物资采购供应权限管理办法
第一章 总 则
建筑企业所使用到的物资，包括构成工程实体的主要材料和结构件，以及有助于工程实体形成的周转材料和低值易耗品，从价值角度看，占工程总造价的60～70%左右，在施工企业管理中占有重要地位。为了进一步加强企业物资管理，理顺供需关系，提高管理水平，控制和堵塞管理漏洞，增加企业经济效益，按照《物资设备管理制度汇编》规定，进一步明确各单位物资采购供应权限，特制定本管理办法。
本办法适用于山西四建集团有限公司所属各单位。
第二章 物资岗位职责管理
一、定岗、定编、定员
定岗、定编、定员的一般原则：根据业务范围和职责内容，在精干、高效的前提下，先定岗，以岗定编，以岗定员。
各级岗位人员设置
1.集团公司生产监控部（物资设备）岗位设置：业务主办、材料管理员(兼贯标资料管理、内业资料、市场询价）。
2.分公司材机科，按照职能分工，工作量大小，一般配置5～6人：材机科长、计划统计员（兼贯标资料管理、内业资料）、采购调料员（含构件）、周转材料管理员（调配员）、仓库保管员、设备管理员。
3.项目部结合工程类别、工作量大小，至少配置2人或2人以上：材料负责人（兼计划、采购和结算、内业资料）、现场材料员（主材、大宗材料保管员、内业资料）、现场材料员（周转材料保管员﹝可兼职﹞）、现场材料员（库管等﹝可兼职﹞）。
1 4.物资设备管理人员行政隶属各级管理，业务隶属垂直管理。
二、工作职责
集团公司生产监控部工作职责
1.负责公司物资设备管理工作，完善和制定有关物资设备管理制度，同时负责对各单位物资设备管理实施指导、监督、服务和检查。
2.负责公司固定资产购置、调入、调出、处置的审批和报废及后期处理的监督管理。参与对公司、分公司抵顶资产的监控管理。
3.负责对A类物资合格供方的评审，及时下发物资合格供方名录。负责大型机械设备的评价和重新评价。
4.负责审核基层单位材料管理报表及材料采购价格信息，每月进行汇总、分析，并进行公布。定期向有关单位报送材料价格信息，与建材网点联络，协助分公司使用建材网，利用网络传递材料价格信息。
5.负责对工程项目施工准备的材料、周转材料、机械设备等生产要素进行监控、协调。
6.负责制定部门物资设备年度工作计划、培训计划并监督实施。 7.负责对不合格物资处置的监控管理。
8.参与组织大型起重设备分供方的评审，资料收集，召集会议，发布合格供方名录，坚持动态管理原则，每年一次复审与根据需要随时评审相结合。参与对各单位机械设备管理实施指导，监督和检查机械设备的安全运行、维护保养工作。
9.参与物资设备合同签订前的评审，对合同工期履约过程进行监督。 10.参与公司质量、环境和职业健康安全体系的实施和运行，体系文件的策划、编写、换版等管理工作。
11.参与监督检查体系运行中，物资设备方面出现的不符合、验证纠正、预防措施的实施。
12.参与分公司组织的物资采购招投标工作，并监督招投标过程的合规性。 13.参与公司组织的全面和专项检查，做好有关记录。
2 14.参与内审及管理评审，提供管理体系评审所需的相关资料。参与体系文件的编写、修改。
15.参与公司的各项内部管理配合工作和年终清产结算工作。 分公司材机科工作职责
1.负责分公司物资设备管理工作，制定和完善有关物资设备管理办法、物资采购价格控制办法或实施细则、周转料具管理办法或实施细则。每月定期对各项目物资设备管理实施指导、监督、服务和检查并形成记录。
2.负责对A类物资合格供方评审资料的收集；负责对B类物资和一般机械设备的生产厂家进行评价和重新评价；负责评价A类物资的中间贸易商。
3.负责组织有关科室及人员对规定物资的招标采购工作，按时、保质保量完成物资设备采购工作。
4.负责分公司设备固定资产购置、调入、调出、处置的审批和上报，负责报废以及处理资产的管理。参与分公司抵顶资产的监控管理。
