*************费用报销指引文件
制度编号:智财制13-10 生效时间:
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第一章总则
第一条 目的
为方便**集团员工进一步了解公司的费用报销制度,并进行有效的费用单据填制,特制定此指引文件。
第二条 适用范围
此指引适用于**集团员工报销。
第二章 差旅费报销
第三条
报销差旅时根据发生的费用需要准备的相关单据如下: 1.差旅费报销单 2.出差申请单 3.差旅行程单 4.招待用餐申请表(如有) 5.**集团车辆使用记录表(如有) 6.合理、合法正规的发票
第四条 版式如下:
一、差旅费报销单
单据签批流程:①出差人→②部门主管及部门负责人签字→③会计→④财务总监→⑤副总裁→⑥总裁/董事长(5000元以上) *************费用报销指引文件
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注意事项:
1)单据中审核人由会计签字,会计由财务总监签字,负责人由副总裁签字及总裁,董事长签字;
2)单据的第三行载明的日期应填列的日期为出差回来当天的日期; 3)单据上每行小计、每列合计需计算填列; 4)出差人返回单位后一周内必须报销;
5)所有报销单都由财务中心集中报地区/集团负责人、总裁及副总裁审核;
6)餐费补贴及招待费用填入“差旅报销单”中的其他;
7)附单据数量= 报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单(上面有文字说明则加,无则不加);
8)报销标准,请查看《**集团费用管理制度》。
二、出差申请单 *************费用报销指引文件
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单据签批流程:出差人→部门主管→总裁办兼人力资源中心→******负责人→深圳集团领导 注意事项:
1) 所有出差的单据需要集团领导审批方可出差,特别情况下急需出差的,须由地区负责人先同意,后补流程签批的方式;
2) 出差一天(含)以上,且在外住宿,必须填写出差申请单; 3) 出差期间必须填写清楚出差来回的日期及时间,方便核算各类补贴; 4) 出差申请单中的费用预算必须合理预估金额填列;
5) 出差期间住宿,副总监以下人员且两人同时出差时,同性必须并住,且住宿费标准可按并住人员最高级别的费用标准报销; 6) 自带车出差,必须在备注栏中填写清楚原因、车牌号码;
7) 2人(含)以上同行出差时,应填列每个人的姓名、职位,方便核算 *************费用报销指引文件
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各类补贴;
8) 报销标准,请查看《**集团费用管理制度》。
三、差旅行程单
注意事项:
1)单据由出差人分类分项填列费用,按天录入,无须领导签批; 2)交通费用包括机票费、车船费、市内交通费。已实际各交通工具发生的费用填列,市内交通费指的是市内乘坐公交车、地铁、出租车等交通工具发生的费用;
3)住宿费为出差过程中根据费用管理制度中规定的员工住宿费; 4)餐补为出差过程中根据费用管理制度中规定的员工伙食补助; 5)业务招待费为费用管理制度中规定的出差过程中发生的招待费; 6)其他费用为出差过程发生的与以上四项无关的费用,需在备注中 说明情况;
7) 早、中、晚餐补时间为早上9点前、中午12点半前、晚上6点后; 8)报销标准,请查看《******费用管理制度》。 *************费用报销指引文件
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四、招待用餐申请单
注意事项:
参见下面“第四章 招待费报销费用”规定处理。
五、**集团车辆使用记录表
注意事项: *************费用报销指引文件
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参见下面“第三章 汽车费用报销”规定处理。
六、发票单据
上图为车票的贴粘
上图为票面尺寸较大发票的粘贴 注意事项:
1)粘贴要求:粘贴在一张纸上的所有票据统一按从上到下、从左到右的顺序逐张粘贴,确保粘贴后票据依然平整; *************费用报销指引文件
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2)将需要粘贴的票据进行分类,同类票据(如餐费类、车票类等)应集中在一起;
3)粘贴票据的纸张大小:使用粘贴单或与费用报销单同样大小的纸张,粘贴单不要使用与公司业务相关数据的再生纸,且粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围;
4)不要有订书机装订票据。
第三章 汽车费用报销
第五条 汽车费用指因公务使用汽车发生的加油费、路桥费、停车费、洗车费、维修费等车辆费用。
单据签批流程:①报销人→②部门主管→③复核人→④会计主管→⑤******负责人→⑥深圳集团领导 注意事项:
1)“费用报销单”中复核人由会计签字,会计主管由财务总监签字,备注由部门主管签字,领导审批由******负责人、深圳集团领导签字; 2)所有报销单都由财务中心集中报******负责人、深圳集团领导审核; 3)报销的费用不属于同一种类的应分行填列; 4)“费用报销单”中金额一栏不允许涂改;
5)附单据数量:包括报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单(上面有文 字说明则加,无则不加)。
二、车辆使用申请表
三、公司公务车辆维修保养申请表 *************费用报销指引文件
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注意事项:
1)报销汽车维修费用应附上汽车维修清单、维修发票; 2)洗车属保养汽车的范围,报销时按规定填写此表。
