HR办理入职工作指南
一、入司手续签订办理指南及注意事项
1、通知办理入司手续
各HR专员在自己所负责体系新录用人员体检报告合格后1-2天通知其尽快到公司报到并携带身份证、个人寸照、户口薄、学历学位证书等相关证书，穿着得体、正式（注意：有工作经验的需携带离职证明原件）。
2、相关入司手续的准备
各HR专员需在新员工报到前1-2天准备好入司手续，包括：个人履历表、保证书、每人两份劳动合同、保密合同/协议/竞业限制协议、领取《劳动合同》签收单/工作确认单/薪资确认单一联、笔迹采集表、社保登记表、入职通知书（注意：明确签订劳动合同原则，入职部门、岗位）。
3、入司手续签单的地点
各HR专员应提前安排入司手续的签订地点，若同一时间报到人数少于3人，可安排在HR办公地点签订；若多于3人，应提前申请会议室，作为签订地点，可适当播放填写要求方面的PPT。
4、入司手续的签订
（1）HR专员将准备好的手续交予报到者，并指导他们认真填写。
（2）劳动合同与保密合同/协议的签订应严格依照劳动合同签订原则办理，应特别注意保证书、劳动合同与保密合同/协议上的用人单位应一致。
（3）由于公司施行薪酬保密的规定，劳动合同的工资一栏不填。
（4）劳动合同期限中的共某某年处，要用中文数字大写。
（5）劳动合同的起始期限为报到当天，终止期为相应时间推算后的前一天
（如一名新员工入职时间是2011年8月2日，合同起始期就是2011年8月2日，合同终止期为2014年8月1日）
（6）HR专员需将报到者所带证书进行复印，身份证复印4份，其中一份背面附工资卡代办委托书。
（7）报到者填写完成后，HR专员须认真核对，核对无误后在劳动合同、保密合同/协议代表签字处签名。将薪资确认书与另两张分离交报到者本人，由其交予薪酬专员确认薪资。
（8）HR专员就新入职人员信息录库及相关岗位定义，同时记录员工编码，带领办理员工工作牌等相关信息。
注意：在签订手续的过程中，HR必须耐心解答入职人员的所有问题，不得出现不耐烦的情绪，持一种积极向上的工作态度、温馨热情服务的理念。让入职人员感受到康弘大家庭的温暖。
二、劳动合同签订指南
1、根据入职者入职岗位确定其归属公司（参见《2011劳动合同签订原则》），准
备材料。
2、待入职者阅读并确认毕劳动合同与保密合同后，签订劳动合同。入职者为合
同乙方。
3、填写应聘者基本资料。
（1）位置：劳动合同第一页
（2）包含内容：姓名；身份证编号；性别；年龄；通讯住址（其现居地址）；户籍住址（其有效身份证上的住址，并标明户籍性质：城镇、非城镇，以确定为其办理社保所需资料）；紧急联系人（将其紧急联系人姓名与电话号码一
并写出）；联系方式（入职者本人电话号码）。
4、劳动合同期限的填写
（1）确定甲乙双方约定劳动合同的类型（参见《2011劳动合同签订原则》）。
（2）劳动合同的开始日期自该劳动者实际到岗开始工作日期开始。根据劳动合同的类型确定劳动合同终止时间。
（3）试用期限的填写：以劳动合同期限开始日期推后六个月。
5、签字确认
劳动合同的第八页乙方签字处由入职者签名并写上日期，日期与劳动合同开始日期一致。甲方代表签字处由人力资源专员签字并确认日期。签订结束后交至总裁办盖章，之后将一份劳动合同存档，另一份交至人力资源部社保专员处作为办理社保的材料，然后返还。
5、保密合同/协议的填写：入职者作为合同乙方签字，签订结束后交至总裁办盖章后存档。
三、人力资源数据库信息录入
1、员工基础信息编辑（所有属于公司的员工的基础信息定义）
