公文的语言和格式
一、公文的语言
（一）公文的用语
1、公文常用一些文言词。
业经、兹、兹有、悉、特、拟、为、于、以、其、亦、尚、之、者、鉴于、予等等
2.公文中多用一些单音节词。
例如：‚人民解放军所到之处，深望各界人民予以协助。兹特宣布约法八章，愿与我全体人民共同遵守之。‛
3.公文中大量使用介词短语。
例如：‚根据国家人事部、国家经贸委和全国博士后管委会《关于扩大企业博士后工作试点的通知》（人发﹝1997）86号）的要求和国家有关博士后工作的政策、规定，为使企业博士后工作顺利开展并逐步规范化、制度化，我们结合这项工作的特点，制定了《企业博士后工作管理暂行规定》。现将此《暂行规定》印发给你们，请遵照执行。‛
公文中常用的介词大致有以下几类：
（1）表关联、范围、或起提示作用的，如 ‚关于‛等。 （2）表对象的，如‚对、对于‛等。
（3）表根据的，如‚根据、依照、据、遵照‛等。 （4）表状态、方式的，如‚按照、以、通过、照、参
1 照、按‛等。
（5）表目的的，如‚为、为了、为着‛等。 （6）表时间、处所的，如‚自、自从、从、到、在、当、于‛等。
（7）表原因的，如‚由、由于‛等。 （8）表比较的，如‚比、同、跟‛等。 （9）表排除的，如‚除、除了‛等。
4.公文比较广泛地使用简称。如‚市委‛、‚市政协‛、‚工农业‛等等。
5.公文较多地使用数词。
（二）常用公文术语 2.结尾用语
（1）公告：现予公告；特此公告。 （2）通告：现予通告；特此通告。
（3）通知：特此通知；谨此通知；请××为盼(为荷)。 （以上三种公文，结尾用语后可以不加句号，其他文种的结尾用语后必须加句号。）
（4）报告：特此报告；专此报告；特此报告，请指示（审阅）。
（5）请示：特此请示，请批准（批复、批示、指示）；以上请示妥否（当否、可否、是否可行），请批示（批复、指示）；以上请示如此无不妥，请批准。
2 （6）批复：此复；特此批复；专此批复。 （7）函：
①说明函：特此函达（告）。
②商洽、询问函：请函复；请研究函复；请函复为盼（为感、为荷）。
③请批函：特此函达，请批准；请审核批准；请审查批准。 ④复函：此复；特此函复；专此函复。 3.称谓用语
（1）第一人称：本、我、我们。如：‚本校‛、‚我市‛。 （2）第二人称：贵、你、你们。如：‚贵单位‛、‚你局‛。 （3）第三人称：该、他、他们。如：‚该公司‛、‚该研究所‛。
4.经办用语
常用的经办用语有‚经、业经、兹经‛等，如：‚我局拟制的《处级干部竞争上岗方案》业经批准，现予公布。‛
5.收文用语
常用的收文用语有‚前接、近接、悉、收悉‛等，如：‚贵局《关于××××的函》收悉。‛
6.承上启下用语
常用承上启下用语有‚为此、对此、据此、有鉴于此、综上所述、现就（将）有关事宜（事项）通知如下、现报告如下、现批复如下、特函告如下‛等。
3 7.期望、请求用语
常用的期望、请求用语有‚请、拟请、务请、恳请、望、切望、盼、切盼‛等，如：‚请遵照执行‛、‚恳请拨冗出席‛。
8.强调用语
常用的强调用语有‚务必、务期、务求、切切、切实、切勿‛等，如：‚务必认真贯彻执行‛、‚务求圆满完成任务‛。
9.习惯用语
（1）呈：送上的意思，含敬意。如‚呈上、呈报、呈请‛等。
（2）兹：现在的意思。
（3）拟：设计、起草、打算的意思。
（4）酌：考虑的意思。如‚斟酌、酌情、酌量‛等。 （5）承：得到、承担的意思。如‚承蒙、承办‛等。 （6）奉：接受、按照的意思，敬辞。如‚奉命、奉告‛等。
（7）径：直接的意思。
二、公文的格式
公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。
1．公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸A4印刷纸或复印纸。 2．公文用纸幅面及版面尺寸
4 （1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。
（2）公文页边与版心尺寸：
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
3．公文中图文的颜色
5 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 4．排版规格与印制装订要求
（1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。公文标题用二号小标宋体字，正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各70mm，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm 。
5.页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如‚－1－‛、‚－2－‛，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
6.公文的特定格式
信函式格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中
6 排28个字。（首页不显示页码）。发文机关名称及双线均印红色。（发文字号臵于武文线一行版心右边缘顶格标识。如需标识秘密等级或紧急程度，可臵于武文线下一行版心左边缘顶格标识）。
三、公文的体式
1、语言特点
开端：为、为了、关于、遵照、依据、根据、兹有、兹因、兹定于、兹將、兹介绍
引叙：现接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解
经办：业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过
称谓：我局（公司、厂、），你局（公司、厂、），本局（公司、厂、），贵局（公司、厂、）
期请：拟请、函请、务请、恳请、希、希望、希即 表态：同意、照办、可行、拟同意、不同意、不可、不妥、请核查，
综合：如上所述、综上所述、上述、总之
过渡：为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下 谦敬：恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、恵示、承蒙、
