卫浴厂采购管理办法
WYC-28A
1.目的：为加强采购管理，规范物料采购程序，杜绝违规事件发生，提高卫浴厂经济效益，特制定本管理办法。
2．适用范围：本办法适用于卫浴厂所有物料采购的过程控制及管理。
3．主要内容：
3．1采购基础工作
3.1.1生产用材料的采购
3.1.1.1生产用的主要原、辅材料及配件的月度采购计划，由物料控制员根据经销部月度销售计划及结合仓库库存情况作出。若月度销售计划数大于最高库存标准数则按销售预测数,当小于最低库存标准数时,可按最高库存标准采购。各种采购计划一律须报厂长审核、事业部总经理审批后复印交采购员1份，物料控制员自留一份。
3.1.1.2凡月度采购计划中未提及的材料及配件由申报人按照安全库存量并结合合同订单情况，以及实际生产需要，适时提出书面申报，并注明名称、规格、数量、使用日期等交物料控制员。物料控制员根据各申报人提出的申报内容、数量、时间要求，结合库存情况，适时提出采购申请并分类别填报《费用计划申请单》。
3.1.1.3房地产合同物料，由物料控制员按实际用量及时提出采购计划，填报《费用计划申请单》。
3.1.1.4其它未述材料，由物料控制员依照每月预计用量填报《费用计划申请单》报批。
3.1.1.5物料控制员填好《费用支出计划申请单》后，于当日交采购员。采购员填好计划单价后将《费用计划申请单》报厂长、事业部总经理签字同意后方可采购。
3.1.1.6“申请单”一式二份，物料控制员和采购员各持一份。
3.1.2非生产用材料的采购（如设备工具、办公类、劳保类、其它生产设施等）
3.1.2.1此类材料由物料控制员结合库存标准或车间主任的申请适时提出书面申报采购，并注明名称、规格、数量、时间要求。
3.1.2.2物料控制员填好《费用计划申请单》后，当日交采购员，采购员填好计划单价后将《费用计划申请单》报厂长、采购开发部审核、事业部总经理签字同意后方可采购。
3.1.2.3《费用计划申请单》一式二份，物料控制员和采购员各持一份。
3.1.2.4需要专项论证、申请的采购项目，如设备、工具、大型生产设施等，需报批采购申请后，再填制“《费用计划申请单》”。属急需物料的，可将采购申请与“《费用计划申请单》”一并传递审批。
3.1.2.5技术开发用新材料的采购，根据公司、事业部及技术质量部相关制度执行。
3.1.3《采购订货单》（下称“采购订单”）的审批与下单流程
3.1.3.1采购员必须依照最新执行的《广州欧派卫浴有限公司材料价格表》（以技术质量部下发为准）和《费用计划申请单》认真填写“采购订单”，注明名称、规格、单位、数量、计划单价、总额、送货时间、付款方式与时间。
3.1.3.2“采购订单”不论金额大小均需报厂长签字同意。
3.1.3.3采购员每日将“采购订单”进度表报财务部仓管员备案，供应商根据“采购订单”的时间送货，仓库依此收货。如所送物料在“采购订单进度表”中无列示，仓库可拒绝入库，或通知采购员作相应处理。
3.1.3.4“采购订单”书写的准确性、规范性以及对生产所造成的影响等，通过采购员“目标卡”进行考核、处理。
3.1.3.5“采购订单”由采购员负责保存，由公司统一定期收取、处理。
3.1.3.6 若临时出现急需物料且金额在200元以内（含200元），可先口头向厂长
报批，厂长批准后执行特殊采购。物料金额在500元内(含500元)、工具类金额在1000元内(含1000元),可先口头向事业部总经理报批,事业部总经理批准后执行特殊采购。物料或工具采购回厂后需补办齐相关手续。
3.1.4采购价格表（下称“价格表”）审批流程：
3.1.4.1“价格表”指经采购开发部确认存档的《广州欧派卫浴有限公司材料价格表》，经事业部总经理签批后生效。
3.1.4.2暂无“价格表”的材料采购，需先提《费用计划申请单》由厂长签字后转采购开发部定点核价、报事业部总经理签批后方可执行。
3.2采购程序及规定
3.2.1采购程序包括：借款、采购、入库、报销等四程序。
3.2.2借款
3.2.2.1采购员须根据厂长、事业部总经理及采购开发部（指“价格表”外的采购项目）签字认可的《费用计划申请单》填制采购借支单。借支单金额必须规范大写小写，大、小写一致，涂改无效，并注明用途、支付方式（现金、支票、电汇）及日期。
3.2.2.2特殊情况下，在申报事业部总经理同意后，《费用计划申请单》或借支单可按《财务管理制度TYGZ-62》相关规定补办签字手续。
3.2.2.3厂长根据《费用计划申请单》和“价格表”审核借支单后报总经理室合规签批人签批（按《财务管理制度TYGZ-62》执行）。
