2015届毕业生档案办理服务指南
为进一步规范毕业生档案管理，为毕业生提供方便、快捷的服务，现将毕业生档案转递等事宜说明如下：
一、毕业生档案转递、存放
根据中国邮政集团公司业务函﹝2015﹞117号《关于规范机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知》精神，自2015年6月1日起，原由邮政机要通信渠道传递的“大学生档案”改为“EMS标准快递”等方式传递，具体情况如下：
1、已办理好《就业报到证》的毕业生档案，由各学院将《就业报到证》副联（白色联）统一交至学生处，学生处7月初寄发或专人送达。
2、研究生录取的毕业生档案，按调档函上的地址在七月初寄往录取院校。
3、考入外校专升本的毕业生，档案需要学校寄发的，收到录取通知书后，请到学生处118室登记寄档及个人信息（信息包括：邮寄详细地址、联系人、联系电话、邮编；学号、姓名、个人联系电话）。学生处在九月份将档案寄往录取院校。
4、其他情况：未办理《就业报到证》的毕业生档案，原则上在学校保留,保存期限为两年。两年期满后由学生处按各学院送交的《就业报到证》副联及提供的寄档信息寄回学生原籍（原籍所在地级市人力资源和社会保障局等，以《就业报到证》左上角画有横线的单位为准）。送交的《就业报到证》副联将装入学生本人档案中。两年期满因未办理《就业报到证》档案无法回原籍的毕业生，请尽快找到档案托管单位，回校办理档案转递手续。
5、特殊档案:成绩单未转交、毕业生登记表未填写、未办理离校手续、欠费等情况的学生，档案暂时不予转递，待档案完善或办理离校手续后方可调档。
二、档案查询
根据邮局的规定，查询时间为一年（自寄递邮件之日起），一年之后邮局不再受理查询手续，也不再负责档案安全问题。请同学们把握好查询时间，以免造成不必要的后果。《寄档存根》随时会更新，请留意自己的档案去向及到达情况。因为存在重名现象，请同学们在查询时，按学号及姓名查询档案去向并确认签收情况。
1、七月份寄发的档案，请同学们在七月十五日左右进学校学生处主页（网址：http://xsc.hncj.edu.cn/）公告栏上找到《2015年寄档存根》，按学号或姓名查询快递单号，再按快递单号上网查询档案到达情况（网址：http://www.daodoc.com/all/ems.shtml?from=openv）。寄发后有异常情况可与EMS客服电话11183联系。专人送达的也会在《2015年寄档存根》上标明签收人和联系电话。
2、暑假期间提交《就业报到证》的同学，九月底查询，查询方式同上。
3、九月份后陆续办理《就业报到证》需要转递档案的毕业生，请把《就业报到证》副联送交至学生处118室，并登记好转递档案的相关信息。可在《就业报到证》上交当月底查询，查询方式同上。
三、档案提取
学生档案原则上不允许自带。但因特殊情况需要自带的，按以下要求办理：持本人《身份证》原件及复印件一份，提供《就业报到证》副联或接收单位出具的《调档函》及个人《个人提档申请书》。本人不能到场需要他人代办的，除了提供以上材料外，还要提供《个人委托书》、委托人的《身份证》复印件、被委托人的《身份证》原件及复印件。退学、转学的学生，除了以上材料（不包括《就业报到证》）外还要提供《学籍异动通知单》复印件。《个人提档申请书》模式见附件1，《个人委托书》模式见附件2，可在学生处主页查看或下载。
四、档案补办
学生档案请妥善保管，避免丢失、残损等情况。一旦丢失，无法复原，学校只能补办大学期间的有关材料，所以一般不予补办。特殊情况补办时，由本人持丢失证明、《毕业证》或《学位证》和《身份证》、一寸正规照两张到学校办理。办理时提供《补办申请书》，要由学生签字、加盖手印、有各学院主管领导和学生处主管领导签字，补办申请提交后，领取需要填写的材料，随后认真填写和完善各部门的签章手续。《河南城建学院学生档案成绩表》、《新生录取花名册》、2015年及以后的毕业生《普通高等学校毕业生登记表》，到行政楼三楼综合档案室复印。材料补办完后学生档案室封装并登记。
为方便毕业生，暑假我们提供相关服务。具体时间是每周
一、周四。来校前，提前三个工作日电话预约，并准备好提档材料。特殊情况急需提档的，至少提前一个工作日电话预约。预约时我们会了解学号、姓名及联系电话等信息，便于确认档案是否在学校或档案是否完善。
办理地点：行政楼118 学生档案室 学生档案室联系电话：18037583813 联系人：赵老师
附件1
个人提档申请书
本人是河南城建学院 年毕业生，姓名 学号 ，因 情况，需要领取档案。一经领取，出现任何问题，责任均由提档人承担。
签名（手印）： 《身份证》号码：
联系电话：
提档日期： 年 月 日 附件2
个人委托书
本人是河南城建学院 年毕业生，姓名 学号 ，因 情况，需要领取档案。但本人不能回校办理,特委托____________作为我的合法代理人全权代表我办理相关事宜。一经领取，出现任何问题，责任均由提档人承担。
委托人签名（手印）: 身份证号码: 被委托人签名（手印）: 身份证号码: 委托人联系电话： 被委托人联系电话：
提档日期： 年 月 日