7 承蒙协助、不胜、不胜感激
结尾：此令、此告、为要、为盼、请批示、特此函告、特此通知、请遵照办理
2、构成要素
（1）公文的基本构成要素有：
发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章或签署、主题词、印发机关、印发日期
（2）公文的其他要素有：
签发人、密级、紧急程度、附注、附件、抄送机关。
3、文面格式
三部分：眉首、主体、版记 各部分的位臵
A眉首：公文首页红色反线以上的各要素包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
B主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。
C版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间
（一）公文体式——眉首
1、公文份数序号
简称公文份号，是将同一印制若干份数时每份的顺序编号
带有密级的公文必须要编制份数序号，如果发文机关认为必要，也可对不带密级的文件编制序号。国务院的文件都有份数序号
一般用六位阿拉伯数字编制，数字不足规定数时，前面用0补齐
位臵在版心左上角顶格第一行
2、秘密等级和保密期限
标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用‚★‛隔开。
3、标识紧急程度
标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；
如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行
4、发文机关标识
即人们通常所说的文头。由发文机关全称或规范化简称后面加‚文件‛组成；
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
注意：联合行文时的版头
可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称 国务院与中共中央联合行文用《中共中央文件》版头
10 国务院与中央军委联合行文时用《国务院、中央军委文件》版头
5、发文字号
（1）是由发文机关编制的文件代号。由发文机关代字、年份和序号组成。
（2）年份应标全称，用六角括号‚“ ”‛括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‚第‛字。
几个机关联合行文，只标主办机关的发文字号
6、签发人
（1）对上报公文负责的人 （2）只有上报的公文才标识
（3）签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名
（4）如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
（5）请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话
7、红色反线
11 眉首区域与主体区域的分界线，宽度与版心相同（即156mm）
属于眉首部分
（二）公文体式——主体
1、标题
（1）完整的公文标题由三部分组成：发文机关、事由和文种
（2）标题的位臵在红色反线下空两行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当
（3）标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。
2、主送机关
（1）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（2）是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关
（3）三种情况
A上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关都负有贯彻执行的责任。除批复外，都有两个以上的主送机关
B下级机关向上级机关发出的请示或报告等上行文，在
12 一般情况下都只有一个主送机关
C直接向社会公众发布的公文，如通告、公告等告知性公文以及规范性公文，无需写主送机关
3、正文
是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。
正文的结构分三部分：导语、正文主体、结束语。
4、成文时间
即公文形成的时间。是公文生效和日后查考的重要依据之一
成文时间有以下几种情况
A一般情况下，以领导人签发时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
B经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准，并加括号写在公文标题的正下方。
C规范性公文以批准时间为准。公布时间与施行时间不一致时，应同时注明施行时间。
成文时间必须写公元全称，并用汉字将年、月、日标全， ‚零‛写为‚O‛，如：‚二OO一年十二月三日‛
5、公文生效标识
（1）是指在正文或者附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名
（2）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下文的公文，发文机关都应当加盖印章
（3）单一发文印章
14 A单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间(骑年压月)，印章用红色。
B当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
C当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
（4）联合行文印章
A当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。
B当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
（5）不得标识‚此页无正文‛
