山西综改区微软云暨移动应用孵化基地
《会议室使用管理办法》
第一章 总 则
第一条 为加强微软云孵化基地会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。本制度适用于孵化基地内各入驻企业和个人。
第二章 管理办法
第二条 会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由孵化基地综合部统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
第三条 为了避免会议时间发生冲突，各入驻企业使用会议室需提前一日通知综合部，填写《会议室使用登记单》，审批后交回综合部备案，以便统一安排。
第四条 填写《会议室使用登记单》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要综合部协办的事项需提前注明，以便综合部根据情况做好相关协调安排。
第五条 正常工作日，各部门提前到孵化基地前台填写登记单，审批后备案，即可使用会议室。若非工作日使用，需提前二天到综合部填写《会议室使用申请单》，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。
第六条 如有外来领导或客人来孵化基地并使用会议室，需提前一天通知综合部，以备整理会议室及准备相关会议用品等。如孵化基地培训等内部使用，需提前一天申请。
第七条 会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后个人的原则；各入驻企业之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知综合部负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。
第八条 各入驻企业应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由孵化基地综合部另作安排。
第九条 使用企业临时取消申请，再需使用时，需重新申请。使用企业及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时企业必须离开会议室，终止使用该会议室。
第十条 如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。
第十一条 各入驻企业在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。
第十二条 会后使用企业及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知孵化基地综合部，以便及时修理。
第十三条 未经允许，任何企业与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到孵化基地综合部负责人许可。借用完毕后，需及时归还。
第十四条 第十五条
第三章 附 则
本制度于下发之日起执行。
本规定由孵化基地综合部负责解释。
山西综改区微软云暨移动应用孵化基地
2017.11.2
