票据报销流程
第一部分 总则
第一条:为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,特制定本制度。
第二条:本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
第三条:借款管理规定
(一)、借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金 额(大小写须完全一致)、并注明支票或现金,由经办人填写,主管部门经理审核签字总经理审批签字。经手人凭审批后的借据到财务部办理领款手续。
(二)、借款范围包括材料购买经费、差旅费、公司电话费、交通费、办公费、固定资产、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等费用。
(三)、经办人员凭审批后的《借款申请单》按批准额度办理借款,7个工作日内办理报销还款手续(延期工资内扣除并加收1%的滞纳金)。
(四)、如借款遇特殊情况不能及时报账,需在7日内更换借条,重新审批,超期未经审批的借款工资内扣除。(如发现借条7日内未经审批,也未从经手人工资内扣除,规定金额对财务部经手人员工资进行处罚)
(五)、各项借款金额超过10000元应提前一天通知财务部备款。
(六)、借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;
(七)、借款未还者,财务可拒绝再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。特殊情况需总经理及董事长特别批准(未经批准的,财务人员应严格按以上制度执行)。 第四条:施工材料报销规定及流程
(一)、施工现场所有材料,由采购部统一购买,统一报销。
(二)、采购员购买材料必须取得项目经理签发的材料采购单,同时,材料采购单上必须同时拥有项目经理签字、采购员签字、接收材料单日期及双方电话号码方能进入采购流程。
(三)、所购买材料的票据必须有材料商名称及材料商联系方式,货到施工现场,必须有工地保管或施工负责人的收料签字。
(四)、由采购填写报销单,采购员签字、财务主管签字、总经理签字、董事长签字后出纳处报销,填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数、金额;简述费用内容或事由。
(五)、报销10000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 第五条:其他费用报销规定及流程: (一)、交通费报销制度及流程
1、员工因公需要用车可根据公司相关规定申请派车,如公司无车可派,紧急情况下可以乘坐出租车,一般情况下,乘公交车。
2、保留公交车票或出租车票并在票后注明时间及原由,经部门经理签字,财务复核,总经理及董事长签字后,出纳处报销
(二)、招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
1.招待费:以电话形式向总经理通报招待原因、招待范围,批准方可进行。
报销时,经手人填写报销单,财务复核、总经理签字、董事长签字。
2、培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司办公室配合董事长、总经理管理,各部门培训需求应及时报送办公室。根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3、资料费:在保证满足需要的前提下,尽量节约成本,注意资源共享。各部门在购买资料前必须申报办公室,在报销前必须到办公室进行登记。
4.其他费用:根据实际需要据实支付。
(三)、固定资产及低值易耗品的购买及报销流程
1、专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、各项目部成立所需的各项物资等。
2、填写购置申请,由部门负责人向总经理提报批准。
3、所购物品由办公室统一考察市场,统一购买。电脑、打印机等设备的购买应经资产验收(进行安装调试)无误后,经办人凭发票等资料办理入库手续,按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附入库单)。
4、使用部门主管填写借领取使用单后(财务部相关人员负责管理保存单据借单),同时办理出库手续。
5、员工离职时,办公室应及时清理借领单,便于公司财物及时归还。
山西华源环艺装饰有限公司财务部
2012.7.31