我们是这样创新会务组织工作的
鲍一高 翁国平
创新孕育生机，创新促进发展。作为负责福州市政府重要会议办理的处室，我们坚持从服务意识、制度建设、平时积累和细节管理四个方面入手，大力创新会务组织工作，使各项会议、活动的举行周密严谨，运转有序。
从抓思想认识入手，优化会议服务意识。长期从事会务工作，容易形成按惯例运作的思维定式，要实现会议组织服务工作创新，就要突破这种思维定式。为此，我们提出实现“两个转变”的工作思路：变被动服务为主动服务；变单向执行为互动增效。就是要求每一名工作人员设身处地换位思考、拾遗补漏、移位补缺，使会议组织更精准、更到位。比如依照惯例每年市政府召开的全体成员会议参加人数众多，在办理会务过程中我们收集到了许多单位的反馈，有的部门认为本单位应该列席却未能列席，有的则反映此类会议与自己关系不大无须参加。对这些信息，我们没有以惯例搪塞，而是在主动与有关单位沟通后，向领导提出调整完善参会人员名单的建议并得到采纳，从而达到了既精简会议人数又提高会议实效的效果。我们还不断强化“万无一失意识”，要求大家把会议组织工作当作一个完整的系统来统筹考虑，从参会人员落实、会议材料、会场布置、会议记录到交通、住宿、餐饮等诸多方面，都确保万无一失。同时还要充分考虑到突发、偶发事件发生的可能性，做好应急预案。事实证明，会前多考虑几个万一，尽管有时显得“多此一举”，但确实能有效保证会议组织工作万无一失。
从抓制度建设入手，规范会务职责分工。一场完美会议的组织，离不开各职能部门、相关工作人员的合理分工与密切协作。我们认为，科学有效地区分、规范好各相关处室、相关人员在其中的事权、责任，是最大限度地减少会议组织中的扯皮、随意等状况，确保会议组织工作有序、高效的重要保障。正因为如此，我们一直十分重视会议组织制度的创新。在处室外部制度建设层面，着力推动会务涉及部门、机构的职责划分，形成分工明确、责任落实、运作规范的长效机制。以推动市政府常务会议办会制度建设为例，从市一级层面来讲，政府常务会议一般每周召开一次，每次议题较多，业务范围庞杂，涉及的政府部门、办公厅其他业务处室较多，我们在总结办会经验的基础上，提出了《关于规范市政府常务会议上会议题办理的若干意见》、《关于进一步健全市政府常务会议、市长办会公议会务组织工作的建议》等一系列意见建议，对各部门、办公厅各处室在办会中应承担的职责及工作标准提出合理化建议，上报市政府办公厅研究同意后上升为办会制度，有效地减少了工作中的扯皮，保证了会议组织工作有条不紊地展开。在处室内部制度建设层面，则重点推行流程化管理，把整个办会过程分解形成一个流程图，明确办会顺序及细化每个环节工作要求，落实每个办会人员的责任，以确保整个办会流程环环紧扣，件件任务都得到落实，同时保证处室在个别经办人员缺位的情况下，其他人介入后能照常运转。 从抓平时积累入手，提高会务组织效率。会议组织程序繁多、任务琐碎、时间限定。要在有限的时间内高效、优质地完成各项任务，离不开平时充分的准备，体现的是“功夫在诗外”。我们把功夫花在平时，注意日常点点滴滴的改进，寓提高办会效率于日常的积累中。比如会议座签是每场会议必用之物，我们一改过去每场会前忙着找座签，会后随意放的状况，备齐所经办各类会议所用的座签，进行分类保管，并确定专人进行管理。又比如，我们将平时承办的市政府常务会、全体成员会、市长办公会、经济分析会等会议所使用的一整套方案进行规范化整理后形成格式化的电子文档，一旦需要紧急报送会议方案，只需调出电子文档进行简单的填补即可应急报送。再比如，我们对需提交市政府常务会议研究的议题，实行数据库管理，根据需要在数据库中设置了领导签批意见和日期、承办处室、拟办意见及办结情况等栏目，每天有新办件即收即录入电脑，这样需要了解议题办理情况，十分简便。我们还注意平时留心不同领导的工作风格，适应领导的要求，完善会议办理。比如，我们注意到市政府领导在研究经济工作时十分关注工业用电及质量监督情况，在办理经济分析会议会务时，我们就及时对以往的方案进行调整，增加了电业及质量监督部门参会，使会议组织更圆满，领导更满意。
从抓细节管理入手，提升会议工作质量。一场会议实际是一连串细节的组成。我们反复强调细节处理水平决定会议质量，要求全体同志在细节上下功夫，提升每个环节、每个细节的服务水平。比如，每次市政府召开经济分析会议参加人员多达几百号人，而且所有与会者要求依座签就坐，如果会议通知只简单地告诉他们时间、地点，就必然会出现有人满场找座位而影响会场秩序的情况，所以会议组织中我们除了按参加单位进行大类分区排座外，还根据会场布置制作了座位导向图，在图中标明每个与会单位在会场中的位置，在入场前发给参会者，对于重要与会者还派专人进行现场引导，实行这种办法，使得各类会议入场秩序井然有序。再比如，福州市所辖的县（市）中有的与市区距离甚远，如平潭县在海岛上，从县城到市区在有轮渡的情况下至少要花4个小时，这就存在如果按照惯例提前半天通知会议的话，很可能存在参会人员无法赶到的情况，考虑到这些细节，我们在会议组织中一方面对此类参会单位在正式通知前提前预告，请他们做好参会准备，另一方面在安排议题时尽量靠中，不排太早，以免他们路上疲于奔波，不排太迟，以免他们回去赶不上轮渡。我们还重视从细节失误中汲取教训、举一反
三、推进创新。有一次召开市长办公会需要使用电子投影仪器却发生屏幕无法升降的问题，影响了会议的正常进行。问题发生后我们及时堵住这一细节漏洞，每次开会前都通知信息技术部门指派专人在会前检查音像设备，在召开会议时全过程监督设备运行情况，确保正常运转。
