票据报销管理规范
报销的费用为公务发生的一切费用,经过审核后,确认发生的费用是合法合理的,公司一律给予报销。
费用报销的基本程序:
将填写完毕的费用报销单交部门主管审核后,交财务主管审核,而后宫总审核,最后全部交由出纳一并找主任审批。每周周三财务主管将宫总审核过后的票据全部交给出纳,每周周五由出纳通知个员工领取费用报销款。
公司负责人、财务部对费用报销的金额或内容有异议的,有权询问报销人和退回费用报销单。
费用报销单的填写和黏贴:
规范填写费用报销单:外部帐使用《支出凭单》内部帐使用《费用报销单》;所有应填写项目,请填写项目,请全部填写。例如报销部门、单据及附件页数、报销人名字等。有漏填写的,财务有权退回单据。
单据及附件页数请统一按所附单据的实际页数填写(《粘贴单》不做为附件)。 要求字迹清晰,大小写金额应该一致,而且大写金额请注意规范用字。费用报销单上不能随意涂改,否则作废。
尚处在试用期阶段的员工不予报销任何费用。特殊情况除外;
对于附件单据的基本要求:
合法性:原则上要求凭发票进行费用报销; 合理性:要求费用的支出是正常的、合理的,是按公司规定予以报销的; 真实性:要求费用的发生是真实的;
准确性:要求报销的费用和实际发生的费用、发票的金额、费用报销单上填写的金额是一致的。
(附件单据有一条不合符合,财务部有权拒绝付款。)
贴票规定:
票与票不可以直接黏贴在一起,每张发票必须直接黏贴在《粘贴单》上; 票据正方向顺序黏贴,不可以随意倒贴、乱贴;
发票上得金额在黏贴时不可以被黏住看不到,财务人员无法确定金额的,将被视为无效发票;
发票正面不可随意涂写任何文字,备注该笔业务可在发票背面填写; 但凡取得定额发票的,需在定额发票上如实填写业务发生的日期;
特别提醒:
1、费用一周一报;
2、上次借款未还清的,不允许再提出借款(有特殊理由必须说明清楚);
3、所有费用报销要求提供正式发票,小于100元的零星费用,经财务主管审核后可以直接提供收据;