财务报销管理制度
为加强财务管理,规范报销手续,现将财务报销事项规定如下:
一.报销范围:
(一).管理费用:
1.职工薪酬及福利费2.劳保费3.办公费
4.交通费(燃油、维修、保险等) 5.水电费
6.养老保险金7.差旅费8.保险费
9.业务费10.折旧费
11.低值易耗品摊销12.其它费用
(二).财务费用:
1.银行结算的手续费、咨询费
2.借款利息3.滞纳金
(三).销售费用:
1.佣金2.广告、推介、宣传费
二.报销程序:
(一).报销人员应凭单据到财务部进行票据整理、审验,粘贴在费用报销单上。
(二).经审验、整理、粘贴后的报销单由经办人、部门经理、财务经理审核和董事长签批后报销。
(三).因票据不真实、不合规、签字手续不全的报销单,财务不予报销。
三.用款计划申请:
(一)每周末各部门经理应将下周用款计划申请单(申请单附后)填列后交财务部,财务部将各部门的用款计划申请汇总整理后交董事长审批。各部门按审批后的用款计划使用。
(二).报销时按批准的计划金额报销;
1.综合费用计划;行政、财务、营销、工程、预算等;
①行政办公用品、②车辆交通、③职工伙食、④水电租房、
⑤日常杂支、⑥业务招待、⑦其它、⑧工程报建、⑨资料
咨询、⑩各项税费、销售佣金、广告推介宣传、策划咨询
等。
2.专项费用计划;指已签订纸质合同、协议、合约、分期
付款的专项费用:①工程按进度支付的建安费;②建筑材
料、③设备设施、④设计制图、⑤分期付款的销售佣金等。
(三).银行扣款和协议约定的款项,由董事长凭发票签字核销。①银行结算手续费、②利息支出、③滞纳金、④各项税款
及附加、⑤养老统筹、与其相关费用。
协议约定费用由财务经理审核、呈报董事长签批报销。
四.报销票据:
报销人应向收款方索要正式发票:
(一).发票:
1.单位各称,填写发票的时间
2.发票应加盖发票专用章(税号)
3.开票人的姓名,发票业务内容等
4.发票要求必须加盖税务部门监制印章的统一发票
5.其它行政事业性收据必须加盖财政部门监制印章
6.报销时财务人员要认真检验,注意假票。
五.借款:
(一)公司人员因公外出采购、业务往来、培训学习及其它公务
需借款时,应填列借款单,经财务经理审核由董事长签批
后借款。
(二)业务办理后,应在五日内报销、结算,并还清借款。
(三)借款人不在规定时间内还款,财务人员可在本人当月薪酬
中扣还。
(四)以前借款没有还清人员,不得重复再次借款。
六.现金(资金)管理:
(一)现金支付范围:
1.支付职工薪酬、津贴、补贴、福利等。
2.支付外来人员的劳务报酬。
3.用于出差人员的差旅费用。
4.支付工程承包的劳务支出(2万元以下)。
5.其它需要支付现金的款项。
(二)单笔支出超过1000元,应通过银行转账(网银)结算。
(三)公司每日现金库存限额为5000元,超出部分
应及时交存银行。
(四)用款使用现金超过5万元以上,应提前一天通知
财务,由财务部门向银行申请提现。
(五)为确保现金安全,银行取款时由公司派车,财务人员应两人以上同去。
(六)现金出纳人员应严格现金管理,不准白条抵库,不
经批准不得公款私存,混存混用、不准用公存账户套取现金。
(七)建立“现金日报”制度,和“资金动态变化表”财
务(出纳)人员应把当日现金收支和余额以表格方
式进行盘存、登记、建立现金收支台账(日报表)。及时向领导提供现金收支和“资金动态变化”
信息资料。
(八)售房款以银行转账、刷卡、收款结算。如有现金交
款应于当日交存银行。
(九)财务(出纳)人员,要增强责任心,确保现金安全。
(十)在现金收支业务中,因責任造成差错,由个人负责。
七.资金调整使用:
(一)公司账户对外调出款项应填列:“资金调出款项审批单”由财务经理审核后,呈报董事长审批后方可调用。
(二)银行转款时(网银)结算时先由出纳人员制单,会计人员审核,保证转款准确和安全性,每一笔转款同时由二人U盾操作。
八.专项费用管理
(一)业务费用
1.业务费由董事长统一安排业务招待和费用开支。
2.各部门如有业务事项应提出申请,由董事长安排(行政部)负责接待和费用报销。
3.标准按每人每餐50元含烟、酒水等。
4.因公外差人员按公司规定差旅费标准报销补助。
(二)伙食费用
1.伙食应设专人(兼)对炊事员和伙房统一管理。
2.指派专人(兼)采购 物料,以减轻炊事人员的工作量。
3.购料人应按公司定点超市进行购买。
4.凭超市购物小票报销。
5.标准按公司规定执行。
(三)车辆费用
1.车辆费用(燃油费、保险费、修理费、维护费、审验费等)。
2.公司设专人对车辆费用从严控制和管理。
(四)广告宣传费
1.为扩大宣传公司品牌形象,大力进行广告宣传是很重要的,广告效应也是企业收益的重要来源。
2.在销售活动中,所发生的广告费用(如:媒体、车体、报纸、外立、固位、彩页、道旗、等)也是企业大项费用。
3.要指派专人或多人进行市场调查,多方了解,货比三家,优中
取优。
4.从严控制广告质量、价位,降低成本,节约开支。
九.费用报销时间
1.每周五上午为费用报销时间。
2.各部门应将需要报销的单据提前到财务部门进行整理、粘贴、审验,填列报销单。
3.由财务审核后呈报董事长审批。
4.不受时间限定报销的款项:
A.已签订的纸质合同、协议、合约及按合同规定分期付款的业务款项。
B.建筑工程施工按进度分期支付的建安费,材料、设备、设施、设计、制图费和工程施工相关联的费用。
C.有特殊情况需要报销的业务款项。
十.各部门负责人为费用报销的直接责任人,报销费用的票据规范、准确、真实、向公司直接负责。