5.负责大型机械设备的选择，提供评价和重新评价资料。
6.了解市场行情，收集、审核各项目部物资设备有关管理报表，每月进行汇总、分析，定期向公司生产监控部（物资设备）报送材料价格信息及有关资料。协助项目部使用建材网，利用网络传递材料价格信息并按月公布。
7.负责对工程项目施工准备的物资、机械设备等生产要素进行监控和协调。负责本岗位有关记录的收集。
8.负责制定科室年度工作计划和培训计划，并监督实施。 9.负责对不合格物资处置的监控管理。
10.参与合同签订前的评审，对合同工期履约过程中物资设备使用进行监督管理。
11.负责物资设备管理中危害、风险因素的识别及控制。
12.负责各项目部物资设备在体系运行中出现的不符合、验证纠正、预防措施的实施。
13.负责对职业健康安全防护用品的质量进行监控管理。
3 项目部物资设备管理工作职责
1.在分公司授权范围内负责实施A、B、C类物资采购；负责对A类物资合格供方评审资料的收集；负责对B类物资和一般机械设备的生产厂家进行评价和重新评价；负责评价A类物资的中间供方并收集相关资料。
2.每月定期对项目物资设备管理、使用过程进行检查并形成记录。 3.负责大型机械设备的选择，提供评价和重新评价资料。负责中、小型施工设备的进场安装验收，日常维护保养等工作。
4.负责对工程项目施工准备的材料、机械设备等生产要素的实施。负责本岗位有关记录的收集。
5.负责所有进入施工现场物资设备的收、发、管理及使用，为成本分析提供相关资料。
6.按照公司、分公司物资设备管理要求，准确、及时填报各类报表及相关资料。
7.负责物资设备管理中危害、风险因素的识别及控制。
8.负责项目部物资设备在体系运行中出现的不符合、验证纠正、预防措施的实施。
9.负责对职业健康安全防护用品的质量进行管理。
10.完善所有物资设备管理要求的账、表、单，并认真实施。
第三章 计划管理
一、前期准备 准备工作
⑴了解施工合同、施工组织设计等相关条款内容，做好思想组织准备。 ⑵明确分工、共同协作，各负其责。
⑶调查了解市场行情，收集有关物资资料，做好采购前的评审。 ⑷与业主、监理人员沟通。
二、要求
1.根据施工进度计划，（也可按分公司自定的核算周期），依据工程施工组织设计及生产安排实物工程量的工料分析表，由分公司或项目部有关人员提前编制月度、季度主要材料、结构件、其它材料等需用计划，以及周转材料租赁计划，项目材料员依据需用量计划和委托加工计划，核实库存后，汇总编制采购计划，并在计划中明确材质要求、进场时间和次月进场数量，由责任工程师审核，项目经理审批，以保证计划的准确性和有效性；材料员根据需用计划安排进场时间，实施采购、租赁、供应。分公司配合采购的，按计划实施。
2.采购计划月底前报分公司材机科一份、财务科一份，以便监督检查和合理安排资金。
3.工程材料需用量计划和对外委托加工计划发生变更时，由用料单位以书面形式提出变更计划，原计划审批人员审批。由于业主原因，材料及设备已购回（或合同已签订，无法追回损失时），按政府有关部门规定执行。
4.临时追加计划必须在用料前三日提出，经过分公司或项目部认真审核签认后，方可追加，每月临时追加计划不宜过频。
5.新开工项目所需的周转材料，中、小型机械等需要计划应提前15日报分公司材机科，由材机科统一调配，在不能满足项目部施工需要情况下，由材机科牵头，项目部配合外租。如私自外租，财务科不予挂账。
6.材料（工具）需用计划表、委托加工计划表、订货合同、采购通知单、变更计划等按月装订成册，由分公司及项目部负责实施归档管理。
第四章 采购管理
一、选择评价合格的供方
对于主要材料的采购供应，结构件的委托加工，周转材料和起重机械设备的租赁，必须选择合格供方。A、B类物资的选择、评价和重新评价，执行制度规定。