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，
15 不得采取标识‚此页无正文‛的方法解决。
6、附注
（1）附注一般是对公文的发放范围，使用时须注意的事项加以说明。
如‚此件发至县团级‛、‚此件可见报‛
（2）附注用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。
（三）公文体式——版记
1、主题词
（1）是指能够准确表达公文内容并便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组
（2）1997年《国务院公文主题词表》，由15类1049个主题词组成。分主表和附表。
词表分三个层次：
第一层，主题词区域分类。 第二层，是类别词。 第三层，是类属词
（3）标注主题词应注意的问题
A必须在公文主题词表中选用主题词。主题词表应由各级办公厅（室）制定，不得随意更改。上报公文按上级机关的主题词表使用主题词
B主题词表中的类别标题不能作主题词用 C主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词 D一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题进行标引
E在公文上标注主题词，要直接反映该份公文所说明的问题或论述的事物
F‚主题词‛用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
17 G一份文件的标引应根据其内容和特点，除类别词外，一般以不超过五个主题词为宜。
2、抄送机关
（1）是指除主送机关之外需要执行或者知道公文的其他机关；
（2）确定抄送机关的原则
A抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助办理的机关。既不能滥报，也不能漏报；
B向上级机关的请示或者报告，不要同时抄送下级机关； C向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关。翻印或者原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关；
D因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关；
E受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。
（3）‚抄送‛在主题词下一行；
左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号；
回行时与冒号后的抄送机关对齐；
在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
3、印发机关和印发时间
18 （1）印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。
（2）印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
版记的特别要求
（1）版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 （2）版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。
（3）常见版记错误 A版记残缺，缺少版记部分
B版记错位，在复式结构公文（主件加附件，或者转发件加被转发件）里容易发生：把版记放在主件之后，附件之前
C版记多余：在主件与附件之后各有一个版记，或者将被转发件的版记原封不动的搬过来
（四）公文体式——页码
（1）用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。
（2）单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
（五）公文体式——公文中的表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封
三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
（六）公文体式——信函式格式
在制法机关公文的实践中，经常使用一种指标识发文机关名称，而不标识‚文件‛二字的信函式公文
其格式为：
A发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定
B发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。
C发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
（七）公文体式——命令格式
命令标识由发文机关名称加‚命令‛或‚令‛组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。
20 命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；
正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；
联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。 在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。 分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。
（八）公文体式——会议纪要格式
会议纪要标识由‚×××××会议纪要‛组成。其标识位臵同发文机关标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
四、公文的文稿
公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子。包括草稿和定稿两种
1、草稿：
