应用文写作格式西南大学 曾新秀
公文文体写作格式
第二章公文文体写作
（一）
第一节公文的概念和作用
一、公文概念-
二、公文作用-
第二节公文的分类和格式
一、公文的分类-
二、公文格式-
公文,是公务文书的简称。国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理
过程中形成的具有法定效力的规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
狭义的公文是指法定公文，主要指1996年5月3日中共中央办公厅发
布的《中国共产党机关公文处理条例》(《条例》)和国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（《办法》）规定的18种党政公文。
1、领导与指导作用
2、传达与教育作用
3、桥梁与纽带作用
4、凭证与依据作用
法定公文的分类很复杂，不同的标准，有不同的划分方法。
（一）按发文机关所属组织系统分：
（二）按行文方向分-
（三）按涉密程度分-
（四）按处理时限分-
可分为平件、急件和特急件三 类 。
此外，还可根据公文的来源，分为收文、发文两类；根据处理万式，
分为阅件、办件两类，而按公 文的性质和作用分类，则可分为领导指导性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、商洽性公文、会议公文。
1．党机关公文
即《条例》规定的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通
报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
2、行政机关公文
即《办法》规定的13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、
通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
各自特有的：
1．上行文
下级机关、部门向上级领导与指导机关、部门报送的公文。其典型文种
是报告、请示。部分意见也可上行。
2.下行文
上级机关、部门向所属被领导或被指导的下级机关、部门发送的公
文。主要有命令（令）、决定、指示、决议、条例、规定、批复等，多数通知、会议 纪要、通告、公告和部分意见与函 亦属下行文。
3、平行文
向平级或不相隶属机关传递的公文。主要有函和议案（议案在行文
性质与程序上，又具有上行特 征），部分通知、意见、会议纪要也可平。 按保密级别可分为普通 公文、保密公文。保密公文：秘密公文、机密公
文、绝密公文。
可分为平件、急件和特急件三 类 。
此外，还可根据公文的来源，分为收文、发文两类；
根据处理万式，分为阅件、办件两类，而按公 文的性质和作用分类，则
可分为领导指导性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、商洽性公文、会议公文。
按阅读范围又可分为对外公开件、限国内公开件、内部使用件 （含限知）。 公文格式
一、规范格式：
《中国共产党机关公文处理条例》
国务《国家行政机关公文处理办法》
1999年国家技术监督局《国家机关公文格式》
二、公文格式的构成要素：
眉首-主体-版记-
《办法》规定行政机关公文格式由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文
机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等16项组成。
《格式》规定行政公文格式各要素分为： 眉首、主体、版记三部分共
18项．
指定性格式项目：如版头或发文机关标识、发文字号、标题、正文、成文
日期等）；
选择性格式项目：如秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、附注、附
件等。
眉首，也称作文头，它由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、
发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等组成。
1、公文份数序号：
2、秘密等级和保密期限：秘密等级：秘密、机密、绝密三级。
保密期限：绝密★一年
3、紧急程度-
4、发文机关标识-
5、发文字号：
6、签发人：
7、红色反线：眉首与主体的分隔线。
是将同一文稿印制的若干份公文时每份公文的顺序编号，也叫印刷顺序号
或份号。用阿拉伯数码顶格 标注在版心左上角第一行，便于公文的分发、清退、阅办和销毁。只有绝密、机密级公文才标注。 紧急公文应根据紧急程度的不同，分别标明“特急”、“急件”。其中电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”等。用3号黑体字标示。 紧急公文应根据紧急程度的不同，分别标明“特急”、“急件”。其中电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”等。用3号黑体字标示。是公文制发机关的标记，由发文机关名称+“文件”组成。 例：西南大学文件、重庆市人民政府文件
俗称“文号”，是发文机关编排的公文代号，便于发文机关掌握该年度的发
文数量和公文的收发、登记、办理、保管和查找。
组成：
由机关代字、发文年份号和文件顺序号组成，在发文机关标识下空2
行，3号仿宋字书写。年份号要写全，要用六角号括起来。文件顺序号不能有空号。
例：
国发〔2008〕1号渝委发〔2008〕2号
川府发〔2007〕5号国教函〔2006〕2号
错例：
国发〔08〕1号
国发（2008）1号
沪委函〔2008〕003号
川教发〔2007〕第08号
[2008] 国发1号
是指代表发文机关核准并签写发出公文文稿意见的负责人姓名。一般只在
机关内部的发文稿纸上签写，上行文必须正式标注，平行于字号的右侧，空一字的距离。
主体部分：包括标题、（题注）、主送机关、正文、附件说明、成文日期、
印章、附注等。
1、标题：
2、主送机关：
3、正文：公文的核心部分，一般由开头、主体、结尾（必备项目）构成。
4、附件及附件说明说明：
5、发文机关名称（如标题中有，此处就可不写）
6、成文日期：
7、附注：公文如有需要说明的其他事项，应加附注。如：“非典”、“此件
发至县团级”、
8、印章：公文生效的重要标志。（联合行文的印章）除会议纪要和电报发
出的公文都要有印章。
1、标题：（必备项目）
构成：由发文机关名称、发文事由（主题、内容）、文种组成。
完全式：三要素俱全。省略式：（不能省掉文种）
例一：重庆市人民政府办公厅关于进一步治理整顿土地市场秩序的通知 例二：重庆市人民政府办公厅（机关名称）关于进一步治理整顿土地市场
秩序（事由）的通知（文种）
要求：事由概括准确、文字要简洁
书写美观大方、一般不用标点符号。
例1：XX厂关于严禁在厂区敞放鸡鸭的通告
例2：西南大学关于转发国务院《国家机关公文处理办法》的通知
主送机关：公文的主要受文机关。应当使用全称或规范化的简称、通称。
（选择项目）
上行文的 要求：逐级行文、单一
国务院
省人民政府
市人民政府
区、县人民政府
乡、镇人民政府
附件是附属于正文的印证性、说明性或附带性材料。公文如有附件，应当
注明附件的顺序和名称。（在正文结束的左下方）（选择项目）
例：附件：
1、引进XX先进生产线的市场调查报告
2、引进X生产线的可行性论证报告
例：西南大学关于表彰2005年度优秀学生干部的名单
任何一份公文都必须标明成文日期。
领导签署的日期、会议通过的日期、电报发出的日期等（联合行文以最后
签字的单位的签署日期为准）
书写：错例：
0
8、
3、10；
200
8、
3、10；
2005年12月26日；
二零零五年十二月二十六日
正确：二00五年十二月二十六日
（三）版记：包括主题词、抄送机关、印发机关及印发日期等。
1、主题词：（必备项目）主题词是适应办公自动化的需要，表达公文基本
内容的规范化的词或词组，是公文基本内容的标准化概括。公文都应标注主题词。其标引顺序是：标类别词，再标类属词，最后标文种。每份文件的主体词，最多不超过5个。词目之间空一字，不加标点符号。
标引顺序：类别词、类属词、文种
例一：
A、重庆市人民政府办公厅关于南川、云阳等地发生森林火灾及重大火灾
伤亡事故的通报
主题词：公安消防森林防火通报
B、重庆市人民政府办公厅关于进一步治理整顿土地市场秩序的通知 主题词：经济管理土地管理通知
例一：
A、重庆市人民政府办公厅关于南川、云阳等地发生森林火灾及重大火灾
伤亡事故的通报
主题词：公安消防森林防火通报
B、重庆市人民政府办公厅关于进一步治理整顿土地市场秩序的通知 主题词：经济管理土地管理通知
