监理资料整理归档管理办法
本文提要：本管理办法的编制依据是《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001)及公司管理手册、程序文件及支持性文件或管理制度。
监理资料整理归档管理办法
第一节 施工阶段建设监理资料管理办法
本管理办法的编制依据是《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001)及公司管理手册、程序文件及支持性文件或管理制度。
1、监理资料的管理细则
1.1监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。它是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证。为使公司的监理资料和监理档案管理符合《建设工程监理规程》、《建筑工程资料管理规程》的规定,并符合公司的质量目标,制定本管理细则。
1.2总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,并指定专职或兼职资料员具体管理。
1.3项目监理部监理资料管理的基本要求: 1.3.1监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。
1.3.2各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并于每月编制月报之后次月5日前将资料交与资料管理员存放保管。
1.3.3资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各专业的监理资料,并分类、分专业建立案卷盒,按规定编目、整理,做到存放有序、整齐,如将不同类资料放在同一盒内,应在脊背处标明。
1.3.4对于已归资料员保管的监理资料,如本项目监理部人员需要借用,必须办理借用手续,用后及时归还;其他人员借用,须经总监同意,办理借用手续,资料员负责收回。
1.3.5在工程竣工验收后一个月内,由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档,监理资料在移交给公司档案资料部前必须由总监理工程师审核并签字。 1.3.6监理资料整理合格后,报送公司档案部门办理移交、归档手续。利用计算机进行资料管理的项目监理部须将存有“监理规划”、“监理总结”的软盘一并交予档案资料部。
1.3.7监理资料各种表格的填写应使用黑色墨水或黑色签字笔,复写时须用单面黑色复写纸。
1.4应用计算机建立监理管理台账。应建立的台账有以下几种: 1.4.1工程物资进场报验台账; 1.4.2施工试验(混凝土、钢筋、水、电、暖通等)报审台账; 1.4.3检验批、分项、分部(子分部)工程验收台账; 1.4.4工程量、工程进度款报审台账; 1.4.5其他。
1.5总工程师为公司的监理档案总负责人,总工办档案资料部负责具体工作。
1.6公司档案室对各项目监理部的资料负有指导、检查的责任。
2、监理资料的基本内容
2.1合同文件: 2.1.l施工监理招投标文件; 2.1.2建设工程委托监理合同; 2.1.3施工招投标文件; 2.1.4建设工程施工合同、分包合同、各类定货合同等。
2.2设计文件: 2.2.1施工图纸; 2.2.2岩土工程勘察报告; 2.2.3测量基础资料。
2.3工程项目监理规划及监理实施细则: 2.3.1工程项目监理规划; 2.3.2监理实施细则; 2.3.3项目监理部编制的总控制计划等其他资料。
2.4工程变更文件: 2.4.1审图汇总资料; 2.4.2设计交底
记录、纪要; 2.43设计变更文件; 2.4.4工程变更文件。
2.5监理月报。
2.6会议纪要。
2.7施工组织设计(施工方案): 2.7.1施工组织设计 (总体设计或分阶段设计); 2.7.2分部施工方案; 2.7.3季节施工方案; 2.7.4其他专项施工方案等。
2.8分包资质: 2.8.1分包单位资质资料; 2.8.2供货单位资质资料; 2.8.3试验室等单位的资质资料。
2.9进度控制: 2.9.11工程动工报审表(含必要的附件); 2.9.2年、季、月进度计划; 2.9.3月工、料、机动态表; 2.9.4停、复工资料。
2.10质量控制: 2.10.1各类工程材料、构配件、设备报验; 2.10.2施工测量放线报验; 2.10.3施工试验报验; 2.10.4检验批、分项、分部工程施工报验与认可; 2.10.5不合格项处置记录; 2.10.6质量问题和事故报告及处理等资料。
2.11造价控制: 2.11.1概预算或工程量清单; 2.11.2工程量报审与核认; 2.11.3预付款报审与支付证书; 2.11.4月工程进度款报审与签认; 2.11.5工程变更费用报审与签认; 2.11.6工程款支付申请与支付证书; 2.11.7工程竣工结算等。
2.12监理通知及回复。
2.13合同其他事项管理: 2.13.1工程延期报告审批等资料; 2.13.2费用索赔报告、审批等资料; 2.13.3合同争议和违约处理资料; 2.13.4合同变更资料等。
2.14工程验收资料: 2.14.1工程基础、主体结构等中间验收资料; 2.14.2设备安装专项验收资料; 2.14.3竣工验收资料; 2.14.4工程质量评估报告; 2.14.5竣工移交证书等。 2.15其他往来函件。
2.16监理日记、旁站记录。
2.17监理工作总结(专题、阶段和竣工总结等)。
3、监理资料的日常管理
3.1监理资料管理的基本要求是:整理及时、真实齐全、分类有序。
3.2总监理工程师应指定专人进行监理资料管理,总监理工程师为总负责人。
3.3应要求承包单位将有监理人员签字的施工技术和管理文件,上报项目监理部存档备查。
3.4应利用计算机建立图、表等系统文件辅助监理工作控制和管理,可在计算机内建立监理管理台账。
3.5监理工程师应根据基本要求认真审核资料,不得接受经涂改的报验资料,并在审核整理后交资料管理人员存放。
3.6在监理工作过程中,监理资料应按单位工程建立案卷盒(夹),分专业存放保管,并编目,以便于跟踪检查。
