高校图书馆资源计划研究
张英奎/游文丽/周衡/孙双CCZhang Yingkui You Wenli Zhou Heng Sun Shuang 2012-12-24 16:12:58 来源：《情报资料工作》2010年02期
【英文标题】On the Resource Planning of University Libraries
(Beijing University of Chemical and Technology College of Economic and Management, Beijing, 100029)
【作者简介】张英奎，男，1956年生，北京化工大学经济管理学院教授。北京化工大学经济管理学院北京100029
游文丽，女，1961年生，北京化工大学文法学院副教授。北京化工大学经济管理学院北京100029
周衡，女，1986年生，北京化工大学经济管理学院研究生。北京化工大学经济管理学院北京100029
孙双，女，1987年生，北京化工大学经济管理学院学生。北京化工大学经济管理学院北京100029
【内容提要】 文章结合企业资源计划这一全新的管理思想、管理模式，提出了其在复合图书馆管理中的应用——图书馆资源计划，并对图书馆资源计划系统进行了具体分析。
The article proposed library resources planning that enterprise resources planning are applied in the management of hybrid library, and analysis the system of library resources planning.
【关 键 词】企业资源计划/复合图书馆/图书馆资源计划enterprise resources planning/hybrid library/library resources planning
复合型图书馆是针对传统图书馆和数字化图书馆而言的。从图书馆构成要素来看，传统图书馆强调的是藏书、读者、管理人员、技术方法、建筑设备，而数字图书馆则重视数字化资源。复合型图书馆是指在一个机构框架中，以传统图书馆为基础，实现传统图书馆与数字图书馆共存互补并有机结合为一体，它是围绕信息存储的物理场所和信息空间，应用各种技术，对印刷型、电子型和网络信息资源进行收集、组织、转化、管理、实现一体存取，为信息用户提供馆务和不受时空限制的网络服务。
1 企业资源计划的概念及核心思想
企业资源计划(ERP: Enterprise Resources Planning)最初是一种基于企业内部供应链的管理思想，源于20世纪80年代中期，90年代在欧美风行，90年代中期开始在国内被广泛接受。它是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为指导，集信息技术与先进的管理思想于一身的现代企业的运行管理模式。其实质是对在企业供应链、价值链及信息链上的所有资源进行统筹规划和使用。
ERP不是一个纯技术的管理系统，其灵魂是先进的管理思想。它的核心管理思想体现在：一是对整个供应链资源进行系统管理的思想。ERP管理思想认为，在知识经济时代，企业间的竞争不再是单个企业之间的竞争，而是企业供应链之间的竞争。因此企业要想在市场上获得竞争优势，必须对整个供应链资源进行系统管理。二是精益生产、同步工程和敏捷制造的思想。三是事先计划与事中控制的思想。它把组织看作是一个社会系统，以供应链管理为核心，以客户关系管理为前台重要支撑，实现电子商务，全面整合企业内外资源，最终实现顾客满意。
2 复合图书馆资源管理中面临的问题
复合图书馆是新经济时代一种全新的图书馆模式，具有自身特有的服务功能、运作规律和管理要求。目前，复合图书馆资源管理中主要存在着以下问题：
(1)文献资源建设没有很好的计划。由于复合图书馆集成管理系统中的采访模块只有查重功能，而没有计划功能，因此，在图书馆资源建设中，往往缺少计划和规划。阶段时间内图书馆资源建设需要哪些类别的资源、需要的具体数量，往往是不清楚的，没有一个清楚的规划。而资源采访人员通常只是根据经验进行采购，达到总经费。在经费富裕时，采访人员会大量采购文献资源，经费紧缩时就会减少文献资源的采购。如此一来，文献资源的质量将难以得到保障。
(2)文献资源使用率不高。文献资源建设计划应该建立在用户（读者）需求之上，但现有的集成管理系统客户信息管理非常简单。现有的集成管理系统通常只有用户（读者）的档案信息，而没有用户需求分析、营销管理功能。因此，在此基础上采购的文献资源往往使用率不高，滞留库存量居高不下。
(3)供应链容易脱节。正如企业一样，图书馆的整个业务运作流程实际上可以看作是一个紧密相连的供应链，主要环节有文献资源的供应者（出版单位、经销商、数字资源开发商）、系统支撑平台（IT硬件厂商、软件开发商、网络运营商）、资源采访人员、加工编目人员、信息服务人员和广大用户。由于图书馆集成管理系统不是以客户为中心、基于时间、面向整个供应链为基本特点的系统，因此，复合图书馆的供应链很容易脱节。例如书商延期交货，会造成加工编目人员工作不能及时进行，数字资源无法安装使用，信息服务人员无法向用户提供最新的数字信息服务。
(4)不能快速响应用户需求。信息时代，用户的信息需求水平不断提升，需求呈现多样化、个性化特点。用户（读者）要求图书馆能提供快速、准确的服务，而现有的服务体系很难做到这点。对于现有的服务体系，一种新的文献资源从货源选择、目录组织、采购查重、发送订单、验收加工、著录编目、典藏分配到上架提供服务需要一个漫长的过程，周期无法确定，用户需求无法得到快速响应。
