零星采购管理办法
1、目的
为使公司零星采购作业有所遵循,且符合内控之要求,以合理之价格,适时提供适质、适量物品配合各单位生产、生活之需求，特订定本管理办法.
2、适用范围
2.1、本准则称之采购,意即指生产用原材料之外之各种采购.
2.2、适用单位 : 凡公司内各部门、课室等相关单位均适用之.
2.3、管理范围: 包含采购、验收及请、付款项目.
3、参考文件
＜文具管理办法＞
4、定义
无
5、权责
5.1、采购单位：负责物品采购作业. 5.
2、需求单位：负责物品的验收作业
5.3、行政仓库 : 负责一般类物品以及资产类列管部分物品 点收,入库、发放. 5.
4、权责主管: 负责单据之核决并监督实物的使用状况。 5.5、IQC: 负责检测有需要第三方判定的物品及材料。
6、作业程序
6.1、提出请购需求及主管核准.
6.1.1、使用单位当有需求时, 开出请购单申请,依核决权限签核,
6.1.2、机器设备配件请购时，需维修人员确认并注明配件型号，以便采购作业；
6.1.3、物品使用单位如有需求固定资产/工程类时应在购买后，需求单位填妥固定资产请购单,
并依核决权限核决，并备册入帐. 6.2.、订购（询价、比价及议价）
6.2.1.、采购经办人收到经主管核决后请购单时,应对请购数据进行确认,确认有误者退回原请购
部门.
6.2.2、采购经办人接到请购单据后,应根据以往采购之价格,依申购需求之缓急,参照目前市场行
情,及上次采购记录等数据,以电话、传真或其他方式进行询比议价 (合约性采购除外).
6.2.3.、经市场询价,除特殊订制件或原厂销售、指定品以外,应向三家或以上厂商进行询比义
价之程序.
6.2.4、针对独家制造、代理、经销之品牌,或经指定之品牌、惯用之品牌、同一系统/ 系列之
品牌,并无其它足以替代者,必须坚持争取最有利最合理之价格.
6.2.5、一般庶务性用品之采购,原则上以统购方式办理,集中定量或制定合约优惠价格, 定期(一
年）作整体价格检讨,常用性及量大之庶务用品应依市场行情作采购招标,以取得最合理的
价格.但应注意产品的质量,不得因单价降低而降低货品质量及数量. 6.3、交货
6.3.1、订购单签发后,采购经办人应主动跟催.遇需求紧迫之物品,须事先与厂商明确约定交期.为
预防厂商不当之延误,应于订购单或采购合约中订定罚则
6.3.2、针对未提前告知,或严重之延误,得按合约规定扣款或解约.任何交期有异常状况, 采购经
办人应主动通知申购单位,并采取补救措施. 6.4、.验收:
6.4.1、固定资产类:应开出固定资产验收单并送相关单位验收单, 验收人员包括申购部门、使
用保管人/部门主管、维修部门、采购部门、财管部门、会计部门等.6.4.2、一般类: 应由总务仓仓管员点收,(需求单位确认验收) 仓库管理员做电子帐且于入库表内填
入验收记录.
6.4.3、验收方法：数量之清点, 厂牌、规格、尺寸、材料(材质)、外规、功能、环境质量等项目之
测定.
6.4.4、验收期限: 应于接收后10个工作日内办理验收.验收时,若发现质量无法达到原要求标准,或
无法达原需求规范者,应 立即通知采购单位,不得无故拖延,因而影响处理时效及公司权益.6.5、入库：
6.5.1、外购物资到达后，根据品名、规格、数量、单价，将实物点验入库后，并根据点验结果如
实填制“入库规格单”，送货人须就货物与入库单的相应项目与仓管员核对，确认无误后
在“入库单”上签名，做到货、单相符，仓管员凭 “入库单”的存根登记仓库实物账； 6.5.2、对于物资验收入库过程中所发现的有关数量、质量、规格、品种等不相符的现象，仓管员
有权拒绝办理入库手续，并视其程度报告采购部门及相关责任单位处理。 6.6、出库：
6.6.1、物品的领用，发放，须先进先出，计划供给的原则下进行，发放时一对帐、二签字、三记
帐、四盘点的程序；
6.6.2、公司总务仓库物品一律凭各部门主管签核的联络单领取，仓管员根据“签核单”办理出库
登记，领料人当场签名核对无误后领走；
6.6.3、生产车间领用文具、工具等设备配件物资时，仓管员凭生产部门负责人签发的联络单发放，
仓管员和领料人均须在领料单上签名，出库登记作为实物对账的依据。
6.6.4、仓管员严格按照物品用单核准数量发放，严禁先领后补单或凭白条领用，并按月分部门整
理，核对领用单；
6.6.5、非消耗品（如计算器、订书机、电话机等）领用时需以旧换新；
6.6.6、对于一切手续不全的提货、领料事项，仓管员有权拒绝发货；
6.7、付款作业 .
6.7.1、采购经办人应先填具[支付申请单] ,并将发票附在支付申请单上.依核决权限核决后,检付请
款附件送会计部门, 按订购单注明之条件办理付款.
6.7.2、凡因特殊原因延误付款之采购案,倘若延误之责任,系因本公司作业疏忽者, 会计部门请根据
[支付申请单]备注栏加注之补充说明(建议付款日期),以特案办理 (无须坚持每月指定日付款
之规定). 6.8、采购作业时间要求
6.8.1、考虑到需求单位对相关物品采购时交不了解.拟对采购作业时间规则定义为:一般件7天；
6.8.2、因生产之需求特殊件考虑需寻求供应之厂商，交期为7~20天；
6.8.3、急件1~3天，确保不影响生产进度；
7、零星采购作业流程图：