二、工作程序
1.分公司材机科应负责钢材、水泥、竹胶板、多层板、方木、商品混凝土、电线、电缆的采购，各类大型起重机、施工电梯、物料提升机、爬架、混凝土搅拌站、混凝土输送泵、大钢模板、周转材料等主要施工设备的租赁，且按照公司制度执行。重复：购销和租赁合同需经材机科长、有关部门负责人、分管经理、分公司经理签字盖章并加盖单位公章后方可生效。
2.特殊项目的主要材料和大型机械设备需由项目部采购、租赁的，在分公司授权范围内，应按照公司物资设备管理办法等程序进行招标，购销和租赁合同需经项目经理、材机科长、分管经理、分公司经理签字并加盖单位公章后生效履约。
3.辅助材料和其它材料（如地材）采购及中、小型机械设备租赁一般由项目部负责，其合同签订和材料款、租赁费支付应经项目经理签字盖章后方可生效执行。
4.项目开工前，分公司材机科应根据核算科编制的工料分析大表，对工程所在地的主要材料市场行情进行详细调查，一周内完成调查工作，并将调查报告项项目经理、核算科、分管经理传递。
三、采购合同管理
首先根据集团公司颁布的合格供方单位目录确定供应单位，按时间、数量、质量等要求签订供货（买卖）合同、租赁合同，执行集团公司合同文本。
1.物资采购合同、周转材料租赁合同、设备租赁合同按照权限划分，由分公司、项目部负责选择合格供方，并起草合同条款。合同的签订必须经分公司材机科长、分公司分管经理（副经理）审核、审批，按程序评审会签后，分公司盖章方可生效，杜绝项目部自行对外签订合同。
2.对于合同执行中，由于质量问题造成经济损失的，要按照有关规定，追究其责任人的经济、行政及法律责任。
3.合同签订前，在选择材料供应商时，要坚持“质优、价廉、距近、信誉好”的原则选择供应对象，对与本公司发生过诉讼或纠纷的单位或个人，不得
6 选用。
4.供货合同内容要完整，应载明必要的事宜，如：标底名称、数量、价款、质量要求、运输方式、付款方式、履约期限、交货地点和方式以及发生问题的解决方式等详细内容，其中特别要明确质量标准。
5.商品混凝土的供应合同，要注意明确结算方式（计量或过磅）、材差文件的执行、供应数量的确定方式、单价、总价、强度等级、坍落度值、供应时间、付款方式、发生质量问题的解决方式及赔偿责任等。内容中必须有“凡由于合作方原因，给我公司造成损失的，一律按照损失金额的五倍进行赔偿”。
6.周转材料租赁合同，原则上不允许项目部直接对外签订合同，应由分公司统一协调解决，确需外租的，按照材料采购合同流程，对外签订租赁合同。
7.各级财务部门应严格把关，对不符合本制度要求的采购或租赁行为，不予付款。
合同签订后，分别送材料管理部门一份、财务科一份，以便监督和严格履行合同的权利和义务。
四、根据采购供应渠道不同，确定合理的结算方式
1.业主供料：要明确供应范围和方式及结算价格（市场指导价、预算取定价、实际采购价），以工程合同内容为准。
2.业主指定供应商（必须在工程合同中有此内容）：要明确质量要求，以免影响工程的整体质量，同时，要确定价格结算方式。
3.企业自行采购：主要材料在满足资金条件的前提下，必须公开招标，日常采购应做到阳光采购，低价招标，要比较材料采购获利情况（材料采购收益=（市场指导价-实际采购价）×采购数量），同时采购供应要与施工进度衔接，必要时，可根据施工进度计划编制“七天要料计划”。
4.地方势力强买强卖、垄断市场：目前市场运作不规范，有些地方材料供应商强买强卖，造成材料量亏价高，要想方设法，把风险转移给业主。
5.在A、B类物资集中采购时，分公司要与项目部签订供货合同，明确双方权利义务，特别是资金的结算和支付，同时项目责任会计要登记好账簿，以
7 反映各类物资的债务情况。
