库房管理办法（2010版）
为提高库房管理质量，确保库房管理的精细化、精确化。保障生产部能够正常有序的完成部门日常工作，坚守公司的产品大关！特修订本库房管理办法。自2010年6月1日起，相关人员务必相互遵守执行。
一
库房流程及帐务
1.入库流程（成品，原材料）：
库房管理人员负责货品采购计划前的货品盘点和申请———由部门主管审核签字确认———文员传真“采购申请单”给采购部门———采购部门计划下达公司采购单给供货商———供应商见采购单供货———文员核对货运单（包装箱数量，相关款项）———部门员工负责把货物搬运到待检验区—质检员进行质量抽检（20%）—库管参照采购订单，产品合格证及货品送货单认真核准数量（品种，型号，质量，包装箱数）点清收货数量，确保准确无误后开据入库单—登记相关帐务和相关单据填写保管（不得随意涂改单据、数量）。—不合格货品及时与采购部门联系—采购部门要及时提醒供货商换货。
2．生产领料流程：
（1）领料员以“生产计划”为准，正确填写“领料单”，由文员确认签字。
（2）库房管理人员认真核对领料单据（加工产品的型号，原材料数量及相关审批手续。）库房管理人员要做到：“无生产计划不发，手续不全者不发，涂改不清者不发，产品型号和产品数量不符者不发、未经检验合格的货品不发。确认无误后依领料单发放原材料。
（3）库管点发原材料；领用前，领料员和库管要对原材料进行合格率的检验，双方要做到将领料单与所领实物相核对，领料单与台帐相核对，台帐与实际库存相核对。双方确认无误后签字领取发放原材料。
（4）原材料发放后，库管员要及时录入台帐，次日录入账本和电子帐。
（5）库房管理员请假或不在现场，领料员应及时上报部门领导，由部门领导审核签字后，由小组组长协助领料员领料，领料员应做好原材料出库的详细出库清单已备核查销账。
（6）领料员请假或不在现场，库房相关负责人应及时上报部门领导，由车间组长代领原材料。
（7）领料时间：
上午领料时间 8：30—9：00
下午领料时间 2：00—2：30
（8）原材料退货：
加工生产过程中员工检出不合格原材料或有组装损坏现象，中途不予退料。生产完毕后统一交与领料员，由领料员开据退货单，检验员验定后方可办理退货。退货后库房管理员要及时分区放置，标注原由，登记退换原材料数量及时上报部门领导。
3．出库流程：
（1）由市场部门确认公司领导审核签字后电传客户订单到生产部。
（2）文员核对订单（收货地址，收货人姓名，产品型号，订购数量等），订单内容不明或模糊不清者不予发货。
（3）文员下发客户订单到发货小组。
（4）发货小组核对客户订单，合理有序的备货。
（5）文员核查产品出库数量，避免错发，多发，漏发。及时登记台帐。
（6）质检员抽检产品的型号和数量以及产品包装的质量，如出现错装或包装不合格者不予发放。
（7）发货小组备货完成后，经质检员抽检合格，文员核对无误后放入待发货区
（8）库房管理员开据货品出库单（字迹清晰，产品型号和数量准确），由部门主管审核签字，经手人和文员双方核对确认后签字发货。无任何一方签字不予发货。
（9）临时借用货品做样品观察、照相、抽检等用途时，调出库房前，填写借调货单，填写完毕经厂领导审核签字后，再由经手人签字确认，库房管理员做好记录，发货出库，借出人应及时交还库房。如手续不全者不予借调。
4．退货流程：
（1）需要退货的单位和客户要严格履行退货制度：提前通知市场部，由市场部传达“退换货单”，文员接到“退换货单”后，将相关提货信息转交与储运发货人员，货品送到库房后由库管和送货人员核对数量，开据入库单双方确认签字，上报厂领导。
（2）库房接到货品后要及时查看随箱附带的退货说明单，如果没有退货说明单要及时与市场部联系确认，严禁退货原因不明货物入库。
（3）确认退货原因和货品问题后要及时登记录册，货品要贴注标贴（退货时间，代理商名称，产品型号，退货原因，处理结果等），放入维修产品待处理区，在1—2天内要进行处理：需要维修返回客户的及时维修返回；货品无法维修完好的分拆处理。结果要有详细的登记（入成品，原材料，报废），拆除的原材料要及时的分类放置（报废，入原材料库），如果货品出现残缺或损坏严重者，要及时上报厂领导。