草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件 A文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿 B草稿的特点是：未成形、非正式、无效力
C所谓的初稿、二稿、三稿；讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿都是草稿
21
2、定稿：
定稿是指经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿
A定稿是机关制发文件的唯一可靠的标准文稿 B定稿与草稿的区别是：定稿是孤本，定稿带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况记载
C定稿的签发标记决定了它的效力，它是印制正式文件和日后工作查考的直接凭证
D公文的定稿应与正式文件的样本一同整理归档保存
请示：
A一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时告知其他机关应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关
B应当按正常程序办理，除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人
四、公文的写作
（一）导语的写作
（1）依据式：简要地说明发文的依据。通常用‚据‛、‚根据‛或‚按照‛、‚遵照‛等介词和宾语组成介词结构的开头。
22 如：
A 根据《XXXXXXXX》的要求 B按照XXXXXXX会议的决定（部署）
（2）目的式：即开宗明义地说明发文的目的。通常用‚为‛、‚为了‛等介词和宾语组成介词结构的开头。
如：
A为了坚决贯彻党中央、国务院关于XXXXXXXX的指示精神
B为了鼓励科研机构、高等学校及其科技人员研究开发高新技术
（3）原因式：即简要地说明发文的原因。通常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。
如
A近几年来，国有企业职工下岗问题日益突出 B自1993年三峡工程库区移民正式实施以来，在全国人民的大力支持下，通过库区各级政府的积极努力，一期移民任务顺利完成，确保了大江截流如期实现。
（二）正文主体的写作
1、关于引用 （1）引用完整。
引用某一公文时，应当先引标题，后引发文字号，二者缺一不可。
23 如：‚国务院关于禁止在公路上乱设站卡乱罚款乱收费的通知（国发[1994]41号）‛
（2）引用准确。
即必须保证引用材料的准确无误。直接引用时，一般将所需内容如实抄录，并用引号加以标注。间接引用时，必须忠实原文，不得改变原意。领导干部未公开的讲话和批示，不得直接引用。
2、关于简称
在使用简称时，第一次使用，应先用全称并加以注明，在同一公文中第二次使用时，可以使用简称如：‚《中华人民共和国政府与葡萄牙共和国政府关于澳门问题的联合声明》（以下简称‘联合声明’）‛
3、关于数字
（1）总的原则。凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。
（2）要求使用阿拉伯数字的情况
A公历世纪、年代、年、月、日和时刻均使用阿拉伯数字。年份要写全数，不能简化、省略。
例如：公元前18世纪；20世纪80年代；2006年12月31日；13时40分50秒；2007年。
24 B计数与计量和统计表中的数值。如正负整数、分数、小数、百分比、比例等必须使用阿拉伯数字。
例如：20；-25；1/15；1.26；12％；2：4。 C代号、代码和序号。部队番号、文件编号、证件号码和其他序号均应用阿拉伯数字。
例如：鄂财[2007]19号文件；37／38次特别快车；期刊号CNll一1000／D；邮发代号37—1；95号汽油；HP-5100型打印机。
D引文标注中版次、卷次、页码、除古籍应与所据版本一致外，一般均应使用阿拉伯数字。
例如：江泽民的《科学的本质就是创新》一文，见《江泽民文选》第3卷，人民出版社2006年8月第1版，第101页。
（3）要求使用汉字的情况
A公文中作为定型的词、词组、惯例语、缩略语、具有修辞色彩的词语中作为词素须使用汉字。
例如：一律；一方面；十滴水；四氧化三铁；第四季度；八国联军；第三世界；八九不离十；相差十万八千里。
B概数和约数
邻近的两个数字，并列连用表示慨数时，应使用汉字，并且两个数字之间不能用顿号‚、‛隔开。
例如：三四天；五六米；七八十岁；一二百套。
25 C整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，也可以用汉字，但要注意照顾到上下文的统一。
例如：一个人；四本书；六辆车；读了十遍；八个百分点。但‚有3人没有参加农村合作医疗‛，不能写成‚三人‛；
D含有月日，简称表示事件、节日和其他意义的词组须使用汉字。
例如：七七事变；五一国际劳动节；‚三农‛问题；十六大。
E星期几一律用汉字。 例如：星期一；星期五。
F公文中成文日期和部分结构序数须使用汉字。 结构层次中的数字：第一层为‚一‛、第二层为‚
（一）‛，第三层为‚1.‛，第四层为‚（1）‛。
如成文时间‚二OO八年四月二十一日‛不能写成‚2008年4月21日‛，
G带有‚几‛字的数字表示约数，必须使用汉字。
例如：十几天；几十年；一百几十次；几十万分之一。
H另外；（1）一般来说，基数词用阿拉伯数字，序数词用汉字，如‚第十四届人民代表大会第一次会议‛‚第一名‛不能写成‛‚14届‛‚第1名‛
（2）数值范围表达：如4%-6%、0.2-0.6不能写成4-6%、
26 0.2-6；用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。
（三）结束语的写作
结束语部分要言尽意止，自然终结。切忌意犹未尽。 文种不同，行文目的不同，行文关系不同，结束语的写法也不同。
A上行文的结束语：‚以上意见当否，请批示‛、‚妥否，请批复‛、‚以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行‛、‚以上报告请审阅‛
B下行文的结束语：此令、此告、希遵照办理、希贯彻执行。
C平行文：‚专此函复‛、‚特此函告‛、‚敬希函复‛
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