插来往于一至四楼各库房内，每天一干就是八九个小时，饿了就吃个干馒头，渴了就喝口白开水，个个累得腰酸背疼，骨软筋麻，有的还出现了中暑和呕吐症状。就是这样，没有一个同志临阵退缩，按时按质完成了此项工作，深深体现了我局兰台工作者善打硬仗、敢于拼搏的精神。二是重新装订检索工具的硬仗。9月至10月上旬，我们组织了8人的专业队伍，连续奋战1个月，重新装订馆内检索工具，重新设计、撰写检索工具封面、背脊并更换部分封面。当“十一”长假期间人们纷纷外出休闲旅游、探亲访
7 友或与亲人团聚时，我们的工作人员整个假期都加班加点，从家里到单位，两点一线，默默地工作着，共计装订了各种检索工具949本，重新排列上架检索工具1919本，一改过去我馆检索工具装订不规范、书写五花八门、排列无序的落后面貌。三是编印出版《茶陵县档案馆指南》的硬仗。1996年5月至1997年6月，我局安排一名专职人员撰写了《茶陵县档案馆指南》初稿，后因各种原因未能编印成书。今年5月，我们安排本局业务股股长杨秋林同志担负撰写工作。他欣然接受任务后，克服时间紧、任务重的实际困难，依据国家档案局颁发的行业标准《档案馆指南编制规范》，并结合茶陵县档案馆的实际重新进行编制。经过他四个多月在电脑上加班加点的撰写工作，该书于2007年9月底完成初稿，现已编印成书。该书系统地介绍了茶陵县档案馆的基本情况和馆藏档案、资料的主要内容，是指导广大利用者查阅利用本馆档案、资料的工具书。
3、开通因特网，建立档案史志专业网站。2005年底，我局开通了因特网，同时安装一台交换机，将局内各办公室共计14台电脑组成内部局域网，实现了局内各办公室电脑保存的信息资源的共享，提高了办公效率和开辟了干部职工利用网络进行学习的新途径，也为全局干部职工“打开电脑看世界”提供了保障。2006年12月，我局在茶陵县政府公众信息网站建立了茶陵县档案史志专题网站，网站设有“局馆简介、档案专栏、党史专栏、方志专栏”等4个主要栏目，并明确专人负责网站的更新和维护工作，从而为社会进一步了解档案史志工作提供了平台。
4、全面启动数据库建设。2006年前，我县档案馆数据库建设基本上是一片空白，而“数据库建设”一项在整个省一级馆标准中的15个验收项目中是除“馆库建设”外分值最高的项目，因此，8 局党组对此高度重视，从领导管理、专业技术、人员组成上投入较大。一是成立班子，加强学习。成立了以本局业务股长杨秋林同志为组长，3名熟悉电脑操作的专业人员为成员的数据库建设工作小组，具体负责数据库数据的录入工作。为了高质量地完成此项工作，工作组全体成员采取“集中学习与实践操作相结合”的方法，除了集中听取市档案局业务人员对软件操作的方法与步骤的讲座外，每个录入员还通过上机实践操作，对发现的问题及时研究解决，大大提高了录入的速度和质量。二是配臵档案管理软件，购买服务器。共投资2万余元，对DAMS2000进行了升级，安装了网络版的超越2000文件档案资料综合管理系统。针对档案馆内现有电脑配臵过低的现状，新购进了一台内存为1G、两个250G硬盘的联想广全T168型服务器，这样满足了数据库建设和档案的统计、检索利用等各项工作发展的需要。三是认真开展数据库建设。为了保证数据库建设按时按质完成，数据库建设小组首先制订了《数据库建设录入人员操作注意事项》，要求录入人员紧紧围绕“先易后难、先紧后松、先录入再完善和定期备份”的工作原则，扎扎实实地开展此项工作。自5月至9月，基本完成目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等“三库”建设工作，共计录入案卷目录79285条，重要全宗卷内文件目录18465条；建立了28个单位的现行文件全文数据库，扫描现行文件83份、572页；对《茶陵州志》、俄文档案和县委、县政府、县人大、县政协等重要全宗的档案全部进行了扫描，实现了重要全宗档案的全文检索；建立了“茶陵一中百年校庆、洮水水库工程建设、省十运会举重比赛、党旗飘扬、征集颜氏族谱、2007年“8〃20”洪灾专题报道等重大活动和重大事件的多媒体数据库。
在搞好上述工作的同时，我们还抢救了宛希先1929年编写的《共
