质量管理记录工作程序
一、目的
通过对质量管理体系运行过程中质量原始记录及凭证的设计、编制使用、保存及管理的制,以证明和检查公司质量体系的有效性,规范文件管理,保证质量记录的可追溯性。
二、适用范围
本程序适用于公司质量管理体系运行的所有部门
三、定义
3.1质量记录:企业在质量体系运行的过程中,对所有质量活动和控制过程产生的行为和结果进行记载的证明性文件
3.2可追溯性:能全面、准确、真实、有效地反映质量活动行为及结果。
四、职责
4.1各有关部门按照质量记录的职责、分工,对各自管辖范围内质量记录的设计、编制、使用、保存及管理负责。
4.2质量记录的设计由各使用部门提出,报质管部审批后执行。质管部负责设计确定企业所需的通用质量记录(服务质量管理,工作质量记录、药品质量管理记录、表式、凭证等)。
4.3质量记录由各岗位人员负责填写,各部门有专人负责管理,并按规定期限归档。
4.4质管部负责对全公司质量记录的日常检查,并对其中的不合格项提出纠正措施。
五、质量记录应符合以下要求: 5.1质量记录应字迹清楚、正确完整。不得用铅笔填写,不得撕毁或任意涂改,需要更改时应在更改处有本人签名,保证其具有真实性、规范性和可追溯性; 5.2质量记录可采用书面、也可用计算机方式,都应易于检索。文字与计算机格式内容应保持一致
5.3质量管理控制过程中,需明确相关质量责任的关键环节质量记录应采用书面形式,由相关人员签字留存
5.4 质量记录应妥善保管,防止损坏、变质、丢失;
六、记录的收集、编目、归档、保管、查阅和处理: 6.1各种质量记录应及时收集,年终汇总、编目、归档,以便使用查阅
6.2各种质量记录在规定保存期限内不得遗失或擅自处理 6.3到期的质量记录需处理时,应报质量管理机构监督实施并记录
6.4质量记录处理(销毁)记录保存五年以上 七.应对以下质量记录进行重点控制管理: .年度质量方针目标展开与实施考核记录 .合同评审记录
.质量文件发放与更改记录 .药品呆购记录 .供货方评定记录
.合格供货方名单及供货方提供的各种质量证明文件 .首营企业与首营品种审批记录
