合肥XX财务部文件 财字【2015】003号 签发人：
财务审批管理制度
目
录
（二）个人确因承办业务需要，可申请临时业务备用金；备用金原则上不超过当月个人工资总额。
（三）零星采购、日常业务接待和出差较多的部门可申请采用部门备用金制度，部门申请备用金限额最高不超过1万元（具体金额根据各部门业务范围确定，特殊情况须专题报告），允许部门内部调剂分配使用。已经采用备用金制度的部门，不能同时办理该部门员工个人临时业务备用金借款。部门备用金设专人管理，由部门负责人办理借款手续，部门负责人负连带偿还责任。
（四）应届毕业生生活费借款限额为500元，规定在转正后三个月内归还；员工福利性借款标准和还款要求具体按审批意见执行。
（五）各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款，否则不予借款。
（六）、借款审批程序为：
借款人申请→部门负责人审核→财务部审核→总经理批准→出纳放款
（三）部门备用金借款还款时间要求
采用部门备用金制度运作的部门，经办人必须在业务完成后7个工作日内报账，以便财务部核销补充部门备用金；并要求在半年度、年度结束前全部清还，并根据下（半）年度部门业务需要申请下（半）年度部门备用金；部门负责人更换时须在离职前结清部门备用金。
经办人应及时取得发票并到财务部门办理核销手续，财务部门每月对预付款核销情况进行清理。经办人未按时取得发票核销预付款，经财务部门催促仍无效果的，财务部门则将该笔预付款转为个人借款，并按“不（迟）还款责任”规定处理。
1、办公费主要指办公家具、办公通讯器材、IT耗材、办公文具、易耗材料等购置费用。办公用品采用年度内一次性招标，各部门按人事行政部要求时间报申领计划，采购部集中采购，凭计划发放。
2、办公家具、办公通讯器材、电器及电脑配件、易耗材料的购置，按《低值易耗品管理制度》执行。
3、报销时附：采购申请、收货验收凭据，发票、非招标定价物资采购，单价超过500元或采购额超过5000元的应附比价资料，首次通过银行转账支付的需附收款人、账户等资料（以下涉及低值易耗品采购的，要求类同）。
（三）、邮递电讯费
1、邮递电讯费指各部门所属的电话、传真、办公网络等发生的费用及快递费等费用。
2、电话费报销时由人事行政部填写《费用支出报销单》，附电话费发票、话费清单及《部门费用分配表》。
3、月结快递费报销时由人事行政部填写《付款申请单》，附运输发票、快递单、《部门费用分配表》。
（四）、差旅费
1、差旅费指各部门日常业务中需要出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助以及路桥费、停车费等。
2、差旅费按《国内出差管理制度》、《费用报销管理制度》开支和报销。
3、出差期间发生的业务招待费另外单独填单，按业务招待费报
销规定报销。
（五）、汽车使用费
1、汽车使用费是指部门日常业务需要，发生的汽车加油费、维修费、保险、保养、洗车、汽车美容等费用。
2、汽车维修、保险、保养、美容等费用开支前需以专项报告报总经理批准。
3、汽车加油及报账
3.1 加油：经办人填写《借支单》办理借款手续,借款后2日内经办人需凭加油发票报销冲账。
3.2 财务部专设明细科目进行核算，经办人与费用会计每月核对发生额及余额并签名。
除比例进行分配）。
3、社保费每月7日前由人事行政部填写《付款申请单》，附员工社保明细、《费用分配表》。
4、工伤医疗支出由人事行政部填写《费用支出报销单》，附发票，并注明公司承担部分和由保险公司赔偿部分。需办理个人借款的按个人借款流程办理。
法性、完整性负责。
2、按要求粘贴和填写报账票证，单据必须齐全，否则财务部有责任拒绝办理并退回。
（二）部门职能经理的责任
1、负责审查费用项目是否按规定经过申请并得到批准，报销金额是否控制在开支标准和预算之内。
2、对报账的内容真实性、完整性、各项附件合法性、完整性负责。
3、职能经理的报账由部门负责人审核，部门负责人相应承担上述
1、2点责任。
（三）部门负责人的责任
部门负责人对报账项目的真实性、必要性、合理性、经济性负责。
（四）财务部审核人员的责任
1、负责审查单据的合法性、填报准确性、及时性，核对报账内容和开支标准是否符合公司有关规定。
2、审查报账项目审批手续的完整性。
依据。票据必须真实、合法、完整。
（1）费用支出必须取得真实的原始凭证，即费用支出必须与经济业务发生相符，严禁伪造、变造凭证；
（2）费用支出取得的原始凭证，必须合规合法，必须是国家财税部门认可的发票或收据，收取票据时应仔细辨认真假，发现假票据应拒付或要求退款；
（3）费用支出取得的原始凭证，其内容必须完整，票据内容（如发生日期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人等）应按要求如实填写完整，有收款(开票)单位盖章，大小写金额必须一致；
（4）经办人不得授权或示意开票方（收款方）出具与实际支出金额不符的票据，不得套取回扣。
（5）特殊情况无发票的，需打申请说明情况，经部门负责人审核，经总经理批准后方予报销。
（二）票据粘贴要求
1、报销单和票据必须按要求填写和粘贴。填写报销单字迹要正楷、工整，内容要分项和完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、报销内容、大小写金额等），计算要正确，经办人要在票据背面签名；票据必须分类按顺序粘贴，不得混贴；粘贴的票据必须整洁、平整、规范，以左上角为准，向右均匀粘贴；粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减（不得破坏票面反应业务的信息）或折叠整齐；票据粘贴只许用胶水，不得使用订书钉、别针和回形针。
2、发票报账核销预付款或个人借款的，应在相应报销单的右上角注明“核销预付款”或“核销个人借款”字样以及核销金额。若
报账人与借款人不一致，应特别注明“核销××人借款”字样，并由被核销借款人确认。
4、采购部将确认后的对账单回传给供应商确认。
5、采购部提供供应商对账联系方式，财务对账期间有异议的，直接与供应商核实,采购部协助查找对账差异。
（二） 采购单价确定
非联动物料价格发生变更的, 采购部应在确定价格后的3个工作日内将《采购价格变动审批表》提交财务部审核；
对每月联动物料价格，采购部应在联动周期结束后3个工作日内（联动区间为月末的，1个工作日内），将《采购价格变动审批表》提交财务部审核；
涉及新定价或价格上涨的《采购价格变动审批表》，由采购部报总经理批准后报财务部备案。
（三） 供应商开票及发票入账
1、次月10日前，采购部通知供应商开具发票。
2、次月15日前，采购部将供应商发票交至财务部。因供应商原因迟于15日递交发票的，到期款顺延一个月支付。
3、发票审批入账：
采购部负责填写“付款申请单”，附供应商发票、供应商对账单，外购入库单“供应商结算联”（财务联）。
审批流程：采购员申请→采购经理审核→应付会计审核→财务经理审核→总经理批准
（四） 材料付款
1、每月3日前，应付会计根据“当月到期的发票额及上期未付余额”编制“材料供应商到期款明细表”。
2、每月5日前，财务经理同采购部经理共同编制“材料供应商月度付款计划”，并交总经理批准。
3、财务部应付会计根据审批的“材料供应商月度付款计划”填写“出款通知单”，经财务经理审核、总经理批准后，出纳支付。
采购经办人和使用部门在发票背面签名确认收货及领用，不入仓库、不打印《外购入库单》）；
