重庆教育学院会议室管理办法
为了加强学院会议室的统一管理，提高使用效率，更好地为教学、科研等各方面工作服务，特拟定此办法：
一、院办统一管理的会议室概况
学院会议室四个，综合楼一会议室，综合楼二会议室，综合楼接待会议室，图书馆平层学术报告厅。
二、使用范围
1．一会议室原则上用于院长办公会和党委会、院领导主持的有关会议及接待。
2．二会议室原则上用于中心组学习会、干部会议和院领导主持的有关会议及接待。
3．接待会议室原则上用于学院对外接待。
4．学术报告厅原则上 用于学院召集召开的大型会议、各系处召开的大型会议或学术报告会和国家级、市级培训，假期函授上课等。
三、会议室使用程序
各系处使用会议室须向院办提前预约登记（包括双休日、节假日、寒暑假），具体程序如下：
1．使用单位填写《会议室使用申请单》（学院OA系统内或院办网内下载），使用单位负责人签字、盖章后提交至院办备案。
2．院办登记后回复。
3．院办严格按照各会议室功能协调安排会议室。特殊情况下，各职能部门、系科超越使用范围使用其它会议室，须经院办分管主任批
准，并履行登记手续后方可使用。
4．如取消，推迟或更改会议室使用时间，必须提前一至两天，向院办公室说明情况，原有会议申请单作废。
四、会议室使用注意事项
1．会议室使用实行优先使用原则，即：内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用；列入学期工作计划的会议优先使用；若各系处预定的会议室与学校临时性重要会议所用发生冲突，全院性会议优先使用。
2．使用会议室必须提前预约，不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。如果要推迟、提前、取消使用学术报告厅，必需在原定使用时间前至少一天明确向院办作出说明，相应《会议室使用申请单》作废。
3．会议室一经安排，会务工作原则由使用单位自行负责，自备会议所需用品，会议室使用完毕清理后，及时通知院办公室交接。如需要布置会议室，需在《会议室使用申请单》备注栏中明示，原则上由使用单位自行布置。
4．会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪用，室内物品不得随意拿出或挪用，若确因需要借用，必须征得管理部门同意，完善借物手续后方可动用，事后归还原处。
5．学术报告厅的音响设备由宣传部提供并予以技术支持。
6．原则上，会议室使用时间应安排在工作日和工作时间之内，如需安排在工作日和工作时间以外，使用单位应根据实际情况付给临时工加班劳务费。一般标准为中午加班10元，晚上加班10元，周末或者假期加班，一天为30元，半天为15元。
7．使用单位应认真检查会议室内部设施完好情况，爱护室内设施，小心使用，如有损坏照价赔偿。
8．注意安全，节约用电，会议结束后请自觉关闭所有电源。
9．对于不按规定使用会议室的单位，院办将通报批评。
10．本规定由学院办公室负责解释，自颁布之日起执行。
附件：会议使用申请单
重庆教育学院二○○九年十一月十日
