企业怎样保证进行有效沟通
提供者：天空太阳 时间：2004-12-13 16:58:43 来源于：自创 作者：sky_sun
企业运作怎样实现有效沟通
“沟通管理”作为一门企业管理学科已经存在10多年了，每个上过mba课程的人都知道“沟通管理”在企业管理中的重要性，但是企业在内部沟通协调运作方面又有几个能作的好的呢，又有几个重视过沟通在企业运作中的作用呢？现在的中国企业败给竞争对手的不多，更多的是败在自己内部沟通协调运作上。
但随着企业管理理论和实践的发展，现在很多企业越来越重视通过加强内部沟通协调运作来解决管理中的各种各样的矛盾和冲突。
“a管理模式”总结了国外大型跨国企业的管理理论和实践，把对内部沟通的要求纳入企业标准运作当中。
一、企业内部的横向沟通——“工作程序”
企业内部横向沟通是各个职能部门之间为完成某项工作或任务而进行的信息交流和互相协作的过程。是横向部门之间、不同系统部门之间和企业内部与外部的协调运作的横向联络系统。
顺畅的企业内部横向沟通既可以使企业老板们管理更加轻松，避免企业内各部门之间互相扯皮、互相推委的情况发生，提高企业内部的工作效率，同时还可以增强企业的凝聚力和竞争力。
反之，不顺畅的企业内部横向沟通会大大增加企业各部门之间互相扯皮、互相推委情况发生，造成企业各系统部门怨声载道陷于不必要的内耗之中。使企业日常的经营活动无法开展或是工作效率低下，使企业走向灭亡的边缘。
例如：湖南某一大型酒店由于内部横向联络系统不健全造成厨房使用的消毒柜出现故障得不到及时的修理给企业造成不必要的损失。其因为是当时采购部在采购设备时只是根据厨房提出采购需求进行了采购，在这一过程中并没有和酒店的工程部进行必要的横向沟通造成当设备出现故障时厨房通知工程部来修理，可工程部没有该设备的技术资料和说明书无法进行及时的修理。造成酒店餐具无法进行消毒和使用，严重影响酒店的正常营业，给酒店经济带来不必要损失。
从上述例子中我们不难看出这个酒店内部各个职能部门之间存在严重信息沟通不畅等问题。没有建立有效的企业横向联络系统，避免上述情况的发生只有通过工作程序化。我们只需要建立相应的工作程序就能控制工作中的各个环节，比如我们可以设计“设备采购程序”、“验收程序”、“文件资料归档程序”、“设备设施的维修程序”等相关的工作程序，在程序中我们就可以规定当企业需要采购设备时，谁负责提出申请，谁负责提出设备的技术性能方面的采购要求，当设备采购回来后又是谁负责验收，设备的技术资料由谁负责保管等等这些工作，我们完全可以通过工作程序完成企业各部门的信息沟通和分工协作。
二、企业内部的纵向沟通——“述职”
例子：春秋战国时期，耕柱是一代宗师墨子的得意门生，不过，他老是挨墨子的责骂。有一次，墨子又责备了耕柱，耕柱觉得自己真是非常委屈，因为在许多门生之中，大家都公认耕柱是最优秀的人，但又偏偏常遭到墨子指责，让他没面子过不去。一天，耕柱愤愤不平地问墨子：“老师，难道在这么多学生当中，我竟是如此的差劲，以致于要时常遭您老人家责骂吗？”墨子听后，毫不动肝火：“假设我现在要上太行山，依你看，我应该要用良马来拉车，还是用老牛来拖车？”耕柱回答说：“再笨的人也知道要用良马来拉车。”墨子又问：“那么，为什么不用老牛呢？”耕柱回答说：“理由非常的简单，因为良马足以担负重任，值得驱遣。”墨子说：“你答得一点也没有错，我之所以时常责骂你，也只因为你能够担负重任，值得我一再地教导与匡正你。”
下级与上级的沟通：
