总裁办公室工作职责
1 目的：
建立科学的“三定”方案（定岗、定编和定员），明确总裁办公室的部门组织结构、岗位名称、人员编制以及各岗位的工作职责。
2 范围：
适用于总裁办公室各岗位的工作职责描述，包括办公室主任、预算管理副主任（兼职）、绩效管理副主任（兼职）、绩效管理专员、系统工程师、文控管理员、预算管理专员、成本管理专员、内审专员和秘书共十个岗位。
3 定义
无。
4 相关文件
4.1总裁办公室各岗位《职务说明书》（系列）
5 内容：
5.1 总裁办公室组织结构图
5.1.1 总裁办公室为公司一级部门，隶属于公司总裁领导，其下设四个功能组和一个虚拟组，分别是绩效管理组、系统管理组、预算管理组、内部稽核组、秘书管理组和项目管理组（虚拟组）。
5.1.2 总裁办公室设一名专职的办公室主任和两名兼职的办公室副主任（其中一名分管预算管理、一名分管绩效管理），其下四个功能组共定编八人，项目管理组（虚拟组）不设定编人员。
5.2 总裁办公室的岗位工作职责
5.2.1 总裁办公室主任工作职责
在公司总裁的领导下，总裁办公室主任的主要工作职责如下：
1) 组织召开公司年度战略会议，协助公司总裁及经营管理团队确定公司整体战略目标、部门战略目标，以及重大（公司级）的绩效改进行动计划；
2）协助公司总裁及经营管理团队确定各部门的发展目标，包括：各部门的使命、工作职责、关键绩效指标和组织结构图等；
3）负责组织战略实施步骤和路径的分解，及战略实施过程中的部门协调，以保证战略正确实施；
4）组织分解年度经营目标、会同各部门确立年度关键绩效指标和目标值，形成各部门年度业绩合同和考核方案，经批准后跟踪执行情况；
5）组织公司全面预算管理体系的建立，按照经营管理的需要，建立预算指标体系，设置预算控制台账，编制年度经营管理预算，并保证预算编制质量；
6）组织公司重大绩效改进项目的立项评审，指导各部门编制项目实施方案，协调解决项目实施中存在的问题，确保项目实施能够实现预期目标；
7）组织公司各部门组织架构的设计、核心流程的确立和各部门职能的划分、并定期进行审视和完善，以确保公司运作的顺畅和高效；
8）指导、督促、推动并协助运营、财务、人力资源、质量、采购、资讯等关键部门，以及其他相关部门进行业务规划，以保证其部门规划与公司规划的一致性；
9）组织建立基于ISO31000和《企业内部控制基本规范》的内部控制与风险管理体系，并定期开展内部控制评价，以保证公司的各类风险控制在合理水平；
10）组织建立公司级绩效数据库，定期召开战略回顾会议，向管理层报告战略目标及实施方案的实现状况，为管理层的战略决策或调整提供决策支持；
11）组织开展各类各项专项审计工作（例如：质量审计、工程审计以及重大项目审计等），以有效监控公司业务活动中的各类高风险事项；
12）组织公司层面的年度绩效考核工作，开展年度绩效审计，系统评价各部门年度经营管理成效，协助管理层开展中高层管理人员的绩效评价工作。
5.2.2办公室（预算管理）副主任工作职责
在公司总裁领导下，作为总裁办同财务部之间的纽带，协助总裁办主任、并指导财务部建立健全公司全面预算管理体系，具体工作职责如下：
1)建立健全公司及部门级的预算管理网络体系，包括建立预算管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制；
2)建立健全公司预算管理制度，包括预算管理政策、规则、流程及作业指导书，提升公司预算管理工作的专业质量；
3)合理划分预算责任单位，根据公司经营战略以及绩效考核的要求，将公司所有部门按照职能的不同进行利润中心、费用中心、资金中心或投资中心的划分；
4)建立预算指标体系，形成各部门的预算甚至是个人预算，确保各项预算指标能够细化分解到各预算责任部门甚至个人；
5)建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中，以预算管理为核心设置账务，每月提供各部门预算执行完成情况的数据，作为分析和考核的依据；