5．库存盘点
（1库房实行每周盘点，每月盘点，不定期盘点和年终盘点。
（2盘点要明确盘点人员职责，一般盘点要实行盘点人，监盘人，协盘人及稽核人共同监督盘点
。 （3）盘点时要把货物区的物品摆放整洁，台帐要放置合理的位置，以便盘查。盘点前必须把电子帐，手工帐及相关单据整理完毕。盘点时未入库的货品要标注明确。
（4）盘点时要以库区的摆放顺序进行，对盒装或箱装的货品要看清装箱数量，如有包装破损或包装不完整的要认真盘查点数，确认无误后在特定的（盘点表）及帐务内登记填写清楚。
（5）盘点要做到三清：数量清，质量清，帐表清。盘点完毕后填写盘点报表，盘点表要求数字、产品型号及单位要准确清晰，不得随意涂改。盘点时要以库房实际库存数为准，严禁目测数量，估计数量，严禁随意编排数字。
（6）盘点完毕后参与盘点人员要在盘点表上签字确认，要把盘点的物资摆放整齐，盘点报表要及时上报领导审核。审核后将盘点表汇总录入产品报告中。汇总完毕，盘点表要由文员妥善的保管，不得丢失。
6账务规定
（1） 库房账务 要求严谨、有效，务必严格按照公司财务规定认真记录各项业务发生的货品出入、库存明细账，开具出入库单；有必要的做好手写简要记录；各账本务必建立电子帐，方便有关部门销售、查验。 （2） 入库许可：有采购单、入库通知单，部门主管必须同意。出库许可：有市场部的订货单、总经理签字生效的发货单、市场部经理签字生效的欠款发货单、样品机发货单、商品赠送单、售后负责人签字生效的公司订货单。 （3） 出入库单规定：
出库单填写：要清楚明了的反映出库货品的名称、数量、提货、发货的单位名称，必要时做好备注。库管签字确认，经手人签字确认。
入库单填写：要清楚反映送货入库的送货单位或供货商名称、入库货品名称、数量。必要的做好备注。库管签字确认，送货人签字确认，物流送货的主管签字确认。
出入库单保管：出入库单是重要的账务原始单据，必须认真填写，严禁随意涂改。作废的当页要有主管签字盖章作废，严禁库管私自作废或丢弃。一本出入库单填写完毕后存根要由库管交予部门主管审核后，文员统一封存保管。 （4） 明细账本规定：
库房账本是公司经营事业中有效监控库存商品、合理采购、及时销售的重要依据，账本的字迹书写清楚、数字准确是公司财务的首要规定。
账本的填写：填写库房账本时必须要用碳素笔填写，不能写满格，字迹占用格宽的二分之一，留下余地给财务人员查账审核用。不准使用红色墨水笔填写，红色笔只能用于改错、冲账、结账划线。每页记载完毕要做过此页，将库存计入下页的第一行库存里，摘要承前页。日清月结的认真填写。
账本的审核：库房管理员要定期盘点，定期将账本交予主管审核，（本部门规定每月1号、15号交主管审核）。季度、年度要配合公司财务人员查账审核。
账本的保管：库房管理员要认真保管各种账本，严禁随意撕毁、更换帐页。严禁将账本遗失，违者重罚，情节严重交由公安机关处理，账本年末更换完毕后，交由部门文员统一封存保管。
（5） 电子帐规定：
库房货品出入库存明细账——电子帐是现在社会最流行的方便、
快捷的库存帐。电子帐要求和手工帐页式账本的数据相同。账户设立、出入库的数据都要一样。电子帐也要做到日清月结。月底将各种账目汇总，做好月份报告。传给部门主管审阅。
生产部的电子帐目分类：1：原材料库存明细账，2：成品机库存明细账，3：样品机库存明细账，4：退换货、杂物、积压货品库存明细账，5：管线机库存明细账，6：大客户销售明细账（国美）7：月份产品报8全年生产进货统计 ， 9日常管理（生产统计、订单管理、退换货管理、收货记录、）10生产部管理文件（人事、绩效。。）
（6） 简要记录规定：
库房管理简要笔记本记录的账目，也是生产部库房货品管理的必要账务。笔记本记录是“一帐三记”的第一记，是手工账本和电子帐的原始记录，为了账本和电子帐的数据准确，减少账目涂改，防止数据遗忘，必须做好笔记本的有效记录。
需要笔记本记录的账目：1：原材料收货记录，2退换货记录（收货、后期跟踪），3：采购耗材记录，4：残缺记录，5：日常生产记录，