6.主要材料、地方材料，须实行收料与结算分设制，以防产生漏洞。
五、物资采购、租赁合同签订注意事项
1.签订合同时，参与人员应具有法律观念、利益观念、我保护观念，同时，合同文本须经专业律师从严把关。
2.签订合同应避免下列情形： ⑴急于求成，盲目签订合同。 ⑵不了解当地情况，草率签订合同。
⑶因资金问题，材料供应不及时、周转材料、设备租赁问题或人为原因等诸多因素而接受苛刻条件的合同。
⑷因各种原因，签订合同条款中出现违约金、滞纳金。 3.签订合同应做到
⑴必须确保经济利益最大化，不得有损公肥私行为。
⑵争取合同的主动权，文字严谨，依据法律条款，保护自身利益不受损害。 ⑶对存在有异议的条款，要针锋相对，不可放弃自身的权利及义务。 ⑷针对合同条款各项必须以文字形式描述清楚。
⑸签订地址和发生争议解决地应尽量在我方所辖地，以利于自我保护和减少损失。
⑹分公司相关部门及人员、主管领导必须参与对合同的评审，要逐条评审合同内容的正确保无误，会签盖章后生效，杜绝项目经理直接对外签订合同。
⑺违约项是《合同法》中规定条款，应考虑如何把握好违约的内容，必须有上封顶的数字，不可无限额。
⑻分公司或项目部在资金支付方面，应严格按照合同条款约定，如期拨付。 ⑼必须满足《合同法》的相关条款。
六、采购质量控制
1.物资采购人员可在物资进货前对产品质量进行检验，观察物资外观质量，检测外观尺寸，采取抽样检验或试验的方式，审核质量证明文件的符合性
8 和有效性，验证其质量后决定采购行为。
2.一般情况，采购员可从合格供方中选择报价。否则，必须执行先评审后采购的质量控制原则，经项目经理或主管领导同意后方准采购。
七、采购成本管理 1.基本要求
⑴分公司每月应以多种形式向各项目提供主要材料市场价格信息；有条件的项目部也可直接登陆相关网站查询价格。
⑵分公司应每月召开一次材料工作例会，通过会议形式，了解和掌握各项目材料动态，发现问题，及时解决。
⑶材料采购价格高于同期市场平均价格或信息指导价格的分公司应制订处罚办法或措施。分公司经理、分管经理、材料负责人、项目经理等部门相关人员应召开专题会议，确定价格幅度，做到事前控制。对已形成事实亏损的，要分析原因，追究有关人员的责任。
⑷分公司应根据各自确定的核算周期，明确抽账、报销、挂账的手续办理及截止时间。
⑸公司每月发布信息，刊登各分公司或项目部的采购成本情况。 ⑹分公司材机科每月向各项目提供主要材料价格信息。主要材料和大宗物资的采购价格不得高于市场价格。
⑺公司通过对各项目的日常检查，针对发现的较大问题，不定期召开专题会，分析原因，作出处理。
2.物资采购时应遵循 ⑴在合格供方中选择。
⑵ “货比三家，三比一算，成本效益”的原则。 ⑶采购的物资和服务质量要好，符合项目工程要求。
⑷采购的物资要按时到达，采购时间要与整个项目实际进度相适应。 ⑸在条件允许情况下，通过阳光采购降低成本。
八、业主提供物资的管理
9 1.业主提供的物资，由业主选择供方，确保物资符合标准要求。在验收时，把好物资质量关。
2.对于口头协议业主提供物资，在开工前应将承诺情况如实报回分公司，分公司主管领导及经理同意后，方可实施。
3.凡业主提供物资在现场物资标识牌的左上角应注明“业供”字样。当顾客提供的物资单独存放发生丢失、损坏或不适用时，应向项目经理、业主及时报告，并做好记录。
4.过程中要将资料收集齐全，相关人员签字认可，以便于结算。严格按照当地政府规定或工程合同执行，并努力争取对己有利的方面，并要注意物资价差、业供物资剩余解决方式。
第五章 附 则
本办法由山西四建集团有限公司生产监控部负责修订和解释。执行中有何问题，请及时反馈生产监控部。
本办法自颁发之日起执行。与国家政策、法律、法规有抵触之处，执行国家有关规定。
二〇一一年十二月十九日