6)建立预算执行分析制度。负责每月对预算执行情况进行统计，分析预算执行差异，找出原因，提出解决方案，形成综合分析报告，报公司总裁和董事会；
7)建立预算例会制度。负责组织各预算责任部门每季召开一次预算分析检讨会议，年末进行全面报告总结分析和检讨。
5.2.3 办公室（绩效管理）副主任工作职责
在公司总裁领导下，作为总裁办同人力资源部之间的纽带，协助总裁办主任、并指导人力资源部建立公司基于战略的绩效管理体系，具体工作职责如下：
1)建立健全公司绩效管理的组织保障体系，包括建立绩效管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制；
2)建立健全公司绩效管理制度，包括绩效管理政策、规则、流程及作业指导书，提升公司绩效管理工作的专业质量；
3)建立基于战略的绩效目标体系，按照“公司战略→组织KPI→部门（或团队）KPI→岗位KPI”的路径进行目标分解，形成各部门及个人的KPI；
4)建立健全公司绩效管理过程体系，实现从绩效计划、到绩效实施与辅导、绩效评价和绩效反馈的全过程闭环管理；
5)建立战略性人力资源数据库，定期向管理层提交比较性人力资源数据，包括员工薪酬信息、人员流失率、劳动生产率等，为管理层决策提供依据。
5.2.4 绩效管理组绩效专员工作职责
在公司总裁办主任的领导以及绩效管理副主任的指导下，具体负责如下工作：
1)根据公司年度战略目标，起草各一级部门负责人年度绩效合同和考核方案，组织各部门负责人审议，并报总裁批准；
2)在一级部门年度绩效考核方案框架下，指导人力资源部、各部门制订二级部门负责人绩效合同和考核方案，并进行逐级分解；
3)指导各部门编制公司级绩效改进项目的项目实施方案，协调解决仙姑实施中存在的问题，跟进项目实施进展，组织项目结案验收；
4)定期（每季度）组织公司层面的绩效回顾会议，组织开展一级部门负责人年度绩效评价工作，并为二级部门负责人的年度绩效评价提供指导；
5)组织建立公司级关键绩效数据库，完善数据收集分析系统，提高数据的准确性、及时性和有效性，为管理层决策提供有效依据。
5.2.5 系统管理组系统工程师工作职责
在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：
1)负责公司基于ISO31000的风险管理体系的建立、维护和持续改进，包括文件管理、内部审核、管理评审等；并对现有ISO17025等质量、环境和安全管理体系进行有效整合；
2)负责制订公司风险评价准则，组织各部门开展风险识别和评价，指导各部门针对重大风险制订风险控制计划，并跟踪实施；
3)负责组织各部门依据《内部控制基本规范》及《配套指引》开展对标诊断，识别管理“真空”和“盲点”，指导各部门建立健全相关规章制度；
4)负责公司各类重大（或核心）流程的建立、梳理或优化，例如研发管理流程、供应商管理流程、分包流程等，并确保流程运作顺畅、高效；
5)组织各部门编制部门工作职责，确定各部门组织结构图，落实各部门“三定”方案，编制“职责与权限分配表”。
5.2.6 系统管理组文控管理员工作职责
在系统管理组工程师的直接领导下，具体负责如下工作：
1)负责制订文件管理制度，对需要受控管理的各类规章、制度、程序、操作细则、以及通知、公告等文件和资料制订统一的规则和程序，并对各分/子公司及各部门文件的管理工作进行监督、指导和检查；
2)负责制订档案管理制度，对需要建档保存的各类资料规定相应的保密等级、保存部门和保存期限，并对各部门档案的管理工作进行监督、指导和检查；
3)负责公司级管理制度标准化审查和发布工作，并维护公司文件管理系统，及时上传、更新各类管理文件或技术文件，确保各使用部门及时获得最新版本；
4)负责总裁办公室有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护一级统计等工作，严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5)组织公司下属各分/子公司以及各部门文件管理员的业务学习与培训，并对其工作进行业务指导。