优秀企业都有一个很显著的特征，企业从上到下都重视沟通管理，拥有良好的沟通系统。员工尤其应该注重与主管领导的沟通。一般来说，管理者要考虑的事情很多很杂，许多时间并不能为自己主动控制，因此经常会忽视与部属的沟通。更重要一点，管理者对许多工作在下达命令让员工去执行后，自己并没有亲自参与到具体工作中去，因此没有切实考虑到员工所会遇到的具体问题，总认为不会出现什么差错，导致缺少主动与员工沟通的精神。作为员工应该有主动与领导沟通的精神，这样可以弥补主管因为工作繁忙和没有具体参与执行工作而忽视的沟通。试想，故事中的墨子因为要教很多的学生，一则因为繁忙没有心思找耕柱沟通，二则没有感受到耕柱心中的愤恨，如果耕柱没有主动找墨子的行动，那么结果会怎样呢？不言而喻啦！
上级与下极的沟通：
优秀管理者必备技能之一就是高效沟通技巧，一方面管理者要善于向更上一级沟通，另一方面管理者还必须重视与部属沟通。许多管理者喜欢高高在上，缺乏主动与部属沟通的意识，凡事喜欢下命令，忽视沟通管理。试想，故事中的墨子作为一代宗师差点就犯下
大错，如果耕柱在深感不平的情况下没有主动与墨子沟通，而是采取消极抗拒，甚至远走他方的话，一则墨子会失去一个优秀的可塑之材，二则耕柱也不可能再从墨子身上学到什么，也不能得到更多的知识了。对于管理者说，“挑毛病”尽管在人力资源管理中有着独特的作用，但是必须讲求方式方法，切不可走极端，“鸡蛋里挑骨头”，无事找事就会适得其反，挑毛病必须实事求是，在责备的过程中要告知员工改进的方法及奋斗的目标，在“鞭打快牛”的过程中又不致挫伤人才开拓进取的锐气。从这个故事中，管理者首先要学到的就是身为主管有权利也有义务主动和部属沟通，而不能只是高高在上简单布置任务！如果一个企业不重视沟通管理，大家都消极地对待沟通，忽视沟通文化的话，那么这个企业长期下去就会导致形成一种无所谓企业文化。任何企业中都有可能存在无所谓文化，员工对什么都无所谓，既不找领导，也不去消除心中的愤恨；管理者也对什么都无所谓，不去主动地发现问题和解决问题，因此大家共同造就了企业内部的“无所谓文化”的企业文化。在无所谓文化中，员工更注重行动而不是结果，管理者更注重布置任务而不是发现解决问题。试想故事中耕柱和墨子如果两者都认为一切都无所谓，耕柱心中愤恨不去主动积极找墨子沟通，墨子感觉耕柱心有怨言，也不积极主动找耕柱交谈以打消其不满的情绪，那么故事的结局想必很明显吧？墨子没有优秀的学生，其学问不可能产生深远的影响。耕柱呢？也就只可能是一个很普通的学生，心中愤恨日久生怨，说不定还会做出很极端的事情。
企业到底怎样解决企业上下级的沟通问题呢？“a管理模式”通过“首次述职”、“定期述职”、“特别述职”三种沟通方式建立完善的企业纵向沟通系统。
“首次述职”：
让新下级知道自己所处的位置,明确谁是他的上级,谁是他的下级,本职工作是什么?,直接责任是什么?，领导责任是什么?，主要权力有那些?,管辖范围有多大?。
“首次述职”在员工刚刚任命时和新员工转正时进行。
“定期述职”：
“定期述职”一般每三个月进行一次，企业也可根据企业的具体情况规定时间进行述职。“定期述职”有直接上级和下级两人进行，下级根据岗位描述逐条汇报自己的工作，上级则逐条给予主观评价，评价一般分为a（出色完成）、b（完成）、c（存在问题）、d（未完成）四等。双方可对岗位描述不合理的条款进行调整。
“特别述职”：
“特别述职”一般在修改或调整岗位描述，工作内容、责任、权力和隶属关系的任何
变化都要及时进行特别述职。
述职工作是员工绩效考核的依据之一。
实践和事实说明只有加强企业内部的沟通管理，建立并完善横向和纵向的两个企业协调运作的沟通系统，那么我们的企业才可能发展得更好更快！在今后的市场竞争中立于不败之地。