6：订货发货记录，7：车间耗材领用记录，8：车间领料记录，
（7） 领料单规定：
领料单是车间组装生产前领用物料、原材料是所用的单据，生产部之2010年6月份开始完善了领料制度，并启用了领料单，给库房的物控工作带来了方便。
领料许可：由部门文员下达生产任务，部门主管签字同意后，领料员依据生产任务下领料申请，无生产任务或生产任务未经主管同意的，不能领料。
领料单填写：领料单由车间领料员申领填写，文员签字确认，所属仓库管理员签字确认。领料单要清晰反映所领货品的名称、数量，必要时做好备注说明。
领料单审核：领料员要定期（每月1号和15号）将领料单交予部门主管审核，审核后的领料单按月份封存保管在车间文件柜里。 保管规定：领料单一式三份，库房管理员留一份，车间领料员留一份，存根在整本填写完毕后交由部门主管审核后，由部门文员统一封存保管。
（8）账目文件保管规定：
账目分类：手工账簿类：
出库、入库、领料单存根类；
传真订单类；
笔记本记录类；
各种产品汇总报告类；
保
管： 文员将所有账目文件分类存放，统一编号，并将所有保管的账目文件袋编号记录在笔记本里放入文件柜保存。
二 库房日常管理
1 货品出入、维护管理
（1） 各类货品要按照其应用类别分类摆放。
（2） 各类货品出入库要遵守”先进先出“的原则，做到推陈入新。防止陈旧积压，霉变。
（3） 原材料，成品及半成品在领取搬运过程中要轻拿轻放，避免发生磕碰现象。减少对货品的移位损坏。
（4） 各货品在领取、加工完毕后，应及时封盖好货品包装箱避免货品裸露，杜绝浮尘的覆盖。
（5）各货品在摆放时要分类成排或成列摆放，严禁乱堆乱放现象。摆放时要注意货品摆放高度，避免货品挤压，货品包装箱在摆放时严禁倒置摆放，货品在摆放时要注意两货品之间的间距，严禁混放,要方便出入、领用、盘点。
（6）在开启包装箱时要以正确的方法开启，避免划伤损坏货品。
（7）半成品或成品加工完毕后要在货品的包装箱或外包装箱内放置隔板、填充物，避免在搬运过程中发生磕碰现象。
（8） 库房的基础设施及生产中所用的辅助工具要做到及时清理，保养，维护。辅助工具要正确合理使用，使用完毕后要及时返还到固定摆放的位 置，严禁乱丢乱放现象。
（9）要及时清理库房的积压及废旧材料，产成品及半成品，做好废旧再利用。
2 消防安全管理
库房管理人员必须对库房区的消防安全管理负责，库房必须配备消防设施和灭火器材，灭火器材必须定期进行年检，消防设施器材附近不准堆码摆放任何物品，消防器材必须放置在便于拿取的明显位置，库房人员必须进行消防安全知识的培训。 （1） 公司车间员工及相关人员进入库房时要做到四不准：不准吸烟，不准使用携带明火，不准煮饭火炉取暖，不准使用可移动照明设备。工作完毕后必须认真检查库房的门窗，必须切断电源，照明设备下方不准堆码摆放任何物品。库房区的消防通道和门前要保持通畅，严禁码放任何物品。 （2） 库房物品要分类摆放，要保持相应的间距，要做到五距（墙距0.5M ，柱距0.3M，灯具0.5M，货品间距1M，主要通道2M）。货品间距和主要通道要保持畅通。 （3） 库房要配备相应的防自然灾害的设施（如雨雪冰雹大风）。 （4） 如遇火情时要及时组织扑救，并及时拨打火警电话119。 （5） 库房要做好防盗的预防措施。库房内部要张贴禁止标贴（禁烟标，禁止明火标等）。
3 库房卫生管理
（1） 库房货物的卫生要符合国家饮用水设备的卫生标准。
（2） 库房内外要保持干净整洁，不得有垃圾和非库区货品的摆放，经常开窗通风，要保持库房干燥。
（3） 库房内外要定期打扫（3天一次），库房内要用半干拖把清理，防止灰尘飞扬，杜绝老鼠、异物、易燃品入库。要每周擦拭各货品包装外箱，货架，库房门窗。要保证库房的地面，货架，货品，门窗干净完整， （4） 凡是进入库房区者禁止吐痰，吸烟，进食，随意丢弃垃圾。未经许可不得随意进入库房。
（5） 库房区严禁堆放生产垃圾，垃圾要及时清理到指定的位置。库房不准放置有毒 有害及个人物品。
（6） 要定期盘查库房的呆滞物品及各类货品的放置情况，要做好防老鼠，虫害，霉变现象。
北京极简科技发展有限公司生产部
2010-7-15