9 产党组织根本原则》和部分将军的档案资料、照片及县公安局、检察院等单位破损和易褪变的档案；成立了档案鉴定小组，共计鉴定档案11275卷；新制作和粘贴箱柜标签564张，制作档案库房平立面示意图15幅，各全宗档案存放一览表7张；建立了档案接收、档案编研、检索工具、档案设备、档案借阅、档案利用、档案库房安全检查等各种统计台帐。此外，国家档案局8号令下发后，我局于今年3月下发了关于贯彻执行国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知，同时成立审查委员会，选择了县人民法院和本局共两个单位作为贯彻执行8号令的试点单位。8月份，两个单位新制订的文件材料归档范围和文书档案保管期限规定已通过我局审查委员会的审查。
四、拓展服务，充分开发利用档案信息资源
2006年来，我们开始以“利用档案服务经济社会发展大局，满足广大人民群众需求”为努力方向，以“提高档案馆公共服务水平”为工作重点,在拓展档案馆基本功能和社会服务功能方面进行探索与尝试，尽量使档案利用更加贴近中心，贴近现实，贴近百姓，主要做了三项工作。
一是畅通档案馆服务社会的主渠道。阅览室接待查档，是档案馆面向社会开展档案利用的主渠道。我们坚持以人为本，提供利用档案。一是进一步改善服务条件，为档案馆配臵电脑、打印机、复印机、电话、饮水机等，方便利用者。二是改进服务方式，在阅览室放臵服务指南——《茶陵县档案馆指南》，利用建立的数据库和发布在档案史志专题网站上的开放档案目录向社会提供利用档案，并在网站上公布了“毛泽东主席莅临茶陵合影、列宁家庭和革命活动照片、中华苏维埃共和国银行湘赣分行货币及25位茶陵籍共和国将军和新时期4位将军的名录、照片等档案。三是创造更加舒适、便10 捷的服务环境，使广大利用者心情愉悦的查阅档案资料。自2003年来，县档案馆共接待查档9083人次，调阅档案31872卷，为全县山林权属换发证件，调处山林、房屋权属纠纷，改制企业职工办理退休、低保手续、下岗优惠证，乡镇编史修志，审计改制企业债务，经济案件调查取证等工作提供了档案依据，发挥了档案凭证的重要作用。
二是打造服务平台，彰显文化内涵。2004年底，根据茶办字[2004]26号文件精神，建立茶陵县现行文件服务中心，明确28个单位为现行文件收集对象，至今年8月底，共收集现行文件257份。2006年5月，开始统一使用县委机要科推广的SQY29安全电子邮件系统在线接收文件。为创建县级爱国主义教育基地，对全县干部群众特别是青少年学生进行爱国主义教育提供良好场所，今年，我们精选了馆藏一定数量的革命历史档案、共和国将军、老红军和茶陵名人档案、特色档案、精品档案及编研成果，设立茶陵县档案史料展览中心。内容由“悠久历史、红色记忆、当代英才、美丽茶陵”等四个部分组成，共有160余幅照片及文物。今年9月，我县解放学校组织全校学生到档案史料展览中心参观学习，学生们惊叹于茶陵历史的悠久，感受着茶陵文化的灿烂，加深了对茶陵这块红色土地的了解，并纷纷表示今后要努力学习，知我茶陵，爱我茶陵。 9月下旬，茶陵县委宣传部批准我馆为“茶陵县爱国主义教育基地”。此外，围绕党和政府的中心工作及重大纪念活动，我局与县民政局、县团委联合举办了关于茶陵历史、纪念建军80周年为内容的档案专题展览，展出了茶陵深厚的历史文化底蕴。
三是满足各方需求，编研工作呈多元化格局。利用档案史料在县电视台开设了《党旗飘扬——茶陵红色土地上的党史人物》、《军
11 旗飘扬——红色土地上的重要战斗》专题栏目，拍摄了《跃马扬鞭驰兰台》专题电视片。2003年以来，利用档案史料先后编辑出版了《茶陵县社会主义建设发展简史》、《茶陵县基石谱》、《当代茶陵发展史》、《中国共产党茶陵县历次代表大会实录》、《茶陵县乡镇社会主义发展简史》、《改革开放后的茶陵》、《茶陵历代书院》(已经湖南人民出版社审定，即将印刷出版）、《中国共产党茶陵历史(第一卷)》(即将由中共党史出版社出版)等8部书籍。
各位领导，各位评估员，我们在创省一级馆工作中，虽然做了大量工作，取得了明显成效，自查达到了省一级馆的标准，但我们清醒地认识到，和兄弟单位相比，同形势发展的要求相比，还存在差距与不足。一是现代化管理水平还不高，工作人员的技术、知识还不能适应档案现代化发展的需要；二是档案信息资源建设还存在薄弱环节；三是在开发利用档案资源为社会服务方面还需进一步加大工作力度，改进服务方式，提高开放程度。总之，我们将以这次省、市领导、专家对我馆的考评验收为契机，不断加强档案馆库建设、档案信息资源建设，强化服务意识，与时俱进，拓展档案馆服务功能，把我馆真正建成“档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心”，为全面建设小康社会、构建和谐茶陵作出积极的贡献。
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