3.2.2.4为便于工作，允许每位采购员留存不超过2000元（含2000元）的备用金。
3.2.2.5超过借支三天（周日顺延1天）擅留货款于个人手中或留存的备用金超过2000元，则按挪用公款处理（特殊情况须预报厂长同意）。
3.2.3采购
3.2.3.1采购员须按照“价格表”定点定价进行采购。
3.2.3.2若价格低于或等于“价格表”规定，但因合理原因供货单位发生变更，须报请厂长及采购开发部同意后由技术部鉴定质量合格后才可采购小批量试用，试用合格后由采购开发部备案由总经理室审批后下发供应商更改通知。
3.2.3.3凡新老供货单位或无定点的材料采购价格超出 “价格表” 控制的，则按《采购开发管理制度TYGZ-31》规定的程序办理。
3.2.3.4采购员在采购材料时，须认真、仔细地逐一清点核查材料的品种、规格及质量、数量，确保与采购开发部核定的一致，杜绝货不对版、短斤缺两或以次充好等现象，并确保在运送途中不损毁、丢失。
3.2.4入库
3.2.4.1所有采购进厂的物品，必须按财务部《财务部卫浴原材料仓库物料管理规定CWB-52》办理入库手续。
3.2.4.2材料入库须开具《收料单》。《收料单》是材料入库验收与货款支付的重要凭证，保证其真实、准确是仓管员、采购员及材料检验员的基本职责。
3.2.4.3《收料单》一律由仓管员开出，其他人开出一律无效，且须有采购员、仓管员二人签字才有效，主要材料还需有检验员签字（凡公司相关财务审计工作规定要求专项初审员参与清点数量的材料，其《收料单》还需专项初审员签字）。
3.2.4.4有效《收料单》一式三份，一份（黑单）仓管留底，一份（红单）交财务，一份（绿单）交采购员，经审核后及时转财务部作报帐凭证。
3.2.4.5《收料单》须字迹清楚，不得涂改，不准留空白栏；须注明物品名称、规格、数量、单价、总价及入库日期等。《收料单》须于采购入库一周内办理所有签字手续。
3.2.4.6由供货单位送货到厂的物品，仓管员须在送货回单上签字，他人签字一律无效，并按规定办理入库手续。
3.2.4.7凡经材料检验员验收不合格的物品，仓管员不得开具《收料单》，采购员须在三天内处理完毕（退货或退换）。
3.2.4.8若发生有效《收料单》漏开、少开或已开但丢失（含传递过程丢失）须重
新再开者，除处罚责任人外，一律由经办人书面写明经过并上报厂长，再由厂长与监察分部调查核实后，书面通知仓管员方可补开《收料单》。若补开金额超过1000元，则还须报事业部总经理批准方可。
3.2.5报销
3.2.5.1报销单（未付款单据除外）须做到半月清。采购员须持有效《收料单》和供货单位发票（指主要材料、设备、工具等），或供货单位盖章的正式收据或送货清单（指其他材料），交厂长审核签字后转财务部初审员，由初审员按《财务管理制度TYGZ-62》所规定的审批权限转给报销最终审批人。
3.2.5.2厂长审核“重要材料”报销单时，还须对照《重要材料采购统计表》，依据“申请单”等有效单据和“价格表”作重点审核。
3.2.5.3其它报销按公司《财务管理制度TYGZ-62》及财务部相关制度办理。
3.3 现金安全管理
3.3.1当次采购总额在伍仟元以上（含伍仟元）的，按以下要求执行：
3.3.1.1使用转帐支票；
3.3.1.2由供货单位到公司财务结算货款；
3.3.1.3申请公司专车（汽车、摩托车）采购。
3.3.2若出现被盗、被抢而导致公司损失，按照公司《奖罚制度TYGZ-63》相关条款执行。
3.3.3根据以上条款，采购员有一定的风险，特给采购员每月150元（其中每月下发75元，75元留年底补发）的风险补助。如全年没出现因被抢、被盗而导致公司损失，则余下部分当年春节前发给个人。
3.4其他说明：厂长出差或休假等特殊情况外出时，凡涉及厂长签字的单据，可由事业部总经理代审，但经办人必须在厂长回来后及时向其通报备案。
4．本办法自二〇〇七年十一月一日开始执行，由卫浴厂负责解释，原《卫浴厂采购制度WYC-28》同时废止。凡违反相关条款、未造成公司损失者，视情节轻重给予责任人30-100元/次的奖金扣罚；造成公司损失者，按公司《奖罚制度TYGZ-63》相关条款从重处罚。
5．相关记录：
5．1《采购开发管理制度TYGZ-31》、《财务管理制度TYGZ-62》、《奖罚制度TYGZ-63》、《财务部卫浴原材料仓库物料管理规定CWB-52》
5.2《采购订货单》、《费用支出计划申请单》、《进仓单》、《借支单》、《借款报销单》、《收料单》
5.3《广州欧派卫浴有限公司采购价目表》
广州欧派厨柜企业有限公司
卫浴事业部
卫浴厂
二〇〇七年十月二十六日
