1 会议前的必要准备
(1)明确会议议题
召开的每次会议都要有明确的议题，不管是发布消息、下达指令、征询意见、进行决策，还是通常的例会，会议召开前都要给与会人员每人一份书面的会议议程安排，让与会人员知道将要讨论的内容，有助于会议的成功召开，达到预期的效果。
议题既要具有必要性和重要性，又要具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后形成决议。每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多、分散，尤其注意不要把许多互不相干的问题放在同一个会议上讨论，这样容易使与会者的注意力分散，不利于解决问题。
(2)确定开会时间
会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间，二是指整个会议所需要的时间、天数，三是指每次会议的时间限制。
会议时间内一定要确保所有参会的重要人物都能出席。许多管理者把重要会议安排在周一上午或周五下午，这两个时间都不太适合，前者大家太忙碌，后者与会者又无法安心，因此，最好安排在周二至周四的某个时间。另外，每天的8点到9点和下午3点以后也不要安排会议。会议需要的时间可长可短，但要尽量紧缩，少则几分钟、几十分钟，多则几天、十几天，会议组织者应尽可能准确地预计需要的时间。每次会议时间最好不超过一小时，如果需要更长的时间，应该安排中间休息。
(3)确定会议地点
很多管理者喜欢把会议地点设在自己的办公室，虽然方便，但会议常被频繁打断，下属也心存顾忌，不能畅所欲言。一般的会议地点最好安排在封闭的会议室，只要地点合理、大小适中、环境良好、附属设施齐全即可。
(4)确定与会人员
为了提高会议效率，对参会人员要适度控制，可将与会人员分为必须参加和可以参加两类。前者必须参加，否则会议无法进行，后者可以参加也可以不参加，如果不参加，会后给其一份会议纪要即可。当然，并非参会的人越少越好，虽然参加会议的人员越少，责任越集中、效率越高，但会议所做决议的失误率也越高，推行会议决议的成本就越高，因此会议召集者应把握好一个度。
(5)布置好会场
对会场的总体要求是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、设备一应俱全、利于安全和保密。工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位；重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。另外，还要准备好扩音设备、采光、银幕、投影、电源、电线、黑板、指示棒、挂图、笔、闭路电视、姓名牌、记录纸、烟缸、大衣架、茶水等会议所需物品。
2 如何高效主持会议
第一，会议主持人的任务就是控制会议进程、阐明会议目标、鼓励大家各抒己见，保证与会者有发言时间、明白会后各自应承担的工作，但不要涉及任务的实质性内容。其具体工作是，宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言、做出决议、确认行动和责任。很多公司的会议都是一把手主持，其实不然。作为公司高管，应该多听少说，只要不是特别重要的会议，交与副手主持即可，你可以坐在旁边观察，必要的时候插一两句关键的话。
第二，为了节省时间，让会议开得更有效，每次会议都要有清楚的议程，并在会议前让大家阅读。与会者在开会前就清楚这次会议的目的、本质和架构，可以有充分的时间做准备。开会的目的是研究问题和解决问题，而不是拿着一叠资料在会场上看。资料在场下阅读，能够保证大家一到会场就可以直接讨论和表决。 为了节省时间，每次会议都要有清楚的议程，并和会议的有关资料一起在开会之前发给大家阅读。
第三，主持人要把握好会议的开场。通常，与会者都是三三两两地来到会场，他们或者在考虑自己的事情，或者聚在一起聊天。这时，主持人不要忙于开始会议，先用目光和微笑和与会者打招呼，待会场平静下来，