3 图书馆资源计划
3.1 从企业资源计划到图书馆资源计划
复合图书馆既是一个文献资源采集、加工的“生产”单位，同时又是一个以人为本的信息服务单位。企业资源计划是新经济时代企业所追寻的一种全新的生产运作管理模式，它能极大地提高生产效率、快速相应客户需求。在知识经济时代，我们把企业资源计划ERP的理念引入复合图书馆的管理当中，就形成了图书馆资源管理计划(LRP: Library Resources Planning)。图1为图书馆资源计划(LRP)的原理图。
图1 图书馆资源计划(LRP)的原理图
图书馆资源计划(LRP)是一种复合图书馆数字化管理系统，它实现了复合图书馆的数字化管理，有效解决了复合图书馆所面临的问题，是ERP管理思想的具体化。图书馆资源计划的内容分为：人力资源，如图书馆人员和读者；物力资源，如经费、文献资源、设备、建筑；其他资源，如时间、信息资源、空间等。在图书馆系统中，有大量的信息在不停地流动，人、财、物、时间、信息是图书馆系统的有效资源。LRP不仅把设计信息、采购信息和生产、经营管理信息集成，而且能实现图书馆物流、资金流、工作流、价值流和信息流的高度集成，并能实现优化运行。
3.2 图书馆资源计划的系统分析
图书馆资源计划集成了复合图书馆的物流、资金流、工作流、价值流和信息流，构成了一个完整的管理系统。图2描述了图书馆资源计划的系统模型。下面对图书馆资源计划系统进行说明。
图2 图书馆资源计划的系统模型
(1)文献采访支持系统。文献采访支持系统能帮助解决以下问题：如何用有限的经费、人员采集读者所需的印刷型和电子型资源和网上大量的、无序的信息资源；如何确定印刷型和电子型资源在复合图书馆中的比重；如何解决传统图书馆与数字图书馆在建设中的冲突（有限的资金与人员和其他资源）等。文献采访支持系统融会了选书理论、选书决策与价值哲学、预测学、模糊数学、概率论与数理统计知识，研究用户（读者）需求信息，把握文献品质与价值测量、选书决策的要素研究、藏书复本决策与藏书建设中的理性与非理性范畴等重要问题。它还能解决以下课题：选书要素及标准的设置；计算机定量计算程序；不确定性推理方法；知识推理结构问题与选择；系统中的弱结构处理；用户选择标准设置；机器学习规则；系统功能的评价。文献采访支持系统结合图书馆馆藏及数据仓库、文献供应者提供的文献信息数据以及用户关系管理系统，更能提高用户需求的满意度。
(2)文献资源加工系统。文献资源加工系统包括：采访子系统、编目子系统、典藏子系统、连续出版物加工子系统。作为复合图书馆传统的业务，目前该系统已自动化和商业化。随着网络技术和信息技术的发展，图书馆文献资源类别增多和馆藏数字化趋势的增强，文献加工系统的功能也在不断扩展和完善。它与本馆的数据仓库相联系，加工的结果将扩展数据仓库；同时它与面向用户的服务系统相连，将用户的需求考虑进文献加工过程中，更有利于用户服务。
(3)网络信息开发系统。根据馆藏和读者的需求，在大量网络信息中选择相关信息，开设专题信息库从事信息开发；连接各类型资料，实现文本、图像、声音、影像等信息数据的加工存贮；为参考咨询提供资料来源。目前该系统亟待开发和完善。
(4)面向用户（读者）的文献、信息服务系统。面向用户（读者）的文献、信息服务系统包括：印刷型文献流通子系统、图书馆网站服务子系统、电子阅览室服务子系统、参考咨询子系统。在该系统中，面向用户（读者）的图书馆网站服务子系统，是图书馆管理系统亟需开发和具有重要战略意义的系统。图书馆网站服务子系统提供集成的图书馆对用户和潜在用户的综合服务功能，是最重要的服务子系统，能帮助读者对图书馆的各部门提供的服务以及馆藏情况和借阅情况有清晰的了解，还能提供图书馆与用户的一对一的个性化服务。读者在其中即可享受所有服务，仅需一次注册，以后登录进入针对他自己的图书馆网站服务子系统即可，在这里有更多的功能，如：权限查询、感兴趣新书查询、参考咨询、读者资料更新、电子文献信息的浏览、个人借阅查询和预约订购新书、信息反馈等。
(5)用户关系管理系统。用户关系管理系统围绕用户细分来组织图书馆资源，尽力满足用户的需要，并通过加强用户与图书馆的各个部门、图书馆的供应商、其他图书馆等之间的联系，来提高图书馆服务效益和投资效益。同时以图书馆自动化管理软件和图书馆网站为主要数据来源，并辅之以座谈会、问卷调查等方法，采集有关用户（读者）的数据，从用户成分、用户类型、用户范畴体系等方面研究用户的结果；从用户阅读行为与方法、阅读动机、阅读兴趣、阅读目的、阅读能力等方面研究用户阅读心理；从用户所处的时代特征、职业特性、任务特征、兴趣特征等以及不用类型图书馆的特点来研究用户的阅读需要，并给予用户一定的阅读指导。另外，用户关系管理系统结合图书馆文献采访支持系统，可进一步完善面向用户（读者）的图书馆文献资源、信息服务系统。
(6)馆长信息系统。馆长信息系统是图书馆资源计划(LRP)实现的核心系统，所有的系统都与之发生直接联系，融汇了图书馆的内外信息。但是该系统是目前商用图书馆管理软件最缺乏的功能，主要因为它没有特定的模式，但这是图书馆资源计划中很重要的一部分，需要图书馆自身来完成。馆长信息系统(curator information system: CIS)可被看成是一个面向图书馆馆长的、不断发展的信息系统，能够方便及时地提供图书馆内部信息和外部信息，具有用户界面友好、无需培训的特点，并且具有办公支持和统计、分析等辅助决策功能，能够提高馆长的工作效率和管理决策的有效性。
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