四、**集团车辆使用记录表
注意事项:
1)车辆使用人在使用汽车时应准确记录出车公里数、收车公里数; 2)车辆使用记录表为车辆登记台账,应按日期顺序填列,保证真实完整; *************费用报销指引文件
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3)车辆使用记录表由行政统一保管,未经同意任何人不能擅自使用; 4)******车辆使用记录表中的其他一栏填写的内容为汽车维修、洗车 等属于汽车的其他费用;
5)凡是涉及车辆费用的,必须使用车辆使用表; 6) 报销标准,请查看《******费用管理制度》。
五、发票单据
第四章 招待费用报销
注意事项:
1)“费用报销单”中复核人由会计签字,会计主管由财务总监签字,备注由部门主管签字,领导审批由******负责人、深圳集团领导签字; 2)所有报销单都由财务中心集中报******负责人、深圳集团领导; 3)报销的费用不属于同一种类的应分行填列; 4)“费用报销单”中金额一栏不允许涂改;
5)附单据数量:包括报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单(上面有文字说明则加,无则不加)。
二、招待用餐申请单 *************费用报销指引文件
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注意事项: 1)招待用餐的应填写此表,如购买礼品赠送客户的需要以签报的形式向公司申请,购买礼品500元以上必须出具购货单位的销售清单;
2)500元以上的招待用餐须有陪同人员,报销招待用餐招待负责人、陪同人员须在发票背面签字确认。
三、银行付款单
注意事项:原则上须使用银行卡付款,特殊情况才允许使用现金,但必须事先申请或电话沟通******负责人,并经同意。
四、菜单明细或销售清单 *************费用报销指引文件
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五、发票单据(图为招待餐费500元以上有陪同人员签字的样版。)
第五章 市内交通费 *************费用报销指引文件
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第十条 市内交通费指因公办事发生的公交、地铁、的士、轮船等交通费用。
第十一条 报销市内交通费时需准备的相关单据:
1.费用报销单据 2.外出申请单 3.市内交通行程单 4.发票单据 第十二条 版式如下:
一、费用报销单
注意事项:
1)外出因公办事,原则上一般员工不允许打车,除非特殊情况需要打车的,报销时需要部门负责人在发票背面上签名;
2)晚上加班到晚上9以后,在部门负责人同意的情况下,允许打车回家,报销时需要部门负责人在发票背面上签名;
3)“费用报销单”中复核人由会计签字,会计主管由财务总监签字,备注由部门主管签字,领导审批由******负责人、深圳集团领导签字;
4)所有报销单都由财务集中报******负责人、深圳集团领导审核; 5)报销的费用不属于同一种类的应分行填列; *************费用报销指引文件
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6)“费用报销单”中金额一栏不允许涂改;
7)附单据数量:包括报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单(上面有文字说明则加,无则不加)。
二、外出申请单
三、市内交通行程单
注意事项: *************费用报销指引文件
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1)单据由出差人分类分项填列费用,按天录入,无须领导签批; 2)交通费用包括机票费、车船费、市内交通费。已实际各交通工具发生的费用填列,市内交通费指的是市内乘坐公交车、地铁、出租车等交通工具发生的费用;
3)业务招待费为费用管理制度中规定的出差过程中发生的招待费,必须对应有招待费申请单;
四、发票单据
上图为加班乘坐的士需部门主管签字确认的样版.
第六章 办公费用报销
注意事项:
1)“费用报销单”中复核人由会计签字,会计主管由财务总监签字,备注由部门主管签字,领导审批由******负责人、深圳集团领导签字;
2)所有报销单都由财务集中报******负责人、深圳集团领导审核; 3)报销的费用不属于同一种类的应分行填列; 4)“费用报销单”中金额一栏不允许涂改;
5)附单据数量:包括报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单(上面有文字说明,无则不加)。
二、入库单
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注意事项:入库单需要两个人及两人以上签名,行政部登记台账
三、销售清单
因各商家销售清单不一致,此处不展示销售清单版式,请根据实际取得 的销售清单贴粘在报销单后。
四、发票单据
五、办公费用申请表
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第七章 其他费用及附则
第十五条 其他费用指加班餐费、快递费、绿植费、物业费、水电费等费用。
一、加班餐费报销规定:因公加班开支误餐费的,原则上,先申请后报销。须中心负责人(含)以上人员同意,每人每餐不得超过30元且所有用餐人员须在发票背面签字方可报销。报销加班餐费时需有如下单据: 1.费用报销单 2.餐费发票
二、报销快递费用时,需有如下单据: 1.费用报销单 2.快递公司发票 3.邮寄快递单据
三、报销鲜花、植物等绿植费用时,需有如下单据: 1.费用报销单 2.销售清单 3.销售发票
四、物业费、水电费报销规定:报销物业费、水电费时,需有如下单据:1.费用报销单 2.物业公司出具的缴款单据 3.发票(付款后补回)
第十六条 以上解释权归******财务中心。