环视会场一周后再宣布会议开始。在进行必要的自我介绍后，主持人应向与会者介绍开会的目的、预期效果、参会人员、开会时间和会议议程等事项，并迅速切入主题，引导大家发言。
第四，主持人要控制好会议的进度，鼓励每个人发表自己的见解。会议在一段时间里要集中讨论一个议题，在一个议题结束后再开始下一个。每个议题都要明确讨论的目的、要点和范围，避免跑题。会议主持人最重要的职能就是引导，以简短的话语指引着会议的进程。比如：“讲得很好，请继续下去。”“想法不错，能跟我谈谈详细的实施步骤吗？”这样的话语会让参会者的思路更集中，大大地提高了会议的效率。优秀的主持人能够及时引导大家的发言，让讨论按会议既定议程深入下去。
第五，会议上一般都会有激烈的争论。争论是好事，主持人要对争论双方或各方的观点加以澄清，分析造成分歧的因素，了解协调的可能性，将争论的问题作为会议的主题展开全面讨论，以便把会议引向深入。若分歧难以弥合，可以暂时搁置，进入下一项。对已表述的观点要及时加以概括总结，争取尽早得出结论。 第六，会议完成既定议程就可以结束了。无论何种会议，结束时主持人都应该重新回顾一下会议的目的、取得的成果、达成的共识，以及需要执行的决议，并对会议进行评估，在一种积极的氛围中结束会议。主持人尤其是领导，可以对与会者的工作给予充分肯定，同时也要提出殷切的希望和积极的鼓励。
第七，每次会议都要做好会议纪要。会议纪要一定要有执行人和完成时间，各方都要签名。管理者同时要安排专人执行会议决议，并进行跟踪检查，避免议而不决，决而不行。
需要注意的是，在会议主持的全过程中，主持人要有良好的体态语言，坐姿要端正，身体稍前倾，精神要饱满，讲话要洪亮，有感染力和威慑力。
3 如何参加会议
一次会议的成功召开，不仅取决于会议主持人工作的准确到位，也离不开与会者的积极配合。身为管理层，经常有各式各样的会议要参加，如何参加会议，也是我们应该掌握的必备技能。遵循下面的建议，会使你获益匪浅：
第一，事先获得一份书面的议程安排，如果没有，至少也要问清楚会议的主题。知道将要讨论的内容和讨论的程序，有助于你在会前做好充分的准备，对会议讨论有所贡献。
第二，准时出席。迟到会干扰会议的正常召开，影响会议的效率，同时也意味着迟到者的失礼。要坚决杜绝“八点开会九点到”的毛病，督促自己养成准时参加会议的好习惯。
第三，记下与会者的姓名和职务。记下他们的姓名和职务，有助于你在会上与他们更好地沟通，同时，出席者的身份会帮你更好地认识会议的内容和重要性。比较好的办法，是把与会者的名单记在笔记本上。 第四，注意会场的布置。本次会议是发布消息、下达指令，还是征求意见、进行决策，都可以从会场的布置方式体现出来。如果是一两个人坐在主席台后面，手里拿麦克风，那么极有可能是发布消息、下达指令，内容已经确定，你所做的就是获得准确无误的指示。如果会场布置为一种自由参加式的圆桌讨论形式，则可能是征求意见、协商讨论，最终的决策尚做作出。
第五，注意倾听。他人讲话时要注意认真倾听，并适当地点头给予回应。如果发言的人较多，内容复杂，可做一下发言笔记，确保自己清楚理解了所有的发言要点。
第六，提问。不要害怕表现出无知和愚蠢，有什么疑问都可以大胆提出来，这样才能确保你准确地理解会议的全部内容。如果你对材料不理解，只能说明会议组织者和报告人没有表达清楚，而不是你的错误。当然，一定要确保你所提出的问题与讨论主题有关。
第七，清楚陈述自己的观点和不同意见。发言要简短、清晰、切中要害，要用事实支持你的所有陈述，把你所有的疑问都提出来，但不要反反复复地只说明一条反对意见，要详细说明工作进程中存在的障碍和问题，并针对这些问题讨论解决办法。
第八，对讨论要保持开放、宽容的态度。在会上讨论问题和方案时，任何意见都可以表达出来，即使言辞激烈也要耐心听取，“择其善者而从之”。但要注意，不要与单独的某个人讨论问题或发表意见，要在群体中讨论。
第九，对那些影响到你工作领域的项目，根据你的理解，对会上讨论的内容以及会后你要负责的方面做出总结。如果在会上下达了指示，那么这一程序尤为重要。
第十，会议结束时，及时总结会议内容和会议精神。用自己的话概括本次会议所取得的共识，并简要谈谈自己的下一步措施。
