会议室使用管理办法
一、制定目的
为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门。
二、管理办法
1、会议室是专门用于召开会议，研讨工作的地方。会议室由行政人事部统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
2、公司会议室共包括一号会议室(原大会议室)、二号会议室（原大职场）、三号会议室（圆桌会议室）、接待室、洽谈室及贵宾室。
3、为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知行政人事部，填写会议室使用申请表（见附件），以便统一安排。如有需要行政人事部协办的事项需提前注明，以便行政人事部根据情况做好相关协调安排。
4、正常工作日，各部门提前到行政人事部填写申请表即可使用，使用后及时归还钥匙；若周六日使用，需提前一天到行政人事部填写会议室使用申请表，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。
5、会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用，先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政负责人立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。
6、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政人事部另作安排。
7、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若下一时间段已安排其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。
8、各部门在会议期间要爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。会后使用部门需及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，保持室内干净整洁，禁止抽烟吃东西，禁止乱扔纸屑。
9、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到行政人事部许可。借用完毕后，需及时归还。
10、本办法自2017年2月1日起生效，最终解释权归山西分公司行政人事部所有。
泰康养老山西分公司行政人事部
2017年2月1日