（1）新员工办理入司手续时，所在体系人力资源专员应根据新员工提供的入司材料对新员工的基本信息及岗位信息进行录入，并填写《工作牌制作登记表》，具体填写要求如下：
填写当前状态（试用/实习/新入职/转岗）。
姓名/身份证号/地址/出生日期/性别/民族：注意核对新员工提供有效身份
证复印件与个人履历/简历上是否完全一致；填写身份证有效期：注意其提供的身份证是否过期了，及时提醒补办。
毕业学校/专业/入学时间/毕业时间：与新员工提供有效学历证明完全一致，
另注意核对其学历证明的真伪，照片是否为其本人等问题。
归属公司/劳动合同时间/入司时间：以首次签订的劳动合同为准（本公司系
统上的劳动合同是指签订劳动合同的截止日期）。
联系方式/籍贯/婚姻状况等其他信息：与新员工手写的个人履历完全一致。 未签订劳动合同人员归属公司统一定义为“成都康弘药业集团”。 职称信息：与初次入司时评定职称信息一致。
新员工基础信息核对、填写完毕后，由该体系人力资源专员负责在考勤数据
库里添加新员工考勤定义。
（2）二次入司人员信息录入：
二次入司人员指曾离开公司，后又重回公司人员。二次入司人员第二次入司时，需为其重新录入基础信息，与原姓名保持一致。
（3）同名人员姓名录入：
如新入司员工有与在职员工重名的，需在新员工姓名前加标识，具体标准如下：
营销体系驻外人员，在新员工姓名前加标省区首字母缩写。其中湖北为HB，
晋冀蒙为HEB，如再有同名情况出现，在字母标识后加阿拉伯数字标记。 营销体系驻内人员，在新员工姓名前加标YX，如再有同名情况出现，在字母
标识后加阿拉伯数字标记。
制造部员工，根据所属基地，制药基地加标ZY,济生基地加标JS，弘达基地
加标HD，股份基地加标YY，生物基地前加标SW，如再有同名情况出现，在字母标识后加阿拉伯数字标记。
企业技术中心，统一在新员工姓名前加标YF，如再有同名情况出现，在字母
标识后加阿拉伯数字标记。
行政体系人员，统一在新员工姓名前加XZ，如再有同名情况出现，在字母标
识后加阿拉伯数字标记。
2、岗位员工信息编辑（各个部门下设所有岗位与员工关系信息定义） 所属公司：成都康弘药业集团。
所属部门/岗位/职务：根据其应聘的部门/岗位/职位填写。
填写员工姓名：获取员工编码。
四、办理工牌卡指南
1、HR专员填写入职通知书
（1）入职说明的填写。根据员工性质勾划，实习或新入职或调动，调动还要填写从哪个部门调至哪个部门。
（2）填写员工基本信息。包括员工姓名、职位/岗位、部门、二级部门和员工编码（在录库后获取）。
（3）HR专员对所对应的职责进行勾划。主要在“一卡通空白卡一张”和“劳动合同、保密协议、保密合同、竞业限制协议”前打勾，根据所签合同进行对应的勾划（若是签的保密协议则划掉保密合同，若是签的保密合同则划掉保密协议），还要注意经办人签字和员工本人签收。
（4）一卡通权限。一般员工的权限为考勤、餐卡（充值金额=本月剩余上班天数×6）和电梯楼层（-1至7楼）。若是有涉及开通门禁权限的员工则需要直接上级、部门负责人和人力资源部的意见。
2、行政部职责。员工需持入职通知书到行政部开通相关权限。
3、信息中心职责。员工在行政中心办理结束后，再到信息中心开通其他权限（个人文件夹、邮箱及康弘家园）。
4、相关办理结束后，由其直属领导确定考勤日期及签字，再由员工将入职通知书交回人力资源部，HR专员交由人力资源部负责人签字后存档。
附件：
1、
2、现场讲解PPT