3.7监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续。
第二节监理资料的档案管理
1、监理资料的归档管理
1.1监理资料归档的内容: 1.1.1监理合同; 1.1.2项目监理规划及监理实施细则; 1.1.3监理月报; 1.1.4会议纪要; 1.1.5分项、分部工程施工报验表; 1.1.6质量问题和质量事故的处理资料; 1.1.7造价控制资料; 1.1.8工程验收资料; 1.1.9监理通知; 1.1.10合同其他事项管理资料; ; 1.1.11监理工作总结。
1.2监理档案的组卷应执行地方城市建设档案馆的统一规定。
2、工程监理档案移交
2.1向公司移交监理文件档案,应符合下列规定: 2.1.1项目监理部应在工程竣工验收合格后50日内向公司档案室移交档案,并办理“工程监理档案移交清单”;
2.1.2移交公司的监理文件范围见附录一。
2.2向建设单位、城建档案馆移交监理文件档案应符合下列规定: 2.2.1工程竣工验收合格后40日内,项目监理部应办理“工程监理档案移交会签单”,经各部门、主管领导会签完成后,方可向建设单位、城建档案馆移交资料,并办理“工程监理档案移交清单”,移交清单应交公司档案室一份备案。
2.2.2若因各种客观原因(如:业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等)导致监理档案不能按期交付,项目监理部应将其交付工程监理部,并办理“工程监理档案移交清单”。由工程监理部在具备交付条件时,具体负责办理监理文件移交的有关事宜。
2.2.3向政府档案管理部门移交的监理归档文件为一套原件。
2.2.4根据“建设工程监理委托合同”中的规定向建设单位移交监理归档文件。
2.2.5移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件档案若有具体规定,按其具体规定进行整编。
2.2.6移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件范围见附录二。
3、其他
3.1 对于在施工过程中已移交给建设单位的施工单位的施工过程资料及监理服务资料,工程监理档案移交时,项目监理部不再另行移交(除委托监理合同另有约定外)。
3.2 承包单位施工过程报验的各种施工过程资料,按国家相关规定在该项报验审签同意后应即返还建设单位、施工单位,项目监理部只保留一份。各项目监理部并可视工程项目参建各方管理体制情况,对施工过程中施工单位报验经监理签认同意的施工过程资料返还方式,按各方约定的办法变通处理。
3.3 工程监理档案整理、归档除附表一规定以外的施工单位报验监理工程师签认的服务过程资料,可全部移交建设单位。
3.4 工程施工过程中相关监理资料已向建设单位、施工单位提供的(以发文、收文簿签收为据),工程竣工资料移交时,项目监理部不再提供如要求另行提供时,须报经工程监理部同意。
3.5 工程监理档案封面见附录三。
3.6 工程监理档案移交目录见附录四。
3.7 工程监理档案审核备考表见附录五。
3.8 卷盒封面见附录六。
3.9 案卷脊背见附录七。
3.10工程监理文件档案移交会签单见附录八。
附录一 向公司移交施工阶段监理文件一览表
序号 归档文件 保存期限
1 监理规划
① 委托监理合同、监理规划 短期
② 监理实施细则 短期
③ 监理部总控制计划等 短期
2 监理月报中的有关质量问题(若无以细分,以月报形式留存) 长期
3 监理会议纪要中的有关质量问题(若无以细分,以会议纪要形式留存) 长期
4 进度控制
① 工程开工/复工审批表 长期
② 工程开工/复工暂停令 长期 5 质量控制
① 不合格项目通知 长期
② 质量事故报告及处理意见 长期
6 工程质量验收记录
① 检验批质量验收记录 长期
② 分项工程质量验收记录 长期
③ 基础、主体工程验收记录 长期
④ 幕墙工程验收记录 长期
⑤ 分部(子分部)工程质量验收记录 长期
7 监理通知
① 有关进度控制的监理通知 长期
② 有关质量控制的监理通知 长期
③ 有关造价控制的监理通知 长期
8 监理日志、旁站记录
9 合同与其他事项管理
① 工程延期报告及审批 长期
② 费用索赔报告及审批 长期
③ 合同争议、违约报告及处理意见 长期
④ 合同变更材料 长期
10 监理工作总结(含阶段监理工作总结) ① 专题总结 短期
② 工程竣工总结(含阶段竣工总结) 长期
③ 质量评估报告(含阶段性质量评估报告) 长期
附录二 向建设单位、档案馆移交文件一览表
序号 归档文件 建设单位 政府档案管理部门
1 监理规划
① 监理规划 √ √
② 监理实施细则 √ √
③ 监理部总控制计划等 √
2 监理月报中的有关质量问题 √ √
3 监理会议纪要中的有关质量问题 √ √
4 进度控制
① 工程开工/复工审批表 √ √
② 工程暂停令 √ √
5 质量控制
① 不合格项目通知 √ √
② 质量事故报告及处理意见 √ √
6 造价控制
① & 预付款报审与支付 √
② 月付款报审与支付 √
③ 设计变更、洽商费用报审与签认 √
④ 工程竣工决算审核意见书 √ √
7 分包资质
① 分包单位资质材料 √
② 供货单位资质材料 √
③ 试验等单位资质材料 √
8 监理通知
① 有关进度控制的监理通知 √
② 有关质量控制的监理通知 √
③ 有关造价控制的监理通知 √
9 合同与其他事项管理
① 工程延期报告及审批 √ √
② 费用索赔报告及审批 √
③ 合同争议、违约报告及处理意见 √ √
④ 合同变更材料 √ √
10 监理工作总结
① 专题总结 √
② 月报总结 √
③ 工程竣工总结 √ √
④ 质量评估报告 √ √
注:1.“√”表示应分别向建设单位或档案馆移交的有关文件。
附录三:工程监理档案
档案号:
共 册 第 册
工程名称:
案卷题名:
总监理工程师: 编制人:
编制日期:
平顶山中平工程监理有限公司
附录四: 监理档案移交目录
第页
序号 案卷题名 文字材料 图纸材料 其它 备注
册 张 &n
