上海依依有限公司管理制度
会议管理规定
■ 目的 为规范公司各种会议管理，减少会议时间，提高会议效率和质量,特制定本规定。 ■ 范围 上海依依股份有限公司。 ■ 管理规定的具体内容
一、会议种类
1.公司级会议:主要包括公司项目例会、公司总结大会、全体职工大会等。 2.专题会议：即公司性的政策、业务综合会、项目评审会。
3.部门（项目）工作会议：各部门（项目）召开的工作例会、技术评审会。 4.各类培训课程：由公司或相关部门（项目）组织的各类培训和学习课程。
二、会议安排
（一）例会安排
为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下：
1.公司项目例会
此会议的召开时间为每周五16：00，遇法定节假日时间顺延至下一周的周五进行，如有其它变动将提前通知。由全体项目组成员参加，总结项目一周工作，汇报下周工作重点及出现的疑难问题需由其它部门（项目）配合或公司领导协调解决事宜；由副总经理传达公司的工作精神，布署下周公司的整体工作。周一之前，各项目组对项目上周工作总结及本周工作计划进行汇总，报副总经理、总经理审阅。
2．部门（项目）工作会议
现阶段工作总结，并对下一阶段工作进行布署。各部门（项目）可以根据实际情况自行
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安排开会时间。
3.公司总结大会
总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。 4.各专题会议
相关部门（项目）根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、项目管理等专项工作进行讨论、布署和总结。
（二）其他会议安排
由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前0.5天-1天下发会议通知（详见附件）。
（三）其他事项
1.凡已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前0.5天-1天报副总经理审批后并调整会议计划，未经审批调整，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
2.各部门（项目）工作例会必须服从公司的统一安排，各部门（项目）小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
3.会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向会议组织者请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
三、会议的准备
1.公司专题会议或需有投影设备的会议，应在会议前10分钟提前做好投影设备连接调试工作。
2.特别重大会议，应由专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）； 会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；
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会议场所布置； 会议签到； 会后事项安排。
3.项目评审会议应至少提前1.5天-2天将评审资料发给与会人员了解消化，会议组织者应充分征集相关人员意见，根据意见进行评审资料的整改，并于会前发放更新后的评审资料。
4、需要留存现场资料的会议应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
四、其他规定
1.应明确会议主题，会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
2.原则上要以会议通知的形式通知与会人员，明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。会议通知至少包括（会议时间、会议地点、与会者姓名/类型、会议目的/目标、与会者需准备的资料或事项）。
3.与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明示。
4.与会人员当就列入会议议程的事项进行发言和讨论，与会议主题或议程无关的议题或提案可由主持人决定是否在本次会议讨论。
5.会议主持人应按照议程既定的讨论方式和讨论时间引导和控制会议讨论。 6.会议主持人在会议结束前须对会议情况进行概述性回顾总结，确认会议决议。 7.重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
8.根据会议需要安排专人负责记录、整理会议纪要，会议纪要审批后应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门（项目）。
9.会议决定事项的督办、检查和追踪由专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次会议前将各部门完成情况报公司领导。
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五、会议纪律
1.与会人员应在会议开始前2～3分钟内到达会场。
2.不得无故缺席会议，如因公外出或特殊情况不能参加会议的，应在会前向会议组织者请假。
3.参加会议时，必须将手机关闭或调为振动或置于静音模式，会议期间，拨打、接听电话分以下几个层面：
最高规格的正式会议/培训中，应将手机关闭，保证不被打断，(如果不关闭，遇到客户询问而不回复，会产生礼节性问题)。会议直接宣布本特殊要求的会议， 一般包括“年度总结/计划会、董事长参加的正式会议”；