5.2.7 预算管理组预算管理专员工作职责
在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下，具体负责如下工作：
1)组织公司及各部门年度预算编制、审核及发布工作，并对预算执行的全过程进行跟踪，发现重大异常或偏离时，负责及时向管理层汇报；
2)组织建立公司预算管理的各项规章制度，包括预算管理基本原则、规则、编制流程及作业指导书等，以提高各部门预算编制质量；
3)组织财务部、各利润中心、费用中心建立预算指标体系，形成各部门的预算甚至是个人预算，确保各项预算指标能够满足经营管理的需求；
4)组织建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中，以预算管理为核心设置账务；对财务部提供的P&L报表进行审核，确保各项数据的准确性和可靠性。
5)开展预算执行成效分析，负责每月对预算执行情况进行统计，分析预算执行差异，找出原因，提出解决方案，形成综合分析报告，报管理层决策参考。
5.2.8 预算管理组成本管理专员工作职责
在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下，具体负责如下工作：
1)负责建立公司的成本核算体系，按照业务流程进行单元划分，组织编制成本核算的相关规则、制度和作业文件；
2)负责检测、指导财务部及各运营部门的成本核算和成本管理工作，落实经营计划和成本管理办法的执行；
3)统计、分析公司及各运营部门的全要素生产率以及各单项（如设备、人员、材料、厂租）生产率及其趋势，进行成本总和分析；
4)根据核算结果，分析比较公司绩效和竞争力，定期编制“成本分析报告”，提出相应改进方案，为管理层决策提供支持；
5)建立公司级成本管理数据库，完善数据收集分析系统，提高数据的准确性、及时性和有效性，为管理层决策提供有效依据。
5.2.9 内部稽核组内审专员工作职责
在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：
1)配合内审部开展基于财务报表的各类审计工作（例如财务报表、募集资金、对外投资、购买或出售资产、关联交易、信息披露等），以满足证监局对上市公司的监管要求；
2)开展各项专项审计工作（例如：经济合同审计、采购/分包审计、分/子公司审计、质量审计、工程审计以及重大项目审计等），以有效监控各类高风险事项；
3)开展内部控制审计，针对公司各业务环节的管理制度，开展定期/不定期的检查工作，督促各部门建立健全内部控制制度，提高制度执行效果；
4)配合绩效管理组开展经营绩效审计，对公司各事业部负责人、职能部门负责人绩效考核指标完成情况、财务年度经营业绩作出鉴证和评价；
5)其他公司领导交办的任务，例如经济责任审计（包括任期审计、离任审计和离职审计）、反舞弊调查调查等。
5.2.10秘书管理组秘书工作职责
在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：
1)根据公司领导要求，召集总裁会议及其他专题或临时性会议，并负责会务的前期组织和准备，整理会议记录，起草会议纪要；
2)负责根据各项会议纪要（决议）以及公司领导指示进行相关事项的跟踪和督办，并定期（或不定期）向公司领导反馈跟踪结果；
3)负责为公司高管人员提供文秘工作支持与服务，包括起草文稿和业务函电，办理出国签证、订购机票/酒店等服务；
4)负责公司总监及以上人员的行程管理，按月发布相关人员工作行程并及时更新，确保发布行程与实际行程保持一致；
5)负责公司高层主管人员的考勤管理，每月十日前编制高管人员考勤表，报公司总裁审核后提交至董事长办公室。
5.3总裁办公室各岗位的职位说明书
总裁办公室各岗位的任职资格要求、职责与权限等规定参见相关岗位的《职务说明书》（另行制定）。
